Rittenregistratie: wat is het en waarom is het belangrijk?

Persbericht - Overweeg jij om zakelijk te gaan rijden? Of wil je een auto aanschaffen voor jouw medewerkers om zich van en naar het bedrijf te begeven of om klanten te bezoeken? Dan krijg je te maken met rittenregistratie. Lang niet iedere ondernemer weet precies wat dit is. Toch moet jij hier het nodige over weten voordat je kiest voor zakelijk rijden. Daarom vertellen wij jou hier wat rittenregistratie is en waarom het belangrijk is.

Wat is rittenregistratie?
Wanneer jij zakelijk rijdt, moet je een rittenregistratie bijhouden. Jij hebt hier mogelijk weleens van gehoord, maar misschien weet je niet precies wat dit is. In principe is een rittenregistratie niets anders dan een overzicht van de ritten die tijdens een kalenderjaar gereden zijn met een zakelijke auto. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijke en privéritten. De Belastingdienst kan deze gegevens opvragen, waardoor het belangrijk is om voor een goede kilometerregistratie te zorgen. Rijdt jouw personeel ook zakelijk? Dan moet je ook voor de gemaakte ritten met deze voertuigen een kilometerregistratie bijhouden.

Het belang van kilometerregistratie
Wil jij voor een sluitende kilometerregistratie zorgen? Dan gaat hier flink wat tijd in zitten. Dit is zeker het geval wanneer je de ritjes handmatig bijhoudt. Veel bedrijven nemen het daarom niet zo nauw met de registratie. Toch raden wij jou aan de kilometers die jij zakelijk rijdt goed te registreren. Waarom? Omdat het jou anders flink wat geld kan kosten. Met een zakelijke auto mag per jaar namelijk maximaal 500 kilometer privé worden gereden. Rijd je meer kilometers privé? Dan krijg je te maken met bijtelling en dat brengt flink wat kosten met zich mee.

Het is overigens niet voldoende om alleen het aantal kilometers van een ritje en de datum te noteren. Doe je dit wel? Dan is er geen sprake van een sluitende kilometerregistratie. Nee, want de Belastingdienst stelt namelijk bepaalde eisen aan de registratie. Voldoe jij hier niet aan? Dan kun je een boete krijgen. De Belastingdienst werkt met verschillende boetes rondom rittenregistratie. Zo kennen we onder meer de verzuimboete en de vergrijpboete. Krijg jij zo’n boete? Kijk er dan niet raar van op wanneer deze een paar duizend euro bedraagt.

Wat moet je bijhouden?
Uiteraard zit jij er niet op te wachten om een boete te krijgen voor een niet-sluitende kilometerregistratie. Daarom moet jij weten welke gegevens je bij moet houden. Noteer allereerst de datum waarop je de rit maakt, de beginstand van de kilometerteller, de vertreklocaties en de bestemming. Eenmaal aangekomen noteer je de stand van de kilometerteller. Ben je afgeweken van de route standaard route die de navigatie aangeeft? Dan moet je dit ook aangeven. Geef daarnaast aan of het een privé of zakelijk ritje betrof.

Verschillende manieren om ritten te registeren
Je kunt de kilometerregistratie met de hand bijhouden. Zorg er in dat geval voor dat er een formulier in de zakelijke auto(‘s) ligt waarop de benodigde informatie ingevuld kan worden. Het handmatig registreren van de ritten kost alleen veel tijd. Bovendien is het niet meer van deze tijd. Gelukkig kan het ook een stuk makkelijker. Zo kun jij bijvoorbeeld een track en trace systeem inbouwen in een zakelijke auto. Dit systeem houdt de rittenregistratie automatisch bij, waardoor jij dit zelf niet langer hoeft te doen. Bovendien verzamelt een track en trace systeem de juiste gegevens voor de Belastingdienst, zodat je ook niet de fout in kunt gaan bij de kilometerregistratie.