We sluiten dagelijks overeenkomsten. De meeste daarvan beperken zich tot eenvoudige dienstverlening of koop van roerende zaken. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik maken van een betaalde parkeergarage, het tanken van brandstof, etc. Eigenlijk denken we bij het sluiten van die overeenkomsten nauwelijks meer na, ze zijn noodzakelijk.
Grote belangenBij overeenkomsten met een groter (geldelijk) belang wordt uiteraard veel vaker uitgebreid onderhandeld en gebruik gemaakt van schriftelijke contracten. Omdat lang niet iedereen beschikt over de financiële middelen om juridische expertise in te kopen, zullen veel ondernemers hun gezond verstand gebruiken bij onderhandelingen en de beoordeling overeenkomsten.
In mijn komende bijdragen aan het expertlog zal een aantal belangrijke aspecten van het tot stand komen van overeenkomsten worden behandeld. Daarbij zullen drie fasen aan de orde komen:
- de fase voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst
- de fase waarin de overeenkomst wordt gesloten
- de fase na het sluiten van de overeenkomst.
Precontractuele faseDe precontractuele fase is de fase waarin partijen informatie uitwisselen en in onderhandeling zijn over een eventuele overeenkomst. Deze fase begint bij het eerste contact en eindigt op het moment dat partijen wilsovereenstemming hebben bereikt over een overeenkomst.Er is geen wettelijke regeling voor de precontractuele fase. Wel gelden de algemene fatsoensnormen die in de wet zijn vastgelegd:
- partijen moeten op basis van redelijkheid en billijkheid met elkaar omgaan
- partijen mogen zich niet onrechtmatig tegenover elkaar gedragen.
Vrij vertaald betekent dit dat ze zorgvuldig met elkaar en elkaars belangen moeten omgaan.
Belang van de precontractuele fase Op het eerste gezicht lijken de onderhandelingen die aan een contract vooraf zijn gegaan, niet meer van belang op het moment dat er een concreet contract is gesloten. In de praktijk is de precontractuele fase echter van groot belang als er problemen rijzen in de uitvoeringsfase.
Een schriftelijke overeenkomst is slechts de vastlegging van wat partijen overeen zijn gekomen. Bij eventuele geschillen is niet alleen de tekst van het contract doorslaggevend, maar ook dat wat partijen hebben bedoeld overeen te komen. Het komt voor dat de tekst van een contract ongelukkig is geformuleerd of dat er fouten in staan. In zo’n geval geldt niet de letterlijke tekst van het contract, maar dat wat partijen ermee hebben bedoeld.
LacunesTijdens de uitvoering van het contract kunnen er ook lacunes in het contract blijken te zitten. Deze lacunes moeten worden verholpen door middel van aanvullende afspraken, waarbij de eisen van redelijkheid en billijkheid richtinggevend zijn. Wat in een concreet geval redelijk en billijk is, hangt af van de omstandigheden van dat geval. De precontractuele fase kan daarbij van doorslaggevend belang zijn. Uit de informatie-uitwisseling in de precontractuele fase kan je vaak afleiden wat partijen zouden hebben afgesproken (of juist niet), als ze tijdig hadden nagedacht over de vergeten materie.
ContractdossierGezien de belangrijke rol die de informatie-uitwisseling in de precontractuele fase achteraf kan hebben, moet die informatie, voor zover op schrift gesteld, zorgvuldig worden bewaard in een contractdossier. Bewaar de oude concept contracten, concept bijlagen, e-mailverkeer, gespreksverslagen en al het overige dat betrekking heeft op het contract. Op deze manier kan je achteraf veel beter vaststellen waarom bijvoorbeeld een contractsbepaling is verwijderd, een bijlage is gewijzigd, juist voor deze contractspartij is gekozen, etc..
In de praktijk blijkt dat mensen bij problemen in de uitvoeringsfase vaak vergeten het contractdossier erbij te halen. Ook hebben contractdossiers de hinderlijke neiging onvolledig te zijn of zelfs compleet onvindbaar. Probeer dat zoveel mogelijk te voorkomen.
Volgende keer: Hoe breek je zonder kleerscheuren de onderhandelingen af?
Martijn Noordermeer (UJG Velo)
