Succesvolle bedrijven doen aan forecasting

Een forecast opstellen is de toekomst leren begrijpen om die vervolgens naar je eigen hand te zetten. Bedrijven die willen overleven, kunnen niet zonder.

Verandering is de enige constante. Deze opmerking van de Griekse filosoof Heraclitus is alweer ruim 2.500 jaar oud, maar vandaag de dag nog altijd razend actueel. Nog nooit volgden veranderingen elkaar zó snel op als tegenwoordig. Bedrijven die de markten hardhollend moeten bijbenen, de kosten willen beheersen en hun omzet graag op peil houden, doen er daarom goed aan om te forecasten. Niet het voorspellen óm het voorspellen, maar voorspellen om een beeld te vormen van de verwachte situatie. Alleen zo kunnen ze snel inspelen op veranderingen.

Kodak kopje onder

Daar op geen enkele manier mee bezig zijn, kan voor behoorlijk wat problemen zorgen. Vraag maar eens aan de platenmaatschappijen die het afgelopen decennia Apple aan zich voorbij zagen denderen. Aan KPN die door de opkomst van WhatsApp een belangrijk deel van de business zag instorten. En wat te denken van de managers van Kodak? Zij hadden de opkomst van digitale fotografie even niet zien aankomen, waardoor het bedrijf na 140 jaar kopje onder ging.

Kansen missen

Niet forecasten betekent kansen missen. Je logistiek blijkt bijvoorbeeld niet aan te sluiten op de afzet. Een product raakt snel uitverkocht en extra produceren kost minimaal een maand. Bovendien kan het zijn dat je onnodig veel kosten maakt door de aankoop van machines die helemaal niet nodig blijken of door het langdurig aanhouden van te hoge buffers.

Achterkant bierviltje

Met forecasten krijg je controle over je organisatie door verwachtingen af te zetten tegen je wensen en ambities. Ieder bedrijf is hier in meer of mindere mate mee bezig. Neem de bakker om de hoek. Die denkt natuurlijk vooruit door op maandag voldoende meel te bestellen, zodat hij op dinsdag en woensdag broodjes kan blijven bakken. Een stuk gecompliceerder wordt het als een bedrijf 5 verschillende entiteiten heeft, met ieder 100 medewerkers en 4 afdelingen. Dan een goed beeld schetsen van de toekomst, lukt niet meer op de achterkant van een bierviltje. Als organisatie ben je in dat geval al snel aangewezen op het gebruik van slimme tools.

Koers bepalen

Hoewel dergelijke tools veel werk uit handen nemen, blijft het opstellen van een forecast ook nog steeds denkwerk. De input bepaalt de uiteindelijke kwaliteit. Dat begint met nadenken over de koers die je als bedrijf wilt varen. Een kwestie van ambities hardop uitspreken en concrete doelen stellen. Het antwoord op deze vragen leidt automatisch naar de belangrijkste elementen waarop je wilt sturen, de KPI’s dus.

Werknemers koppelen aan KPI’s

Vervolgens – en dit is een stukje in het proces dat nog wel eens wordt vergeten – begint het koppelen van mensen aan deze KPI’s. Daarbij gaat het om de poppetjes in de organisatie die invloed hebben op zo’n key indicator en daar ook de verantwoordelijkheid voor willen én kunnen dragen. Maak als MT vooral niet de fout om deze groep buitenspel te zetten bij het opstellen van een forecast. De kans op een fatal error (lees: onrealistische voorspellingen, verkeerde aannames, geen evaluatiemomenten) neemt dan namelijk zienderogen toe.

Forecast opstellen

En dan is het een kwestie van data verzamelen. Onder meer over het verleden, de trends en seizoenspatronen. Combineer deze met eigen kennis en de plannen voor de toekomst. Heeft u de forecast eenmaal in steigers staan? Laat dan de financieel planner deze controleren en verifiëren met de forecasts die andere afdelingen hebben opgesteld. In de praktijk kom je nog wel eens wat doublures tegen en moet er in dit deel van het proces daarom het nodige worden versleuteld.

2 jaar vooruit kijken

Nostradamus durfde het in de 16e eeuw aan om voorspellingen te doen over dingen die honderden jaren later zouden gebeuren. Tegenwoordig is het voor veel bedrijven al bijna niet meer te voorzien hoe de vlag er over 5 jaar bij hangt. Gemiddeld kun je zeggen dat een forecast maximaal 1,5 tot 2 jaar vooruit kan kijken. Dat hangt grotendeels af van de marktdynamiek en het type organisatie. In sectoren die technology-driven zijn, gaan veranderingen nu eenmaal sneller dan gemiddeld.

Evalueren

Eenmaal bepaald hoe ver je het stokje zet? Dan kun je met de planning aan de slag gaan. Forecasten betekent immers ook tijdig bijsturen en dus moeten er bij alle betrokkenen evaluatiemomenten in de agenda’s worden gezet. Let wel: de frequentie moet een beetje in verhouding staan met de tijd die het kost. Het heeft geen zin om elke maand een forecast te maken als je daar een halve maand mee bezig bent.

Meer weten over dit onderwerp? Bezoek de site van ForecastXL.