Je personeel een kerstpakket geven met de feestdagen? Hoe zit dat fiscaal?

Persbericht - Tijdens de feestdagen is het niet gek dat je je personeel wilt bedanken. Ze hebben weer een jaar staan zwoegen om je bedrijf tot een succes te maken.

Dan is een kerstpakket wel op zijn plaats. Maar voordat je enthousiast de winkels induikt om het ultieme kerstpakket samen te stellen, is het goed om even stil te staan bij de fiscale kant van het verhaal. Want zoals altijd, komt er een beetje administratie en regelgeving bij kijken.

Wat valt er onder een kerstpakket?

Je kerstpakket is een extraatje voor je medewerkers. Een manier om je waardering te tonen voor hun inzet het afgelopen jaar. Maar volgens de Belastingdienst wordt het kerstpakket wel degelijk gezien als ‘loon in natura’. Dit betekent dat je het pakket moet optellen bij de loonsom en er dus belasting over moet betalen.

Geen paniek, als het pakket past binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR), hoef je geen belasting te betalen over het kerstpakket. Maar de ruimte is niet onbeperkt. Hier komt dus komt een beetje rekenwerk bij kijken.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De werkkostenregeling (WKR) biedt je als werkgever de mogelijkheid om extra’s zoals kerstpakketten, verjaardagsgeschenken of andere personeelsvoorzieningen belastingvrij aan te bieden aan je medewerkers. Je krijgt een bepaald percentage van je loonsom, de zogenaamde vrije ruimte, die je belastingvrij kunt besteden. Dit is een heel mooie regeling, want zo kun je je personeel belonen zonder extra belastingkosten.

In 2024 is de vrije ruimte als volgt:

• Over de eerste €400.000 aan loonsom mag je 1,92% belastingvrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen
• Voor alles boven de €400.000 geldt een vrije ruimte van 1,18%

Dus hoe hoger de loonsom van je bedrijf, hoe meer je belastingvrij kunt uitgeven aan je medewerkers. Dat klinkt mooi, maar nu komt het: je kerstpakket moet binnen die vrije ruimte vallen om belastingtechnisch voordelig uit te pakken.

Hoe bereken je het kerstpakket belastingtechnisch?

De waarde van het origineel kerstpakket personeel bepaalt de impact op je vrije ruimte. Als het kerstpakket veel duurder is dan normaal, kan het zijn dat je alsnog belasting moet betalen. De Belastingdienst kijkt naar wat gebruikelijk is in jouw sector en wat andere bedrijven geven als kerstpakket. Het gaat dus niet alleen om het bedrag, maar ook om de inhoud en de samenstelling.

Maar hoe weet je of je pakket ‘redelijk’ is? Er is geen vast bedrag dat een kerstpakket moet kosten, maar het moet wel binnen de norm van je sector vallen. Als je bijvoorbeeld €150 uitgeeft aan een kerstpakket en in jouw sector is €50 gebruikelijk. Dan kan de Belastingdienst dit als een te hoog bedrag beschouwen. Met mogelijke belastingheffing als gevolg.

De btw op het kerstpakket

Nog een ding om rekening mee te houden is de btw die je betaalt over het kerstpakket. De btw op het kerstpakket is niet altijd aftrekbaar. Het hangt allemaal af van het drempelbedrag van €227 (exclusief btw) per medewerker per jaar. Dit bedrag is van toepassing op alle kosten die je maakt voor cadeaus en personeelsvoorzieningen.

• Blijf je met de totale uitgaven voor kerstpakketten onder de €227 per medewerker (exclusief btw)? Dan mag je de btw aftrekken
• Komen de kosten boven de €227 uit? Dan mag je de btw niet aftrekken

Dus als je kerstpakket €54 exclusief btw kost. Dan kun je de btw gewoon aftrekken bij de Belastingdienst. Mits je totaal niet boven het drempelbedrag uitkomt. Is de totale waarde van je kerstpakketten per medewerker echter hoger dan €227? Dan kun je de btw over het overschreden bedrag niet meer terugvragen.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Stel dat je kerstpakket de vrije ruimte overschrijdt. Wat nu? Als je een bedrag uitgeeft dat boven de vrije ruimte valt, moet je eindheffing betalen. Deze eindheffing bedraagt maar liefst 80% over het bedrag dat je buiten de vrije ruimte hebt uitgegeven. Dit is dus wel iets om goed op te letten, want het kan je behoorlijk wat extra belasting kosten. Het is dus slim om je kerstpakket binnen die belastingvrije ruimte te houden.

Hoe bereken je de vrije ruimte voor je kerstpakket?

Je kunt de vrije ruimte berekenen door naar de totale loonsom van je bedrijf te kijken. Dit is het totaalbedrag aan loon dat je aan je werknemers betaalt, inclusief vakantiegeld en andere voordelen. Hier komt de rekensom:

• Over de eerste €400.000 aan loonsom mag je 1,92% belastingvrij besteden
• Over alles wat je boven de €400.000 betaalt, geldt 1,18%

Een voorbeeld: stel dat de loonsom van je bedrijf in 2024 €500.000 is. Dan mag je belastingvrij 1,92% van €400.000 en 1,18% van €100.000 uitgeven aan kerstpakketten en andere vergoedingen. Dat is een belastingvrije ruimte van €7.680 voor het totale jaar. Als je kerstpakketten en andere voordelen binnen dit bedrag vallen, hoef je geen belasting te betalen.

Wat moet je verder nog weten?

Als je je kerstpakketten gaat boeken, is het belangrijk om ze onder personeelskosten of -lasten te zetten als ze voor medewerkers zijn. Als het om een relatiegeschenk gaat, kun je ze onder reclamekosten boeken. En let op, de Belastingdienst kijkt dus naar de marktconformiteit: geef je een pakket dat flink duurder is dan wat gebruikelijk is, dan kun je een naheffing verwachten.

Er is geen vast bedrag dat een kerstpakket mag kosten, maar de Belastingdienst kijkt wel naar de normen in je sector. Ze checken of de waarde van het pakket redelijk is in vergelijking met andere bedrijven. Wat in de ene sector gebruikelijk is, kan in de andere sector heel anders liggen. Houd dus altijd de waarde van je kerstpakket in lijn met wat in jouw branche normaal is.