Facilitaire zaken in eigen beheer; tot hoever ga jij?

Persbericht -

Wagenparkbeheer, catering, kantoorartikelen en de schoonmaak. Dit zijn slechts een paar kerntaken die onder facilitaire zaken vallen. Veel grote organisaties hebben een eigen facilitaire afdeling, maar startups en scaleups hebben deze mogelijkheid meestal niet  Dan wordt vaak gekozen om deze  werkzaamheden door de werknemers zelf te laten uitvoeren. Omdat deze werkzaamheden niet onder de formele taken vallen, worden ze er “even” bij gedaan. Hierdoor is de kans groot dat dit ten koste gaat van eigen werkzaamheden en de facilitaire zaken niet altijd even goed worden uitgevoerd. De vraag is dus: wat doe je zelf en wat besteed je uit?

Wie regelt de inkoop van kantoorartikelen en de koffie?

Bij het MKB nemen diverse medewerkers dus vaak extra taken op zich die niet tot de kerntaken behoren. Zo kan de directeur zaken als inrichting en werving & selectie voor zijn of haar rekening nemen en de secretaresse of administratief medewerker zorgt voor de inkoop van kantoorartikelen en de catering. Deze medewerker bestelt eens in de zoveel tijd wat briefpapier, enveloppen, cartridges, pennen, koffie, thee e.d. en alles wordt netjes op het werk afgeleverd. Ook zorgt diezelfde medewerker vaak voor de hospitality, zodat elke bezoeker wordt ontvangen met een kopje koffie.

Welke facilitaire zaken in eigen beheer?

Sommige zaken kunnen best door het eigen personeel worden gedaan, zoals het bestellen van papier, koffie en thee. Zolang dit niet te veel ten koste gaat van de kerntaken. En zo zijn er ook facilitaire zaken waarbij je je moet afvragen of je dat van je personeel mag verwachten dat ze dat er maar ‘even’ bij doen. Zoals bijvoorbeeld een kapotte toiletbril die vervangen moet worden. Een vieze klus die je medewerkers wel kúnnen uitvoeren, maar waar ze niet echt op zitten te wachten. Of wat dacht je van een kapotte plafondlamp die vervangen moet worden of een interne verhuizing waarbij medewerkers met zware meubels gaan sjouwen. Werkzaamheden die zelfs gevaar op kunnen leveren of het risico op rugklachten met zich mee kunnen brengen, waardoor medewerkers een tijdlang in de ziektewet belanden. In eerste instantie lijkt het een goedkope oplossing, maar uiteindelijk ben je veel duurder uit.

Tot hoever laat jij het komen?

En dan zijn er ook diverse facilitaire werkzaamheden die je beter niet zelf kunt uitvoeren, omdat hiervoor vakkennis nodig is. Dat geldt voor zaken als de beveiliging, ICT en de diverse apparaten die je op kantoor hebt staan. Als ondernemer wil je natuurlijk wel dat de bedrijfsinformatie beveiligd is, omdat je niet gehackt wilt worden. En bij apparaten die niet goed worden onderhouden, komen veel vaker storingen voor. Zoals vastlopend papier in de printer, ranzige melk in de koffieautomaat of die helemaal geen koffie meer geeft. En dat is iets wat je echt wilt voorkomen. Deze apparaten zullen dus regelmatig onderhouden moeten worden door een expert. Dit zorgt voor een betere kwaliteit, langere levensduur en je voorkomt veel storingen. Wist je trouwens dat slechte koffie of een niet werkende koffieautomaat behoren tot de grootste ergernissen op kantoor?

Uitbesteden aan een specialist

Veel problemen kun je dus voorkomen door het onderhoud van je apparaten en andere facilitaire zaken uit te besteden aan een deskundige. Natuurlijk zijn aan deze werkzaamheden extra kosten verbonden. Maar je weet in ieder geval zeker dat het goed gedaan wordt. En als het niet goed gebeurt, dan kun je daarover in gesprek gaan met de leverancier. Iets dat niet echt mogelijk is als je deze zaken in eigen beheer houdt. Je kunt het eigenlijk niet maken om te klagen over je medewerker dat die de koffiemachine verwaarloost of de verkeerde cartridge heeft besteld, terwijl dat niet onder de kerntaken behoort.