Een lezer vroeg me:
‘Recent kreeg ik als commercieel directeur bij een IT-adviesbureau een klacht van een klant: die zag zichzelf terug op een groepsfoto op LinkedIn, gepost door een van mijn marketing/sales-medewerkers. De foto was gemaakt op een intern event bij ons waar ongeveer 40 klanten bij aanwezig waren. Weliswaar was het event openbaar toegankelijk en waren mensen alleen vanaf de rug gefotografeerd, maar deze klant had toch niet verwacht zichzelf zo terug te zien. Hebben wij nu de AVG overtreden, kan de klant een schadeclaim indienen? En wat kan ik doen naar de medewerker, ik heb geen reglement of protocol over sociale media.’
Zonder toestemming iemands gezicht/postuur online zetten is niet heel netjes, inderdaad. Ik zou bij klantenevents altijd aan mensen vragen of ze dit goed vinden, en zo niet expliciet de foto zo maken dat deze mensen niet in beeld zijn. Gewoon, omdat mensen dat van je verwachten en klanten nu eenmaal belangrijk zijn voor je bedrijf. (Voor de nitpickers: leveranciers zijn óók belangrijk dus ook daar het vragen. Bij personeel heeft vragen geen zin, die kun je alleen maar verplichten op de foto te gaan.)
Rechtmatig
Ik denk niet dat juridisch gezien toestemming echt nodig is. Gezien deze context (een openbare lezing) en het feit dat men op de rug is gefotografeerd waardoor herkenning onwaarschijnlijk wordt, plus dat de foto bestemd was voor een journalistiek doel (een verslag van de bijeenkomst) acht ik het rechtmatig om deze publicatie te doen. In AVG-taal: een legitiem eigen belang waarbij de privacy van de betrokkenen in lage mate geschonden wordt. En omdat het journalistiek is, hoefde je de klanten niet te informeren dat je dit ging doen (artikel 43 lid 2 Uitvoeringswet).
Op deze manier naar de klant reageren lijkt me echter niet handig. Ik zou dan ook zeker kijken of ik als bedrijf duidelijke instructies kan geven aan mijn mensen, die de klanten/relaties zullen begrijpen en die toch de PR- en marketingvoordelen halen waar mijn mensen op uit zijn. Ik kom dan al snel uit bij “altijd zeggen dat je dit gaat doen en bezwaren serieus nemen” of zelfs “altijd toestemming vragen en anders een paar collega’s voor publiek laten spelen”.
Jij bepaalt
Dergelijke instructies nemen veel onduidelijkheid en potentieel voor conflicten weg. Je mag dat als werkgever gewoon zeggen, jij bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd. En je mag natuurlijk dingen verbieden zelfs als de wet zegt dat die dingen gewoon mogen.
Een protocol lijkt me hiervoor niet nodig, je hebt rechtvaardiging genoeg in het feit dat klanten piepen. Dat kost je de klant (in theorie) dus dat is rechtvaardiging genoeg om gewoon te zeggen dat het anders gaat vanaf nu. Wel zou ik zo’n regel eerst even in de groep voorleggen, omdat ik weet dat een “oekaze” van bovenaf over Linkedin vaak veel weerstand oplevert.
