Stuurgroepen veroorzaken veel stress. Hoe ga je daar als projectmanager mee om?
De projectmanager ziet er zenuwachtig en gehaast uit. Hij moet het inleesdocument uitsturen voor de stuurgroep. Maar hij vraagt zich af of hij niet te veel in detail treedt of misschien juist te weinig. De vorige keer had een collega aangegeven dat hij zo’n hoeveelheid slides niet kon behappen en dat hij graag alleen de kernpunten wilde zien. Maar de keer daarvoor had een andere collega zoveel gedetailleerde vragen gesteld dat het de projectmanager juist beter leek wat meer achtergrond te geven. Wat dacht ik ervan, wilde hij weten.
Stuurgroepen veroorzaken vaak een grote hoeveelheid stress bij het projectteam in de voorbereiding naar een vergadering, met doorgaans weinig resultaat: het merendeel van deze beslissingsorganen doet zijn naam geen eer aan. Het zijn vaak instanties die de projectmanager eerder met allerlei vragen weer terug het bos in stuurt, in plaats van verantwoordelijkheid te nemen en een keuze voor linksaf of rechtsaf te maken en die keuze daarna aan de achterban uit te leggen en waar nodig te verdedigen.
Opbouw van je stuurgroep
Gelukkig kun je hier als projectmanager zelf veel aan doen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je bij het bepalen van de governance voor je project, alleen mensen in de stuurgroep zet die werkelijk van belang zijn voor het slagen van het project, die een eigen doelgroep vertegenwoordigen en die autoriteit hebben om ook daadwerkelijk beslissingen namens de doelgroep te nemen. Mocht er toch wat ‘dood hout’ in je stuurgroep zitten, grijp het begin van de eerstvolgende projectfase dan aan als argument om de governance aan te passen. Leg uit dat het – nu we van de ontwerpfase naar de bouwfase gaan – tijd is voor een andere opbouw van de stuurgroep.
Actieve rol voor stuurgroepleden
Nog een advies aan de projectmanager is: geef de stuurgroepleden een actieve rol in de vergadering. Vraag hen te rapporteren over hoe het project gaat of door de achterban wordt waargenomen. Zo voorkom je dat jij als projectmanager de status oplepelt. Dit dwingt de leden voor de bijeenkomst samenspraak te hebben met hun betrokken projectleden en laat ze voelen dat het een gezamenlijk initiatief is waar niemand op de achterbank zit. Een voorbeeldagenda met als vast punt: ‘een rondje langs de velden’ helpt de typische passieve houding om te zetten in een van gezamenlijk eigenaarschap.
Voortrekkersrol expliciet maken
Laatste advies is om de rol van voortrekker van het project, die alle stuurgroepleden zouden moeten hebben, expliciet te maken. Veel stuurgroepleden zien de maandelijkse vergadering als hun enige tijdsverplichting aan het project, terwijl ze als vertegenwoordigers van een bepaalde doelgroep een belangrijke voortrekkersrol hebben. Bij navraag over die ‘champion’ rol zullen alle deelnemers braaf knikken, maar wanneer je vraagt naar concrete voorbeelden over hoe ze invulling aan die rol hebben gegeven in de afgelopen drie weken, dan blijft 90 procent je een antwoord schuldig. Een voorbeeld hoe je deze instelling effectief kunt aanpakken, is bij de volgende (fysieke) stuurgroepvergadering een cameraploeg in een nabij gelegen kamer te hebben. Kondig aan dat de laatste 20 minuten van de vergadering gebruikt worden om korte ‘elevator pitches’ op te nemen van elk van de deelnemers, waarin ze in hun eigen woorden het belang van het project voor hun afdeling uitleggen. Zeg dat deze filmpjes gebruikt worden als onderdeel van de communicatie-inspanningen rondom het project. De laatste keer dat ik dit ingezet heb, werden de aanwezigen bleek om de neus. Ze vroegen om een script en we hebben (na herplanning) uiteindelijk erg goede filmpjes opgenomen.
Mijn antwoord aan de nerveuze projectmanager over zijn inleesmateriaal was daarom in dezelfde trant: houd het kort, verspil geen tijd aan algemene statusupdates, focus je op de beslissingen die je moet nemen en zorg dat je voor elk onderwerp een stuurgroeplid hebt dat ‘eigenaar’ is en die het verhaal kan doen tegenover mede-stuurgroepleden.
Als projectmanager ben je nu eenmaal de facilitator, niet de (enige) presentator van een stuurgroep die stuurt…
