Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Voorkom productiviteitsverlies en laat thuiswerkers vrij

In samenwerking met VMware - Veel bedrijven houden hun thuiswerkende personeel met software in de gaten. Dat kan averechts werken en de winst van remote werken ongedaan maken. Wat is de oplossing?

Voorkom productiviteitsverlies thuiswerkers
Malte Helmhold via Unsplash
Je leest nu: Voorkom productiviteitsverlies en laat thuiswerkers vrij

Hybride werken biedt veel voordelen, ook omdat werknemers anno 2022 eisen om flexibel overal aan de slag te kunnen gaan. Technologie stelt bedrijven in staat om flexibeler en veiliger te werken dan voorheen. Pakweg tien jaar geleden logde werknemers op afstand in via een zware portal. Onder meer het afgedwongen VPN eiste veel, zodat het vaak niet mogelijk was om op een zwakker wifi-netwerk op een boerderij in Frankrijk aan de slag te gaan.

Dat is niet meer zo. Met technologie die fijnmazig het onderscheid maakt tussen doorsnee toepassingen en applicaties die meer beveiligen vereisen, met moderne software-defined netwerkopties en meer, kunnen werknemers nu overal aan de slag.

Het is daarom beter dan ooit mogelijk om helemaal los van een traditionele kantooromgeving te werken. Maar niet iedere organisatie durft de stap te zetten om personeel helemaal los te laten. Zo is er een zorg dat mensen van de situatie gebruik maken en minder productief zijn zonder het toeziend oog van een baas.

Uit onderzoek van Vanson Bourne in opdracht van VMware blijkt dat heel wat organisaties daarom monitoringssoftware gebruiken om hun personeel in de smiezen te houden. In Nederland houdt 69 procent van de bedrijven toezicht via monitoringstools of is dat van plan te gaan doen. Dat werkt niet alleen averechts, ook is het vaak niet toegestaan volgens privacywet AVG.

Productiviteitsverlies thuiswerker door monitoring

Bij dergelijke tools kun je denken aan software om het browsegedrag op internet te volgen, aandacht te monitoren via de webcam of applicaties die in de gaten houden met wie contact wordt onderhouden. In veel gevallen is dat niet toegestaan.

Een bedrijf moet namelijk beargumenteren waarom zulke monitoring nodig is en ‘mensen werken misschien minder hard’ is dan zeker niet voldoende bij de afweging tussen bedrijfsbelang en privacy van werknemers. Bovendien moet de Ondernemingsraad worden geïnformeerd en dient de werkgever mensen te vertellen dat monitoring plaatsvindt.

Alternatieven voor volgen werknemers

Maar er zijn wel mogelijkheden voor het volgen van werknemers. AVG-vriendelijkere productiviteitssamenvattingen van software waar werknemers mee werken, of een AVG-proof tool, kunnen funest zijn voor de productiviteit. Erik de Geus, Senior Regional Director Benelux van VMware, waarschuwt dat monitoring van de productiviteit van werknemers averechts kan werken.

Het kan een verlammend effect hebben en mensen gaan productiviteit eerder nabootsen om te voldoen aan de eisen van de monitoring zelf, in plaats van dat ze écht productief zijn. ‘Zo ken ik het verhaal van een bedrijf dat in de gaten hield hoeveel telefoontjes er naar buiten gingen,’ vertelt De Geus. ‘Er werd niet gekeken naar wie gebeld werd, dus de werknemers belden het centrale nummer van de werkgever en lieten dat doorrouteren. Zo leek het alsof ze heel actief aan het bellen waren. Uit dit voorbeeld blijkt: Je krijgt het gedrag dat je meet.’

Geef mensen vertrouwen

‘Daarnaast is de vertrouwensrelatie behoorlijk beschadigd zodra mensen ontdekken dat zulke software wordt ingezet,’ waarschuwt De Geus. ‘Je moet je mensen wel het vertrouwen geven en dan ben ik er echt van overtuigd dat veruit de meesten dat vertrouwen ook niet zullen beschamen.’

