Digitaliseren? Met deze tips maak jij je bedrijf sneller toekomstproof

Persbericht - Niemand kan in de toekomst kijken. Toch kun je er vanuit gaan dat de wereld zoals we die nu kennen...

Niemand kan in de toekomst kijken. Toch kun je er vanuit gaan dat de wereld zoals we die nu kennen over 10 jaar compleet anders is. Digitalisering speelt hierin een grote rol, zowel privé als op werk. Denk jij wel eens na over dat laatste? Over hoe jouw organisatie aan het veranderen is, of dat juist nog helemaal niet doet? 

In dit blog geven we je een voorbeelden van hoe bedrijfsprocessen die je kunt digitaliseren. Ook lees je hoe je omgaat met de weerstand die soms bij digitalisering komt kijken – implementatie is cruciaal!

Urenregistratie: van papier naar een slimmere manier

Urenregistratie is misschien niet sexy, maar wel ontzettend belangrijk. Elk bedrijf, groot of klein, moet het doen. Er zijn organisaties waar medewerkers aan het eind van de week op basis van mailtjes en notities hun uren in Excel bijhouden. Of waar de urenregistratie zelfs nog via papieren urenbriefjes gaat. Dat kan slimmer en vooral vlotter, met behulp slimme software.

Met urenregistratie of tijdregistratie van AFAS wordt werk leuker voor iedereen in je organisatie. Zo kunnen medewerkers hun uren bijvoorbeeld doorgeven met de Pocket App op hun telefoon. Of ze nu onderweg zijn of bij een klant op kantoor, uren doorgeven is makkelijker dan ooit. 

Minstens zo belangrijk is de koppeling. AFAS levert een geïntegreerde oplossing waarbij iedereen in je organisatie werkt vanuit dezelfde database. Uren zijn dus ook direct beschikbaar voor de HRM of Payroll-afdeling. Zo voorkom je dat de uren alsnog handmatig moeten worden overgenomen. Wel zo efficiënt!

Implementeren van digitalisering

Ben je van plan om de projectadministratie te digitaliseren? Weerstand van medewerkers komt vaak voor. Processen waar ze al jaren aan gewend zijn, gaan op de schop en veranderen. En dat voelt niet prettig. Het is bij digitalisering cruciaal om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Hoe je dat doet? Door je verandertraject volgens de volgende 3 stappen te laten verlopen.

Stap 1: Bepaal waarom je wilt veranderen

Stel vast waarom er iets moet veranderen. Dit doe je door kritisch te kijken naar je eigen organisatie. Stel vragen als: Hoe kan digitalisering eraan bijdragen dat jij je klanten nog beter van dienst bent? Wat moet je veranderen om nieuwe klanten binnen te halen? Hoe kun je je medewerkers nog beter laten presteren? Terugkomend op slimmere urenregistratie kun je je bijvoorbeeld afvragen hoe snellere urenverwerking kan bijdragen aan je bedrijfssucces.

Stap 2: Stel vast hoe medewerkers denken over de verandering

Omdat niet iedereen zomaar toe is aan verandering, moet je goed om je heen kijken binnen je organisatie. Wie zijn je medewerkers en hoe kijken zij tegen de geplande digitalisering aan? 

Welke medewerkers zien de verandering bijna als een persoonlijke aanval? Zijn er critici, die zeggen dat ze openstaan voor verandering terwijl dat niet zo is? En wie zijn de voorstanders, de enthousiastelingen? Met name die laatste groep is belangrijk. Zij kunnen je helpen hun minder blije collega’s te overtuigen van de voordelen van digitalisering.

Stap 3: Betrek iedereen bij het proces

Ga voor duurzame verandering. Met andere woorden: voorkom dat je inspanningen over een paar maanden zijn verdampt. Dit doe je door te zorgen voor organisatiebreed draagvlak. Neem dus iedereen mee in het veranderproces. Kondig aan wat er staat te gebeuren, leg uit waarom je het doet en zorg voor begeleiding.