Een niet goed functionerend team kan projectsucces in de waagschaal stellen. De rollentheorie van Meredith Belbin biedt hulp.
Tien jaar geleden leerde ik over het belang van teamsamenstelling. Samen met Tom, Dick en Harrie was ik onderdeel van een change-team dat de uitrol van een nieuwe projectmanagementmethodiek moest ondersteunen. We konden het uitstekend met elkaar vinden en waren erg aan elkaar gewaagd: we maakten goede grappen en ontwikkelden creatieve ideeën. Dit sprookje duurde voort totdat we ons eerste plan moesten aanleveren. Toen bleek dat we met al onze mooie ideeën uiteindelijk niets gestructureerd op papier konden krijgen. De projectmanager was niet onder de indruk.
Worstelingen
Pogingen om tot een gedocumenteerde visie en bijbehorend plan te komen, bleken tevergeefs. Gefrustreerd sprak ik hierover met mijn mentor. Hij suggereerde dat onze worstelingen te maken hadden met de teamsamenstelling en de onderlinge teamrollen die wel of niet vertegenwoordigd waren.
Teveel van hetzelfde
We maakten vervolgens een analyse van ons team en de uitkomst was verbijsterend: we hadden teveel van dezelfde goede eigenschappen! We waren allemaal creatieve denkers met een enorme drive. Op zich goede eigenschappen, maar alleen als je die combineert met mensen die knopen kunnen doorhakken, pragmatisch taken verdelen, planningen kunnen maken en die de puntjes op de ‘i’ zetten.
Wijziging in de spelregels
De praktische oplossing voor ons team was om tijdelijk taken te verdelen. Zo waren we om de beurt onder meer beslisser, monitor en planner. Deze kleine wijziging in de spelregels maakte van ons change-team uiteindelijk een succes.
Disfunctionele teams
Sindsdien kom ik regelmatig disfunctionele teams tegen en als change-manager ben je dan de aangewezen persoon om deze ‘softe’ problemen op te lossen. Er zijn verschillende methodes die je kunt toepassen, allemaal hebben ze hun nut bewezen. Mijn favoriet blijft de teamrollentheorie van Belbin. De Britse Meredith Belbin heeft zijn theorie gebaseerd op praktijkonderzoek bij teams die managementsimulatiespellen deden op Henley University College.RELEVANTE BOEKEN
Volgens Inge Oosterhuis zijn de volgende boeken verplichte kost bij dit onderwerp:
* Managementteams, door M.R. Belbin
* Teamrollen op het werk, door M.R. Belbin
* Leve het verschil, door meerder schrijvers
Negen teamrollen
Door de succesvolle teams te analyseren kwam hij uiteindelijk tot de conclusie dat een succesvol team uit negen verschillende teamrollen bestaat, waaronder een brononderzoeker, een monitor, een afronder en een coördinator. Uiteindelijk kon hij, door teams vooraf te testen, voorspellen welk team de managementsimulatie zou winnen; puur op basis van zijn teamrollentheorie!
Projectsucces in de waagschaal
Een niet goed functionerend team kan het projectsucces in de waagschaal stellen. Net zoals in mijn voorbeeld kan het leiden tot het missen van deadlines, het leveren van slechte kwaliteit of tot het onnodig verspillen van projectgeld. Iets relatief onzichtbaars als de samenstelling van het team heeft dus harde en tastbare gevolgen.
Onder de loep
Mijn advies is om het zekere voor het onzekere te nemen en na twee maanden samenwerken een teamsessie in te plannen. Daar kan je de teamsamenstelling onder de loep te nemen. Onafhankelijk van welke theorie je daarvoor gebruikt, brengt dit altijd voordelen met zich mee.
Herkennen, afdekken, bespreekbaar maken
Wat die voordelen zijn? Als team leer je je zwakke punten herkennen en afdekken. Er wordt een taalgebruik geïntroduceerd waarmee in de toekomst problemen binnen het team makkelijker bespreekbaar worden en het creëert een onderling respect; ook tussen mensen die elkaar natuurlijkerwijs niet zo liggen. Het betekent vaak dat ze erg complementair aan elkaar zijn en elkaars zwakheden aanvullen.
Realiteitszin inbouwen
Zo weet ik sinds ik Belbin ontdekt heb dat ik als creatieveling met sterk vormende kanten de persoon met aandacht voor details juist nodig heb. Voorheen vond ik mensen met die kwaliteiten voornamelijk spelbrekers, omdat ze mijn mooie plannen om zeep hielpen met lastige vragen en muggenzifterij. Nu nodig ik zulke collega’s juist uit tijdens brainstormsessies om realiteitszin in te bouwen. Vooraf het resultaat voorspellen zoals Belbin deed, kan ik helaas niet. Maar de sessies zijn wel een perfecte podium om mijn proefballonnetjes te testen.
Meer over verandermanagement:
Collegereeks + middagseminar over 'Verandermanagement'
Datum: 20 november + 27 november t/m 5 februari (dinsdagen)
Locatie: Nyenrode Business Universiteit, Breukelen
Prijs: € 2.995,-
Meer info: Download de brochure
