Workshops zijn onmisbaar binnen transitieprogramma's, maar hoe zorg je voor actieve betrokkenheid onder personeel?
De meeste workshops doen hun naam weinig eer aan. In een zaaltje van een hotel in niemandsland vullen de achterste rijen zich vlug. Wanneer de PowerPoint-slides van de eerste spreker het scherm vullen, zakt het publiek in een kalme lethargie en komen de BlackBerry’s en iPhones uit de binnenzak om het record Angry Birds te verbeteren.
Workshop = geldverspilling?
Het is dan ook niet zo vreemd dat veel directeuren een workshop als pure geldverspilling zien, waar ze zich alleen in rijke tijden onder het mom van ‘teambuilding’ nog aan wagen. Toch zijn workshops als onderdeel van een transitieprogramma een vrijwel onmisbaar communicatiemiddel om mensen echt te laten begrijpen wat er gaat veranderen. Voorwaarde is wel dat het programma zo is ingestoken dat de hersenen aan het werk gezet worden. Wat betekent dat je mensen actief moet betrekken.
Gebruik de ijsbreker
En mensen actief betrekken, is precies waar het bij de meeste workshops misgaat: de agenda klopt inhoudelijk wel, maar er is niet genoeg aandacht besteed aan de dynamiek van het geheel. Hoe zorg je dat je van ‘het publiek’ echt ‘deelnemers' maakt? Ten eerste is een goede ijsbreker onmisbaar als niet alle deelnemers elkaar kennen. Deze informele kennismakingsoefening wordt vaak van het programma geschrapt, met de gedachte dat het geen waarde toevoegt. Kennismaken gaat immers niet direct over de inhoud: ‘We zijn hier toch om te werken?’. Ik heb me als consultant te vaak laten ompraten om de ijsbreker te laten vervallen. Het gevolg? Een stijf publiek dat niet mee durft te doen, door onwennigheid en gebrek aan groepsgevoel.
Groepsproces begeleiden
Voor een goede workshop is het belangrijk het groepsproces te begeleiden gedurende de dag. Wanneer je mensen niet de kans geeft elkaar vanaf het begin te leren kennen en meteen in gesprek te gaan, is de kans groot dat het merendeel achteroverleunt en in een observerende modus vervalt, in plaats van actief meedoet.
Gezamenlijk vragen bespreken
Na de nodige kennismaking is het aan te raden zo snel mogelijk een groepsactiviteit op de agenda te zetten. Het is voor veel organisatoren verleidelijk een expert uit te nodigen die ‘De Waarheid’ komt verkondigen. Maar dit zal alleen leiden tot slapende mensen op de achterste rij. Wat wel werkt? Deel mensen op in groepjes en laat hen gezamenlijk de belangrijkste vragen rondom de verandering bespreken. De groepsopdracht zorgt ervoor dat mensen gedwongen worden actief hun zorgen te delen en na te denken over de ophanden zijnde verandering. Eventueel kan de expert dan na de groepsopdracht langskomen om met de groepen nog openstaande vragen te beantwoorden.
De X-Factor-opzet
Groepsopdrachten zijn erg flexibel. Wanneer je ze gebruikt om bijvoorbeeld innovatieve ideeën te generen, of een oplossing voor een veel voorkomend probleem, kun je ze ook combineren met een X-factor of Holland’s Got Talent-achtige opzet, waarbij de groepen hun oplossing aan een ‘jury’ presenteren. Net als bij de ijsbreker geldt ook hier dat leidinggevenden vaak bang zijn dat het ‘fun’-element de boodschap overstijgt. Dat hoeft niet het geval te zijn. Een spelelement appelleert nu eenmaal aan onze interne competitiedrang. Zolang het management maar aangeeft dat we de uitkomst serieus moeten nemen, doet de vorm niets af aan de kwaliteit van de antwoorden.
Het rollenspel
De ultieme oefening die een workshop een aangenaam scherp randje geeft, is het rollenspel. Zeker bij grotere transformatietrajecten, waarbij de manier van werken en het bijbehorende gewenste gedrag gaan veranderen, kun je hiermee een mate van begrip en inzicht creëren die je op geen andere manier dan tijdens een workshop bereikt.
Garandeert aandacht
Tegelijkertijd garandeert dit zeker de aandacht van de deelnemers, want 90 procent van de aanwezigen krijgt het Spaans benauwd van het idee van een rollenspel. Om die reden vraagt een rollenspel wel om een zorgvuldige opzet van de organisatie. Iedereen heeft angstvisioenen van uitgelachen te worden door een zaal vol collega’s.
Focus op leereffect
Het is belangrijk de oefening zo klein en veilig mogelijk op te zetten, waarbij de focus op het leereffect ligt, om te voorkomen dat mensen publiekelijk voor schut staan. Een goede manier om dit in te kleden is groepjes van drie personen te maken, waarbij er twee betrokken zijn in het rollenspel en een persoon observeert. Iedereen doet actief mee en de collectieve leerpunten kunnen via de feedback van de derde personen meer anoniem besproken worden.
Kritisch op de agenda zijn
Met een goede opzet kunnen workshops een enorme impact hebben en zijn ze een bijzonder effectief onderdeel van een veranderprogramma. Maar wees dus kritisch op de agenda. Een reeks sprekers met interactieve vraag-en-antwoord-sessie in de laatste 10 minuten is een garantie voor knikkebollende deelnemers. Ervaren begeleiding en veel activiteiten rondom de inhoud geven je workshop de benodigde X-factor.
Lees ook de andere columns over verandermanagement van Inge Oosterhuis.
Bovenste foto door Klearchos Kapoutsis
