Zo gebruik je social media intern

Social media kun je heel goed inzetten bij verandertrajecten in je bedrijf. Hoe? 3 inspirerende voorbeelden.

Nederlandse bedrijven zijn koplopers in het gebruik van internet en sociale media, maar dan wel voornamelijk gericht op de externe wereld en op klanten. Want op de werkvloer is er nog weinig Web 2.0 voor interne doeleinden te ontdekken. Bij het merendeel van mijn cliënten zijn Facebook en YouTube nog verboden terrein, is een blog iets wat je buurmeisje bijhoudt en weet alleen de jongste generatie werknemers de weg naar Twitter en Yammer te vinden. En als change managers lijken we dat erg comfortabel te vinden.

Excuses, excuses

Het meest gehoorde excuus om zelf niet de handen vuil te maken aan de ‘nieuwe technologie’, is dat je er niet alle doelgroepen mee kunt bereiken. Dat is natuurlijk een beetje té makkelijk gesteld. Sociale media bieden hele interessante mogelijkheden om de veranderaanpak te versterken door snelle directe interactie met grote groepen medewerkers. Die kansen laat je dan helemaal aan je voorbij gaan. En je hoeft niet meteen helemaal ‘om’ te gaan. Afhankelijk van de beschikbare technologie in je bedrijf kun je ook her en der experimenteren en de nieuwe kanalen onderdeel maken van je totale veranderplan, wat gezamenlijk alle doelgroepen goed bedient.

Ter inspiratie 3 voorbeelden uit de praktijk:

1. Bloggen ten behoeve van teamspirit

Op een groot project waarbij het honderdkoppige team verspreid was over vijf verschillende locaties was het lastig om iedereen zich echt onderdeel te laten voelen van het project. Als change manager heb ik toen de projectleiding gevraagd elke week een persoonlijke blog te schrijven. De nieuwtjes op persoonlijk front, maar ook de frustraties rondom het project of belangrijke vergaderingen die we aan het voorbereiden waren, werden via de blogs gedeeld. De eerste weken was het even wennen en moest ik naast de blogger zitten om te zorgen dat er iets op het virtuele papier kwam. Maar door de positieve reacties van de verschillende locaties en het feit dat het hele team de blogs ook daadwerkelijk las, raakte het schrijven snel ingeburgerd. De blogs werden na afloop van het project genoemd als een van de belangrijke succesfactoren voor het behalen van de eindstreep.

2. Een Wiki voor meer ‘buy in’

Iedereen kent Wikipedia als de online encyclopedie die opgebouwd is met de kennis van willekeurige computergebruikers uit de hele wereld. Diezelfde technologie kun je ook voor andere doelen inzetten. Toen een bedrijf naar een andere pand ging verhuizen, had dit bij het personeel een negatieve bijsmaak. Veel medewerkers zouden namelijk extra reistijd krijgen en ook voor het afbreken van alle eigen bureaus liep niemand warm. We hebben toen een Wiki opgezet en iedereen gevraagd mee te denken over de inrichting van het nieuwe kantoor. Iedereen kon ideeën aandragen, voortbouwen op de bijdrages van anderen en ook ‘stemmen’ op de beste inbreng. De hoogst scorende Wiki-ideeën werden ook daadwerkelijk uitgevoerd: een goede koffiebar in plaats van alleen maar koffieautomaten en een mooie rokersruimte in plaats van het tochtige hoekje naast de voordeur. Door inbreng in de uitvoering was de negatieve sfeer omgeslagen in een positieve ‘buzz’ rondom het nieuwe kantoor. 

3. Een ‘collectieve chat’ voor rechtstreekse vragen aan de baas

In plaats van de traditionale ‘roadshow’ kun je ook een collectieve chat-sessie opzetten, waarbij iedereen van achter zijn pc of met zijn smartphone direct vragen kan stellen aan de baas. Het kan een enorm krachtige manier zijn om de vragen die echt leven, boven tafel te krijgen. Dat bleek ook bij een bedrijf dat net zijn nieuwe strategie had gepresenteerd. Daar stelde een van de medewerkers een prangende vraag: ‘U vertelt dat de focus verlegd wordt naar de BRIC-economieën. Betekent dit dat u de onderdelen in Europa opdoekt?’ Het directe geruststellende antwoord van de leidinggevende nam een hoop weerstand tegen de verandering weg.

Kom uit je comfort zone!

Een vraagbaak via de office communicator, experts die tips geven door filmpjes op een site te plaatsen, virtuele groepsopdrachten tijdens de opleidingen, apps speciaal voor het project of een klaagmuur op een portal; de mogelijkheden zijn eindeloos.

Natuurlijk moet je altijd in de gaten houden wie je doelgroep is. Yammer is inderdaad op dit moment totaal ongeschikt om bijvoorbeeld een groep offshore boorplatformmedewerkers te informeren, maar er is meer mogelijk dan je denkt. Dus change managers, kom uit die comfortzone. Ga in gesprek met de IT-afdeling om te kijken wat de mogelijkheden zijn en wees creatief!

> Meer ideeën omtrent het gebruik van sociale media bij verander-initiatieven

Lees de vorige blogs over change management:

• Zo maak je een werkdrukanalyse
  
• Het ideale team dankzij Belbin
• Het nieuwe trainen helpt bij verandering

Collegereeks + middagseminar over 'Verandermanagement'

Datum: 20 november + 27 november t/m 5 februari (dinsdagen)
Locatie: Nyenrode Business Universiteit, Breukelen
Prijs: € 2.995,-
Meer info: Download de brochure