Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

3 juridische blunders die SaaS-providers (elke keer weer) maken

Laatst bijgewerkt: 20-12-2023 15:59:59

Persbericht -

Als SaaS-provider kom je vroeg of laat voor juridische uitdagingen te staan. Hoe groot deze uitdagingen worden, hangt meestal af van de vraag of je legal voldoende serieus hebt genomen. Als tech-juristen hebben we veel fouten gezien die SaaS-providers steeds weer maken. Hieronder volgen drie van de meest voorkomende en problematische juridische blunders, zodat je deze in ieder geval alvast kunt vermijden.

En raak je in paniek vanwege de titel? No worries, het is (bijna) nooit te laat om je juridische zaken weer op orde te krijgen.

1) Je vergeet dat je een verwerker bent onder de AVG

SaaS-providers hebben soms de neiging om te denken dat ze er met het opstellen van een privacyverklaring wel zijn. De kans is echter aanwezig dat je onder de AVG niet alleen als verantwoordelijke wordt beschouwd, maar ook als verwerker. Dat betekent, bijvoorbeeld, dat je een verwerkersovereenkomst moet gebruiken, een verwerkingsregister dient in te vullen voor je activiteiten als verwerker en alleen subverwerkers mag inschakelen met schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.

Het is niet altijd eenvoudig om te beoordelen of je verwerker en/of verantwoordelijke bent onder de AVG. We zien maar al te vaak dat SaaS-providers, ten onrechte, tot de conclusie komen dat ze alleen verantwoordelijke zijn. Hierdoor bestaat het risico dat ze onbedoeld in strijd handelen met de privacywetgeving. Ga daarom niet zelf googelen naar ‘het verschil tussen verwerker vs. verantwoordelijke’ maar schakel iemand in die tenminste één keer de AVG volledig heeft doorgelezen (of nog beter: zoek een gespecialiseerde privacy-jurist).

2) Je maakt opzeggen te makkelijk

Als SaaS-provider werk je waarschijnlijk met een subscription-model: klanten krijgen toegang tot de SaaS-oplossing op basis van een abonnement dat ze afnemen. Hoewel het verleidelijk kan zijn om het opzegproces zo makkelijk mogelijk te maken, is het ook raadzaam om je eigen belangen in ogenschouw te nemen. Meestal heb je als SaaS-provider namelijk aanzienlijke kosten gemaakt om de SaaS-oplossing op de markt te brengen. Als de klant de SaaS-overeenkomst dan op ieder willekeurig moment mag beëindigen, kan dat vervelend voor je uitpakken. Wat betekent het bijvoorbeeld voor je cashflow als klanten massaal gebruikmaken van de mogelijkheid tot opzegging?

Het is veelal verstandig om een opzegbeleid te hanteren dat iets meer uitgebalanceerd is. Je kunt bijvoorbeeld een minimale looptijd afspreken om initiële kosten te dekken en de klant een betere kans te geven de waarde van je SaaS-dienst volledig te ervaren. Daarnaast zou je kunnen benadrukken dat al ontvangen abonnementsgeld niet terugbetaald wordt bij opzegging. Kortom, het vinden van de juiste balans is cruciaal om zowel je klanten als jezelf tevreden te houden.

3) Je bent onduidelijk over de support die je biedt

24/7 support beloven terwijl je niet over de middelen beschikt om dat waar te maken, is misschien niet de meest verstandige zet. Het scheppen van de verkeerde verwachtingen over de support die je levert aan klanten, kan je in de praktijk ontzettend duur komen te staan. Denk bijvoorbeeld aan ontevreden klanten, reputatieschade en extra kosten voor het afhandelen van onverwachte supportaanvragen. Het is essentieel om de juiste verwachtingen te creëren over de support die je biedt. Het opstellen van een duidelijke, en klantvriendelijke, Service Level Agreement is daarbij een belangrijke eerste stap.

Last but not least: wees niet te laat met het regelen van je juridische zaken

Het is een beetje een inkoppertje, maar wel degelijk waar: voorkomen is goedkoper dan genezen. Hoe eerder je een jurist betrekt bij je SaaS-oplossing, hoe kleiner de kans dat je later tegen juridische complicaties aanloopt.

Een voorbeeld ter illustratie: je hebt een SaaS-oplossing ontwikkeld voor in de gezondheidszorg (een eHealth-app) maar komt er pas vlak voor lancering achter dat de software kwalificeert als een medisch hulpmiddel en een CE-markering verplicht is. Omdat je dit toch echt eerst moet regelen, dient de lancering te worden uitgesteld. Mogelijke consequenties? Financiële verliezen als gevolg van vertraging, reputatieschade omdat je potentiële gebruikers hebt teleurgesteld, concurrenten die je plek innemen en andere issues. Door op tijd juridisch advies in te winnen, had je deze situatie kunnen voorkomen of op zijn minst beter kunnen beheersen.

Dit soort blunders vermijden? Neem dan eens contact op met de ICT-juristen van juridisch adviesbureau Spaans&Spaans.