Nog slimmer ondernemen met een geautomatiseerde backoffice

Persbericht - Om te overleven als start-up dien je in alle bedrijfsprocessen thuis te zijn. Met de start van je eigen bedrijf heb je jezelf immers in één klap gepromoveerd tot CEO. De marketing-, de IT- en de financiële afdeling: van al deze afdelingen binnen je bedrijf heb je nu de verantwoordelijkheid.

Breekt het klamme zweet je wat uit? Geen nood! Kies de juiste online apps en laat deze voor je werken. Zo beschik je in een handomdraai over een professionele back-office, zonder dat je hoeft te beschikken over vakkennis in alle werkgebieden. De online tools zijn namelijk zo ingericht dat ze fungeren als je eigen personal assistents op elk vakgebied.

Rest jou alleen nog de strategische keuze voor de juiste app! De laatste jaren zijn de aanbieders van online applicaties als paddenstoelen uit de grond gesprongen en het aanbod kan overweldigend zijn. Met onderstaande tips vind je in een handomdraai de juiste online apps voor jou en je bedrijf, voor nu en in de toekomst.

De beste online tools voor jouw bedrijf

Als ondernemer is het goed om kritisch te kijken naar wat je echt nodig hebt. Ga voor jezelf eens na op welke vakgebieden jij sterk bent, en waar je wel wat ondersteuning zou kunnen gebruiken. Kijk ook naar de omvang van de processen in je bedrijf. Combineer dan beide feiten.

Klantenoverzicht

Zoek je bijvoorbeeld naar overzicht over je klantenbestand? Een klantenbestand van 20 mensen is voor de meeste mensen nog wel te managen in een Excel, maar vind je het lastig structuur aan te brengen, is een online CRM pakket toch al een aanrader. Voor een heel gestructureerd persoon is dit waarschijnlijk zo rond de 40 mensen het geval.

CRM kiezen? Hier vind je een overzicht met de beste CRM software voor ZZP en MKB (inclusief reviews).

Boekhouding

Zoek je naar de juiste manier om je boekhouding bij te houden? Voor iemand die op school goed was in economie en enigszins op de hoogte is van de fiscale regels, is een kleine boekhouding prima te managen in Excel. Maar ben je iemand die bij het woord BTW- aangifte al de rillingen krijgt, dan kan je vanaf de startfase veel hebben aan een online boekhoudtool.

Tools vergelijken

Valt je keus op een online tool, vergelijk de verschillende tools dan goed qua prijzen en functionaliteiten. Vraag een gratis proefabonnement aan en kijk of je het met behulp van de tool daadwerkelijk alleen af kunt. Er zijn online vele uitgebreide handleidingen beschikbaar, waarmee je geleerd wordt hoe je stap voor stap je eigen administratie opzet. Omdat de tooling je hierin vervolgens faciliteert, kom je zelf waarschijnlijk verder dan je gedacht had. Het risico op beginnersfouten is met online tooling ook kleiner, omdat de tool je waarschuwingen geeft wanneer je onjuiste acties wilt verrichten en je in de juiste richting stuurt door voorgeprogrammeerde invulvelden.

Geschakelde apps

Wanneer je keuze is gevallen op bepaalde online apps, is het tijd voor stap 2. Want voordat je de apps daadwerkelijk aanschaft, is het goed te kijken of er een optie is om de losse apps op elkaar aan te laten sluiten. Grote bedrijven beschikken vaak over een ERP-systeem, en deze waren tot voor kort onbetaalbaar voor kleinere ondernemingen.

Gelukkig is die tijd voorbij. Door slim te kiezen kan je als je eigen ERP-systeem samenstellen door te kiezen voor een netwerkje van aan elkaar gekoppelde apps. Ingewikkeld? Niet met behulp van een App Center: deze vertelt je precies welke apps erop gemaakt zijn om met elkaar integreren.

Inrichten workflow

Na de aanschaf van je geïntegreerde apps, is het tijd deze te gaan inrichten. Want een tool is slechts zo goed als zijn gebruiker. Bedenk welke signalen en herinneringen je wilt instellen, hoe je gegevens wilt invoeren (voor en achternaam, bedragen in- of exclusief BTW), en welke rapportages je uit de tool wilt halen. Handleidingen van de tools staan vol tips, en de helpdesk is vaak welwillend je verder te helpen. Dit zit allemaal inbegrepen in het maandbedrag dat je betaalt voor de app.

Hulp van een expert

Voor hele specifieke zaken, zoals de jaarrekening nakijken of het verhogen van de conversie van je leads op Facebook, kan je dan altijd nog een expert inschakelen. Vraag dan of deze ervaring heeft in het werken met jouw tools. Door je overzichtelijke administratie is het voor een externe heel eenvoudig om snel inzicht te krijgen in jouw bedrijf en met je mee te kunnen denken. Met een rommelige administratie is dit veel werk en gaat je budget op aan het opruimen van jouw backoffice, in plaats van aan werkelijk waarde vermeerderend advies.

Focus op je eigen kracht, besteed de rest uit

Een goed begin is hierin dus echt het halve werk, en bovendien is een overzichtelijke administratie voeren een vereiste van de Belastingdienst om het bestaansrecht van je onderneming te kunnen toetsen. Aan de slag dus maar! Krijg je hier echt de rillingen van, en krijg je maar geen overzicht op je back-office? Richt je dan op je marketing, zodat je zo snel mogelijk de middelen hebt om een personal assistent van vlees en bloed aan te stellen. Door te doen waar je passie ligt, en je op een slimme manier te laten ondersteunen op je minder sterke punten, zal je onderneming floreren. En dan ligt de wereld aan je voeten!  

Een slimme ondernemer is een georganiseerde ondernemer. En of hij dit nu zelf doet, of voor zich laat doen, het is altijd de basis voor succes.