Het nieuwe werken brengt ook problemen met zich mee. Installeer een virt-iquette en je collega’s zullen je dankbaar zijn.
Het was weer eens zover. Ik was beland in een telefonische vergadernachtmerrie: de inlogcode voor de conference call was niet geldig. Na drie keer steeds geïrriteerder 9354420# in te toetsen, zag ik dat er een mail binnenkwam met excuses van de organisator en alsnog de juiste inlogcode. De eerstvolgende tien minuten druppelden de genodigden binnen.
Niet online
Toen de vergadering eindelijk begon, probeerde de baby van een van de deelnemers zijn of haar aandacht op te eisen door het op een huilen te zetten. De betreffende deelnemer was vergeten haar lijn op mute te zetten. Vervolgens konden niet alle aanwezigen live met de presentatie meekijken omdat ze niet online waren. En tot slot: tien minuten voor de eindtijd haakten de eerste mensen alweer af omdat ze een andere afspraak hadden.
Frustrerende ervaringen
Met dergelijke frustrerende ervaringen krijgen steeds meer mensen te maken (een levendige illustratie is die van David Grady, zie filmpje hieronder). Zowel bij internationaal opererende bedrijven als bij kleinere bedrijven waar flexibel werken is ingeburgerd, vormt de telefonische vergadering een normaal onderdeel van de werkdag.
Effectief
Veel grote veranderprojecten drijven voor een belangrijk deel op conference calls om met stakeholders, change agents en business champions contact te houden. Het is daarom de moeite waard om te zorgen dat deze vorm van vergaderen zo effectief mogelijk verloopt. Het scheelt een hoop tijd, geld en potentiele maagzweren.
Snel afhaken
Een telefonische vergadering effectiever laten verlopen, is een grotere uitdaging dan een fysieke bijeenkomst aansturen. Ten eerste is het lastiger de aandacht vast te houden van mensen die je boodschap alleen maar horen, terwijl ze tegelijkertijd omringd worden door allerlei andere impulsen, zoals binnenkomende e-mails en rinkelende deurbellen. Ten tweede kun je als leider van de vergadering niet goed inschatten hoe mensen op je boodschap reageren, omdat je geen lichaamstaal kunt waarnemen. Ten derde voelen mensen zich snel buitengesloten, omdat ze ‘een van de velen zijn’ en het lastig is iedereen continu persoonlijk aan te spreken. Dat maakt dat mensen snel afhaken.
Goede voorbereiding
De crux zit hem in de voorbereiding; met een beetje extra tijd vooraf maak je een wereld van verschil. Wees bekend met de conference call provider: zorg dat je inbelgegevens kloppen en dat je weet hoe deelnemers hun telefoon op ‘mute’ zetten. Daarnaast is het goed vooraf bewust te besluiten of je graag een automatische aankondiging van een nieuwe inbeller wil, of liever niet. Bij vergaderingen over een vertrouwelijk onderwerp is het handig zeker te weten dat er geen ongenodigden inbellen. Bij minder gevoelige onderwerpen kunnen de aankondigingen juist storend zijn.
Webcams
Zorg dat iedereen iets heeft om naar te kijken. Powerpointslides, Prezi of andere visuele hulpmiddelen houden de aandacht langer vast en zorgen dat de kans groter is dat de boodschap goed overkomt. Wanneer webcams beschikbaar zijn, is dat ook een goede aanvulling op het geluid.
Informele start
Neem tijd voor een wat informele start als mensen elkaar nog niet kennen. Een korte introductie van elkaars rol, maar daarnaast bijvoorbeeld de vraag wat ieders favoriete vakantiebestemming is, zorgt dat iedereen al even aan het woord geweest is. Dat maakt het makkelijker voor de nieuwelingen later ook bijdragen te leveren.
Zichtbaarheid
Maak bovendien de mensen die ingebeld zijn zo zichtbaar mogelijk. Het werkt bijvoorbeeld goed om de foto’s van alle aanwezigen op de buitenste rand van de presentatie op te nemen. Dit geeft het gevoel van een virtuele ronde tafel en zo kun je het ook gebruiken (“Laten we beginnen met de bijdrage van Michiel en daarna gaan we met de klok mee”). Een andere optie is natuurlijk de chat-functionaliteit van sommige virtuele vergaderprogramma’s.
Virtueel schoolbord
Tot slot: agendeer interactieve onderwerpen in plaats van monologen. Een krachtig middel, als mensen hun scherm met alle deelnemers kunnen delen, is de gezamenlijke brainstorm. Gebruik een lege powerpointslide als een soort virtueel schoolbord en noteer de ideeën terwijl ze opkomen.
Virtuele werken
Het nieuwe virtuele werken is een groot goed en lost file- en andere problemen deels op. Maar er komen ook nieuwe problemen voor in de plaats. Gelukkig zijn die met aandacht, goede voorbereiding en wat algemene gedragsregels goed te verhelpen. Installeer een virt-iquette en je collega’s zullen je dankbaar zijn.
Meer van Inge Oosterhuis over change management:
Lees ook:
Foto door BitBoy