Uit de cijfers blijkt dat inderdaad de meeste mensen op afstand productiever zijn. Onderzoek uit 2020 onder 1500 managers van grote Europese bedrijven laat zien dat productiviteit tijdens de verplichte thuiswerkperiode juist steeg. Tachtig procent geeft aan dat personeel tenminste zo productief is als voorheen, veertig procent ziet zelfs een toename van productiviteit ten opzichte van voor de crisis. De angst dat personeel thuis minder hard z’n best doet, blijkt in de praktijk ongegrond.

Even niks doen

‘Sterker nog, je moet mensen soms een beetje afremmen,’ stelt De Geus, omdat personeel soms de werk-privébalans uit het oog verliest en té veel bezig is met hun werk. Dat is een recept voor burn-out en de bijbehorende uitval. ‘Raad werknemers aan om af en toe alles gewoon uit te zetten. Ga wandelen, ga hardlopen, ga met de hond lopen, of wat dan ook, maar ga vooral even “niks doen”.’

Sommige organisaties geven al zulke tips, maar het werkt beter om dit om te zetten tot dwingend advies, omdat werknemers toch de neiging hebben om te laten merken dat ze actief zijn en te lang blijven zitten.

Dat ziet De Geus ook. ‘Ik merk dat mensen een neiging hebben om te denken dat ze er constant moeten zijn, steeds maar productief moeten zijn. Terwijl het tegenovergestelde vaak waar is: creativiteit ontstaat als je niet bezig bent. Zelfs als mensen overdag in de polder gaan wandelen, komt dat uiteindelijk door de extra creativiteit en productiviteit toch wel goed.’

Meet prestaties in plaats van tijd

Effectieve bedrijven in het hybride tijdperk kijken niet zozeer naar de input van werknemers – hoeveel uren is het scherm actief, hoeveel toetsaanslagen maken ze, hoeveel telefoontjes worden er gevoerd – maar naar de output. Met andere woorden: hoe is de uiteindelijke prestatie bij het werken op afstand?

Verschillende onderzoeken tonen aan dat die juist beter is, dat deliverables sneller worden bereikt, dat werknemers een betere balans vinden met hun privéleven en tevredener zijn met hun werk. ‘Ik vind dat als iemand zijn werk in tien uur per week kan doen en fantastische uitkomsten levert je niet moet zeggen dat hij te kort werkt. Het resultaat moet niet alleen in de uren zitten.’

Kortom, een dergelijke focus op productiviteit zorgt voor een soort Golem-effect: monitoringstools illustreren dat werkgevers lage verwachtingen hebben van de productiviteit van werknemers en deze behandeling zorgt vervolgens voor een daadwerkelijk lagere productiviteit. De focus wordt verlegd van aandacht voor de output naar aandacht voor de input.

Werknemers lopen weg

Daar schuilt een groot gevaar. Twintig procent van de Nederlandse werknemers weet niet dat hun werkgevers software op zijn systemen gebruikt om productiviteit te meten, zo blijkt uit het onderzoek van VMware. Dat betekent dat er een groot gat zit tussen de verwachtingen van werknemers en de praktijk van werkgevers. Wat gebeurt er met de productiviteit als mensen beseffen dat ze in de gaten worden gehouden?

War for talent

Niet alleen leidt dat tot productiviteitsverlies, maar het zorgt ook nog eens voor een minder competitieve positie in de zogenoemde ‘war for talent’. Omdat de werkloosheid in Nederland historisch laag is en er meer vacatures zijn dan beschikbare werknemers hebben sollicitanten het momenteel voor het uitkiezen. Daarnaast zijn tijdens de crisis meer mensen gaan nadenken over hun toekomst en zoeken ze werk dat beter bij ze past.

Terwijl bedrijven vechten om gekwalificeerd personeel, is het ook net zo belangrijk om te kijken naar de retentie van werknemers. De ontdekking dat een bedrijf tools inzet om als een virtuele manager mee te kijken naar het werk van personeel, kan leiden tot een dermate vertrouwensbreuk dat het erg lastig zal worden om mensen binnen boord te houden.