Koninklijke Ahrend presenteert “Perspectief op Nieuwe Werkrealiteit”

Persbericht - De tot voor kort gangbare manier van werken op kantoren gaat er in de toekomst voorgoed anders uitzien. De zin van én de zin in zakenreizen neemt naar verwachting af door de goede ervaringen met onder meer videobellen en de toegenomen zorgen voor de gezondheid. Meest in het oog springend is de nieuwe kantoorstatus van sociale trekpleister waar mensen heengaan om samen te komen en samen te werken. Daarbij is frequent thuiswerken, dat verandert van noodmaatregel (als gevolg van de Corona-uitbraak) in een bedrijfskritische noodzakelijkheid, straks niet meer weg te denken. Dat en meer stelt topman Eugène Sterken van Koninklijke Ahrend bij de officiële presentatie van ‘Een Perspectief op de Nieuwe Werkrealiteit’ aan de grootste werkgevers van Nederland vanaf donderdag 30 april 2020.

Koninklijke Ahrend is met eigen productielocaties en verkooporganisaties actief in 25 landen en behoort tot de meest toonaangevende kantoorinrichters in de wereld. Een speciale denktank binnen het bedrijf ging eind januari 2020, net na de uitbraak van het Corona virus in China, aan de slag met het vormgeven van een praktisch uitvoerbare visie op een mogelijke nieuwe werkrealiteit op de korte, middellange en lange termijn. Tezamen met deze visie presenteert Ahrend ook de uitkomsten van een onderzoek (14-20 april, red.) onder honderden grotere bedrijven en instellingen in Nederland naar de impact van Covid-19 op de werkomgeving thuis, onderweg en op kantoor.

Circa 80% van de in het onderzoek ondervraagde werkgevers verwacht dat de werkomgeving er na het versoepelen van de Corona maatregelen niet meer hetzelfde zal blijven uitzien. Op dit moment wijzen alle marktsignalen erop dat in de nabije toekomst werknemers blijvend meer vanuit huis gaan werken (gemiddeld ca. 84%) en minder (internationaal) zakelijk gaan reizen door gebruik van videobellen (circa 80%).

Korte termijn

Volgens ceo Eugène Sterken die de denktank formeel voorzit, draait de discussie op korte termijn (mede ingegeven door het appel van de overheid op alle sectoren om zich voor te bereiden op de 1,5 meter economie) met name om ‘afstand houden’ en ‘hygiëne’. Werkgevers vragen nu om advies over de herinrichting van hun werkomgeving om zich voor te bereiden op een beperkte terugkeer van werknemers naar kantoor. Tevens is de vraag naar een goede thuiswerkplek zeer actueel, nu een belangrijk deel van de bevolking als noodmaatregel thuis is moeten gaan werken. “We zagen direct na het ingaan van de maatregelen een forse stijging in de verkoop van ergonomisch verantwoorde kantoorstoelen voor de thuiswerkomgeving, zelfs meer dan 1000 stuks per week, en daaropvolgend de vraag naar tijdelijke oplossingen hetgeen leidt tot een grote spontane vraag naar het plaatsen van schermen op werkplekken, het verplaatsen van werkplekken en tijdelijke opslag ervan. Ook is er behoefte aan richtlijnen, zodat medewerkers op een veilige manier met elkaar kunnen werken.”

Middellange termijn

Voor de middellange termijn, dat wil zeggen de periode dat er nog geen werkend vaccin is,  gaat de discussie volgens de topman vooral om de aanhoudende verschuiving naar en druk op de thuiswerkplek als gevolg van een aanzienlijke capaciteitsreductie van beschikbare werkplekken op kantoren (mede ingegeven door de 1,5 meter maatregelen). Die aanhoudende verschuiving wordt verder versterkt door de kleinere OV capaciteit, de extra thuiszorg voor kinderen en het feit dat de thuiswerkplek regelmatig niet voldoet aan de richtlijnen waaraan een verantwoorde werkplek moet voldoen.

Lange termijn

“Op lange termijn moeten we ‘holistisch’ nadenken over een nieuwe werkrealiteit, waarin we minder zullen reizen en de thuiswerkplek net als het kantoor integraal onderdeel vormt van onze nieuwe werkomgeving. Hygiëne en veiligheid van medewerkers zullen absoluut centraal staan. Dit alles vraagt van management en bestuurders om het prioriteren van de activiteiten waaraan op kantoor vooral behoefte is (i.e. samenwerken, overleg, coachen/trainen, ontmoeten en geconcentreerd werken) en op welk moment. Dit is maatwerk en verschilt per organisatie. De nieuwe orde die straks ontstaat vraagt ook extra aandacht voor de wijze van leidinggeven”, aldus Sterken.

