Dankzij nieuwe technologieën en verbeterde connectiviteit is het inrichten van een mobiele, flexibele werkplek eenvoudiger dan ooit. Smartphones, tablets en laptops zijn de afgelopen jaren krachtiger, lichter en veelzijdiger geworden.
De tijd dat je verplicht op kantoor aan een vaste pc moest zitten om aan een rapport of presentatie te werken, is definitief voorbij. Dat kan net zo goed onderweg in de trein, of op locatie bij een klant. Zelfs als je alleen over een smartphone beschikt.
Via de cloud kun je namelijk overal en vanaf elk apparaat bij belangrijke (bedrijfs)data. Dankzij steeds snellere en stabielere mobiele netwerken is samenwerken en bestanden uitwisselen een fluitje van een cent, ongeacht locatie.
Voordelen flexibel werken
De randvoorwaarden voor flexibel werken zijn er dus. Bovendien is voor veel medewerkers flexibel werken een belangrijke arbeidsvoorwaarde bij de zoektocht naar een nieuwe baan. Het verbetert de werk-privébalans en geeft ze het gevoel meer verantwoordelijkheid te dragen over eigen werkzaamheden.
Ook voor werkgevers is het voordelig om te investeren in flexibel werken. Geef medewerkers meer vrijheid en ze zijn gemotiveerder, productiever en minder vaak ziek. Maar waar moet je op letten als je flexibel werken wilt faciliteren?
Vrijheid, blijheid?
Allereerst is het van belang om afspraken te maken en deadlines te stellen, want niet elke medewerker is even gedisciplineerd. Verlies daarnaast niet de sociale cohesie binnen de organisatie uit het oog. Het gevaar van al die flexibel werkende collega’s is dat ze minder onderling contact hebben en dat er weinig spontane overlegjes plaatsvinden, terwijl die wel vaak waardevolle inzichten opleveren.
Door een gebrek aan fysiek overleg loop je het risico dat belangrijke beslissingen of doelstellingen onbewust vooruit worden geschoven. Communicatie-apps als Slack en Skype kunnen uitkomst bieden, maar spreek ook af dat bepaalde meetings fysiek op kantoor plaatsvinden. Ook kun je de betrokkenheid bij de organisatie verhogen door regelmatig terugkerende borrels op kantoor te organiseren.
Aan de slag
Wil je als bedrijf starten met flexibel werken? Ontwikkel dan een plan van aanpak. Maak de interne organisatie bekend met de plannen, ontwikkel een visie en strategie, werk een concept uit en ga het systematisch implementeren.
Zorg tevens dat je continu blijft meten, evalueren en bijsturen. Onderschat niet de impact op de cultuur van de organisatie. De wijze waarop wordt samengewerkt en leiding moet worden gegeven, verandert immers ook.
Kantoor herinrichten
Een overstap op flexibel werken betekent ook aanpassingen in de werkomgeving en ict. Zo moet het kantoor een grote mate van flexibiliteit bieden. Bij veel organisaties maakt het traditionele kamerkantoor plaats voor een ‘tuin’ met ergonomische werkplekken. Die kun je voorzien van dockingstations waaraan medewerkers hun mobiele device koppelen, zodat ze direct aan de slag kunnen.
Een flexibel kantoor moet genoeg aparte ruimtes bieden om te brainstormen, in stilte te werken of te ontspannen. Het pand zal in de toekomst een steeds belangrijkere rol krijgen als ontmoetings- en leerplek, waar ervaren werknemers hun kennis overdragen op jongere collega’s. Daarnaast is het fysieke kantoor een uithangbord om te laten zien waar je als organisatie voor staat.
Productief onderweg
Medewerkers die veel onderweg zijn, hebben tot slot behoefte aan een werkplek die zich aan hen aanpast. Waar ze geen behoefte aan hebben, is het meeslepen van aparte zakelijke apparatuur en accessoires.
Gelukkig komen er steeds meer oplossingen waarbij je nog maar één device mee hoeft te nemen en te beheren. Onderzoek daarom hoe je je werknemers daarin kunt ondersteunen en faciliteren.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Mobile Security’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Samsung.
Lees ook:
- AVG voor dummies: 11 zaken die je moet weten
- Waarom elk bedrijf aan de slag moet met VPN
- Zo voorkom je datalekken en het verdwijnen van data
- De belangrijkste zakelijke mobiele trends van het moment
