Het ontslag van een werknemer vraagt om een goede voorbereiding. Helemaal na de invoering van de Wet werk en zekerheid (Wwz) in 2015. In sommige gevallen is het eenvoudig om van een werknemer afscheid te nemen. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer in zijn proeftijd zit of als een kortlopend tijdelijk contract afloopt.
Lastiger wordt het als de werknemer al een vast contract of langdurig tijdelijk contract heeft. Een goede voorbereiding is cruciaal om op een zo plezierig mogelijke manier afscheid van elkaar te nemen. Dus wat moet je als ondernemer weten?
Dossieropbouw
Als je iemand wil of moet ontslaan omdat hij niet goed functioneert, dan is een goed personeelsdossier cruciaal. Aan de hand van een goed opgebouwd dossier kan je het disfunctioneren van je medewerker aantonen en welk verbetertraject je met de werknemer bent aangegaan. Pas daarna kun je kijken naar mogelijkheden om het dienstverband te beëindigen. Zonder dit dossier heeft jouw aanvraag vrijwel geen kans van slagen. Is het dossier niet op orde? Dan is de kans groot dat de rechter het ontslag afkeurt.
Je bouwt een dossier op door tweemaal per jaar of vaker met je werknemer in gesprek te gaan over zijn functioneren. Dit gesprek leg je vast in een verslag en laat je jouw medewerker tekenen voor akkoord. Wil hij dat niet? Laat hem dan tekenen voor ontvangst. In de gesprekken bespreek je eventuele verbeterpunten en maak je afspraken over hoe en wanneer dit verbeterd is. Als een werknemer tussentijds niet goed functioneert, dan moet je een schriftelijke waarschuwing geven. Ook hiervan moet je aantonen dat de medewerker deze heeft ontvangen.
Maar met een dossier alleen ben je er nog niet. Je bent als werkgever namelijk wettelijk verplicht om meerdere formele waarschuwingen te geven. Ook moet je je werknemer begeleiden en waar mogelijk opleidingen aanbieden. Op die manier geef je de werknemer de kans om zijn gedrag te verbeteren. Ga daarbij uit van een reële termijn. Een maand is nooit voldoende om een verandering te kunnen waarnemen. Verder moet je als werkgever ook kijken naar herplaatsingsmogelijkheden binnen de onderneming of holding.
De transitievergoeding
Met de invoering van de Wwz zijn de regels voor ontslag flink aangescherpt. Als je nu een werknemer ontslaat die twee jaar of langer bij je in dienst is, moet je hem vrijwel altijd een transitievergoeding betalen. Het maakt daarbij niet uit of je de werknemer ontslaat of dat je zijn contract niet verlengt. De transitievergoeding is bedoeld als compensatie voor ontslag en kan worden gebruikt om de stap naar een andere baan makkelijker te maken.
Dit geldt dus voor zowel vaste als tijdelijke contracten. Het maakt daarbij niet uit wat de reden is van het ontslag. Alleen bij een terecht ontslag op staande voet, ernstig verwijtbaar handelen van je werknemer, een faillissement of ontslag wegens pensioen hoef je geen transitievergoeding te betalen. Ook is een vergoeding niet verplicht bij ontslag met wederzijds goedvinden. Daarvoor geldt dat werkgever en werknemer samen een eventuele vergoeding kunnen afspreken. Maar werknemers zullen in dat geval niet snel akkoord gaan met een voorstel wat lager ligt dan de wettelijke norm.
Het is altijd verstandig om als werkgever geld opzij te leggen voor eventuele transitievergoedingen, want deze kunnen behoorlijk oplopen bij medewerkers die lang bij jou in dienst waren.
Vaststellingsovereenkomst
Je kan ook samen met de werknemer eruit komen, buiten de rechter en het UWV om. Je bent het dan met elkaar eens over het einde van het dienstverband en de daarbij horende ontslagvoorwaarden. De gemaakte afspraken leg je vast in een beeindigingsovereenkomst.
Als jij en jouw werknemer het eens zijn over het einde van de arbeidsovereenkomst en de voorwaarden waaronder dit plaatsvindt, kun je een beëindigingsovereenkomst (ook wel vaststellingsovereenkomst) opstellen. Hierin staan bijvoorbeeld de praktische afspraken over de laatste feitelijke werkdag van de werknemer, opname of uitbetaling van vakantiedagen, terugbetalen van studiekosten, en gebruik van lease-auto. Maar ook zaken als het geheimhouden van bedrijfsinformatie, concurrentiebeding en relatiebeding staan hierin.
Ga er echter niet te snel vanuit dat een werknemer dit ook echt wil. Hij moet hier duidelijk mee instemmen. Als werkgever heb je een onderzoeks- en informatieplicht en is het verstandig je medewerker te adviseren dat hij juridisch advies vraagt. Zorg dat je werknemer schriftelijk aangeeft dat hij ook echt akkoord gaat met het einde van het dienstverband. Inmenging van het UWV of de kantonrechter bij een beëindiging van het dienstverband is dan niet meer nodig. Ook bij een beëindigingovereenkomst kan een werknemer aanspraak maken op een WW-uitkering. De overeenkomst moet dan wel aan bepaalde eisen voldoen.
Werknemer heeft bedenktijd
Sinds 1 juli 2015 kan een werknemer binnen 14 dagen terugkomen op een schriftelijk aangegane beëindigingsovereenkomst. Dit heet het herroepingsrecht van werknemers. Een werknemer moet dit wel schriftelijk doen, maar hoeft hierbij geen reden op te geven. Om misbruik tegen te gaan, mag een werknemer ten opzichte van dezelfde werkgever slechts één keer in de 6 maanden van dit herroepingsrecht gebruikmaken.
Het ontslaan van een werknemer vereist dus een goede voorbereiding. Ga niet overhaast te werk en bereid een ontslag zorgvuldig voor. De kans dat je werknemer daadwerkelijk wordt ontslagen, hangt in grote mate af van de feiten en omstandigheden die als reden(en) voor het ontslag worden aangevoerd.
Lees ook:
- Deze ondernemer ontdekte dé manier om conflicten met personeel te voorkomen
- Hoe communicatiebureau Linden & Barbosa omgaat met een failliete klant
- Niet-betalende klanten: vermijd deze 5 denkfouten
Ramon van Lieshout
Ramon is jurist bij DAS. Hij biedt hulp bij arbeidszaken en contractuele geschillen over onroerend goed. Vragen aan Ramon, stuur een mail naar [email protected].