Hij vervolgt: “Veel bedrijven maken nu versneld een digitale revolutie door, werkgevers en werknemers adapteren zich snel aan nieuwe omstandigheden en mogelijkheden, samenwerken binnen organisaties krijgt een andere dimensie. Wat voorheen niet of minder werd gedaan, is nu mogelijk”, aldus Eugene Sterken. “Werkgevers, zo verwachten we, zullen de functie, gebruiksfrequentie, faciliteiten en hygiëne van de werkplek(omgeving) en dus ook inrichting gaan herdefiniëren voor toekomstig gebruik. Daarbij is meer nog dan voorheen de notie dat die werkomgeving (i.e. kantoor, thuis of onderweg) niet alleen een vitale schakel is in de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten, maar ook voor iedereen in de praktijk goed moet werken. Zo mag technisch thuiswerken nu goed lijken te functioneren, maar de realiteit is nu dat het zeker nog niet voor iedereen werkt. Die visie wordt gesteund door de vragen die we nu al krijgen van grotere bedrijven en overheidsinstanties hoe zij vanuit hun zorgplicht medewerkers gezond en fit volgens Arborichtlijnen vanuit huis kunnen laten werken.”

Herdefinitie werkomgeving door Covid-19 stress test

De thuiswerkplek krijgt volgens Ahrend een andere status dan voorheen (incl. Arbo verantwoorde bureaustoel en werktafel, concentratie bevorderende inrichting, red.). De ingezette trend dat een kantoor een sociale trekpleister is waar medewerkers graag heen gaan om te vergaderen, elkaar te ontmoeten, samen te werken en gecoacht en getraind te worden zet zich sterker door. Echter afstand, veiligheid en hygiëne zullen een blijvende invloed hebben op de lay-out van kantoren wat zeer waarschijnlijk leidt tot meer (vaste) ruimte per medewerker en meer nieuwe vormen van afscheiding in kantoortuinen. Vooral het geconcentreerd werken zal naar verwachting in de toekomst veel frequenter vanuit huis plaatsvinden. Zakelijk reizen vindt op langere termijn vaker virtueel vanuit kantoor plaats, ondersteund door de implementatie van geïsoleerde werkruimtes en -lounges met businessclass faciliteiten en technische oplossingen als Teams en Zoom.

“Elk bedrijf heeft nu de kans slimmer te gaan werken waarbij, Videobellen (hoe) en slimme prioriteringen (wat doe je waar) en werkroosters (wanneer) verbindende schakels zijn tussen werken op kantoor, thuis of anderszins onderweg”, zo stelt Sterken. “Ook dwingt de stresstest die iedereen nu ondergaat ons vragen te stellen als: laten we de 9 tot 5 werktijden cultuur los; nemen we voorgoed afscheid van het “werkplek denken” uitgedrukt in aantallen fte of kosten per vierkante meter; kunnen we door slimmer te werken als werkgever en overheid bijdragen aan huidige maatschappelijke vraagstukken waaronder de klimaatdoelstellingen?”

Een holistische benadering en het omarmen van de nieuwe werkrealiteit geeft werkgevers, werknemers en overheid een nieuw perspectief op de wijze waarop we de druk die thuiswerken met kinderen geeft kunnen verminderen, op de extra fiscale prikkels die nodig zijn om thuiswerken extra te stimuleren, op het reduceren van de belasting van het wegennet en het opvangen van piekbelastingen in het OV.

Sterken: “En als we er samen in slagen de ingezette trend van meer (verantwoord) thuiswerken en het gebruik van technologie (als gevolg van deze stresstest) versneld te omarmen en te verankeren in onze bedrijfsculturen moeten we het gezinsleven goed geregeld hebben en de grenzen tussen werk en privé bewaken, hoewel die zullen vervagen. Daarbij zullen we dan minder vaak de weg op gaan, het OV op andere tijden gebruiken en minder vaak in het vliegtuig stappen. Misschien valt het tekort aan asfalt in Nederland dan feitelijk best wel mee en lost het stikstofprobleem zich voor een belangrijk deel op. Dat maakt de werkomgeving anno 2020 ontegenzeggelijk tot bedrijfskritisch, maar ook maatschappelijk relevant vraagstuk.”