Verander succesvol met ‘zwaan kleef aan’

Om een verandering goed in je organisatie te laten landen, heb je een change-netwerk nodig. Succes is niet eenvoudig.

‘Nu met vernieuwde formule!’ We horen het zo vaak in reclames voorbij komen. Maar als doorgewinterde consument hebben we een aangeleerde scepsis opgebouwd jegens alle vormen van reclame. Wanneer de reclameblokken weer een wasmiddel tonen dat ‘vernieuwd’ is, vragen we ons alleen af wanneer onze favoriete serie weer begint. Als je beste vriendin je daarentegen vertelt over het mirakel van het vernieuwde wasmiddel dat die bosbessenvlekken onverwacht toch uit het witte overhemd heeft gehaald, is de kans veel groter dat je overstag gaat. Dit fenomeen is al lang bekend bij marketeers, en is in wezen het businessmodel waarmee Facebook zijn geld verdient: als je ziet dat je vrienden een product ‘liken’ heb je eerder de neiging om zelf ook op de gesponsorde link te klikken.

Zet Facebook's zwaan kleef aan-methode in

Als onderdeel van de verandermanagementaanpak kun je dezelfde zwaan-kleef-aan-methode inzetten door een change-netwerk op te zetten. We bekijken de centrale gestuurde boodschappen binnen het bedrijf namelijk met dezelfde vorm van cynisme als de reclame op televisie. Het is dus effectiever om change agents te benoemen die op de verschillende afdelingen het gospel van de nieuwe manier van werken verkondigen, dan elke maand een nieuwe video van de hoogste baas die zegt dat het goed is.

Valkuilen bij het opzetten van een change-netwerk

Het opzetten van een succesvol change-netwerk is echter niet zo eenvoudig. Van een project in uitvoering is de eindsituatie vaak nog niet tastbaar en dat maakt het voor change agents lastiger om anderen te enthousiasmeren. Bovendien is het makkelijker vrienden en collega’s over te halen een nieuw alcoholisch drankje uit te proberen, dan over te gaan op een nieuwe manier van werken – met alle mogelijke negatieve bijeffecten. Er zijn dus diverse do’s and dont’s en valkuilen bij het opzetten van een change-netwerk.

Pas op met ja-knikkers

Een beruchte valkuil is het louter selecteren van positief gestemde ja-knikkers. Typisch gevalletje ‘wij van Wc-eend adviseren Wc-eend’. Vraag juist ook neutrale of cynische collega’s om de rol van change agent op zich te nemen. Dit geeft het change netwerk meer geloofwaardigheid. Betrek vervolgens de change agents tijdig bij het project: door vanaf het begin de ontwerpfase en de bijbehorende lastige beslissingen mee te maken, worden de change agents onderdeel van het project. Dit zorgt ervoor dat ze een beter verhaal hebben richting de collega’s over het hoe en waarom, en kunnen ze ook achtergronden toelichten. Dit versterkt wederom de betrouwbaarheid van het netwerk, omdat de change agents meer doen dan alleen voorgekookte boodschappen doorgeven.

Verzamel ook informatie

Gebruik je change agents vervolgens niet alleen om communicatie te verspreiden, maar juist ook om informatie te verzamelen. De change agents functioneren op deze manier als de stem van het project op de werkvloer, maar zijn ook de ogen en oren om reacties te peilen en het gesprek rond het koffieapparaat terug te koppelen. Daar kun je vervolgens je communicatieboodschap vanuit het project weer op aanpassen.

Onderhoud het netwerk

De laatste valkuil is niet genoeg tijd inruimen om het change-netwerk te ondersteunen. In veel projecten worden wel change agents aangewezen, en worden in het begin wat acties uitgezet, maar is onvoldoende tijd ingeruimd om het netwerk ook echt te onderhouden. Wanneer je bijvoorbeeld 25 change agents hebt, die elk een andere afdeling vertegenwoordigen, dan kun je er vanuit gaan dat je 0,5 fte in het projectteam nodig hebt om dit netwerk te managen. De change agents moeten goed geïnformeerd blijven over de projectstatus, over inhoudelijke zaken, over wat er voor komende weken op de planning staat. Er moet informatie uitgewisseld worden over de reacties op de verschillende locaties. Daarnaast zijn er ook de normale individuele gesprekken over vakantieplanning, persoonlijke omstandigheden en werksituaties die de change agent kwijt moet, omdat ze het functioneren beïnvloeden. Beschouw het netwerk dus als een extra team van 25 personen dat aangestuurd moet worden.

Wanneer je het change-netwerk serieus neemt, kan het een belangrijke succesfactor van je veranderingstraject zijn. Het rechtstreekse tweerichtingsverkeer van mens tot mens vermindert de weerstand van collega’s tegen de voorgestelde verandering en zal de adoptiegraad dus aanzienlijk verhogen. Daar kan geen Facebook tegenop!

Lees de vorige blogs over change management:

• Wanneer is een doel bereikt?
  
• Meer impact met projectbranding?
• Het nieuwe trainen helpt bij verandering

Collegereeks + middagseminar over 'Verandermanagement'

Datum: 20 november + 27 november t/m 5 februari (dinsdagen)
Locatie: Nyenrode Business Universiteit, Breukelen
Prijs: € 2.995,-
Meer info: Download de brochure