Met deze 5 tips voorkom je dat vergaderingen van de rails lopen

Wanneer een vergadering ontspoort, blijven de deelnemers verward en gefrustreerd achter. Het kan nog uren duren, voordat iedereen weer gefocust aan het werk is. Het meeting recovery-syndroom wordt dat genoemd.

Je herkent het aan vermoeide deelnemers, die achteraf flink lopen te klagen tegen collega’s. Met al die tijdverspilling is hun stress over al het andere werk dat nog op ze ligt te wachten alleen maar toegenomen.

Nu is het gedrag waarmee vergaderingen ontsporen, vaak wel te managen. Vijf typische problemen en de nodige tips voor voorzitters.

#1 Te laat komen

Elke organisatie heeft er wel één: een collega die op alle vergaderingen te laat komt. Hij of zij kan er ook niets aan doen. De vergadering ervoor is vreselijk uitgelopen. Dat telefoontje duurde wat langer, of die computer had kuren…

Dat kunnen goede excuses zijn, maar ook gewoon slecht timemanagement. Bij dat laatste kan je als voorzitter van de vergadering twee dingen doen. Het eerste is wachten met vergaderen tot de chronische laatkomer de vergaderruimte binnenkomt. Hij (of zij) wordt dan ontvangen met heel wat gefrustreerde of boze gezichten.

Weiger om laatkomers bij te laten praten door collega’s

Het tweede is weigeren om deze laatkomer tijdens de vergadering bij te laten praten door collega’s over wat hij gemist heeft. Zo moet hij achteraf bij de collega’s gaan bedelen om informatie.

Laat ook weten, welke agendapunten niet behandeld kunnen worden vanwege deze laatkomer. Als goede voorzitter wil je namelijk niet alleen op tijd starten, maar ook op de afgesproken tijd eindigen.

Is er meer aan de hand dan is een andere aanpak nodig. Een manager met narcistische neigingen kan te laat komen verwarren met een gevoel van macht. Zonder zijn aanwezigheid gaat niemand vooruit, denkt hij.

Als voorzitter kan je hem dan influisteren dat regelmatig te laat komen, niet goed is voor zijn imago. Je wil zo voorkomen dat collega’s hem gaan verwijten respectloos én ongeorganiseerd te zijn.

Een drama queen gaat juist voor de spanning en de frustraties die hij oproept bij het te laat binnenkomen. Dat geeft een kick. Hem laten weten dat de collega’s dit gedrag nu wel doorhebben en het saai beginnen te vinden, kan dan helpen.

Wil je dat iedereen op tijd komt, begin de vergadering dan niet met koetjes en kalfjes of het bespreken van de agenda. Start meteen met grote aankondigingen, belangrijke besluiten, of complimenten. Dat wil niemand missen.

Lees ook: Dit zijn de organisatietypes die het meeste energie vreten

#2 Brainstormsessies kapen

Ook aanwezig bij elke vergadering: mensen die zichzelf graag horen praten. Als voorzitter kun je die dominante figuren wel managen. Met gerichte opmerkingen zoals: ingaan op de details is voor de projectmeeting van morgen. Of: nu vraag ik jouw steun om de standpunten van de anderen te horen.

Wie niets bijzonders te melden heeft, kan helemaal losgaan in een brainstorm

Maar dat wordt lastiger bij brainstormsessies. Zelfs wie helemaal niets bijzonders te melden heeft, kan daarin namelijk helemaal losgaan. Brainstormen, weet je wel. Als voorzitter kun je dit voorkomen door een ‘stille brainstorm’ te organiseren.

Die tip komt van professor Steven Rogelberg (University of North Carolina). Hij is een bekende expert in vergaderen en auteur van het boek The Surprising Science of Meetings.

Laat de deelnemers aan de vergadering anoniem hun ideeën noteren en breng die zelf in voor discussie. Zo voorkom je dat iemand alle tijd die voor een brainstorm is gereserveerd voor zichzelf claimt.

Bovendien gaat er geen tijd verloren aan het bekritiseren van elkaars ideeën. Als dit gebeurt op basis van verborgen agenda’s of hiërarchische posities, is dat is echt niet productief. Het inbouwen van zo’n stukje anonieme veiligheid levert je bovendien betere ideeën op.

#3 Eitje pellen tijdens vergaderingen

Een vergadering is een prima plek om nog even een eitje te pellen. Niet letterlijk, al gebeurt dat ook, maar dit gaat over het aansnijden van onderwerpen waarover eigenlijk niet vergaderd wordt.

Bij het afronden van een salespitch voor een nieuwe potentiële klant blijft een collega de details bespreken van een ander project dat zij (of hij) beheert voor het team. Het is dus geen onzin, en de kans is groot dat het team erop ingaat.

Maar ondertussen heeft haar project niets te maken met het doel van de vergadering. Haar onderbrekingen leiden dus af, waardoor die sales pitch maar niet afkomt.

Zwaartekracht: wanneer iedereen wordt meegezogen in de discussie

Andere collega’s misbruiken vergaderingen voor het bespreken van een belangrijk onderwerp dat al een tijdje op hun lever ligt. Denk aan een HR-manager die de bedrijfscultuur wil bespreken tijdens een technische vergadering over loonschalen.

Of een marketingmanager die het onderwerp leiderschap aansnijdt tijdens een meeting over de lancering van een nieuw product. Voor je het weet, wordt iedereen meegezogen in de discussie.

Luis Velasquez (Stanford University Graduate School of Business) maakt de vergelijking met zwaartekracht. Het gaat over aantrekkelijke problemen of uitdagingen, maar ze zijn niet op te lossen op een gewone vergadering. Dat moet op een hoger niveau gebeuren.

‘Proberen zo’n zwaartekrachtprobleem op te lossen kost tijd, mentale capaciteit en motivatie. Het leidt af van oplosbare problemen, wat leidt tot teamfrustratie’, schrijft hij op HBR. Focus als voorzitter dus op wat wel op te lossen is: de nieuwe indeling in loonschalen of de productlancering.

#4 Negatief denken

Een grafisch ontwerper vindt de nieuwe productlijn voor shampoo een mislukking. Het ontwerp voor de verpakking is niet goed genoeg, zegt hij tijdens de vergadering. Daarmee tempert hij het enthousiasme voor de nieuwe lijn. Met dat alles-of-niets denken, worden ook oplossingen meteen geblokkeerd.

Je ziet één zwart schaap en je denkt meteen dat de hele kudde zwart is

Een backoffice medewerker concludeert na een negatieve beoordeling van een klant dat iedereen het product niet goed vindt. Overgeneraliseren wordt dat genoemd: je ziet één zwart schaap en je neemt meteen aan dat de hele kudde zwart is. Daardoor concentreert de vergadering zich op het verdedigen van het product in plaats van het identificeren van punten die verbeterd kunnen worden.

Een collega maakt zich zorgen, want het budget voor adverteren op sociale media is verlaagd. Hij ziet de bui al hangen. Er is meer aan de hand, dit is de voorbode van nog veel meer schrappen in budgetten en zelfs ontslagen. Dat rampdenken leidt het team af van het bespreken van praktische oplossingen met het lagere budget voor die advertenties.

Zij lanceert een idee, maar haar manager reageert daar niet enthousiast op. Zij ziet dat als een teken dat al haar ideeën niet goed genoeg zijn. Ze raakt nog verder in een emotionele spiraal, al haar werk is kennelijk niet goed genoeg. Het team verspilt vervolgens tijd om haar gerust te stellen. Het had beter de voor en tegens van het idee kunnen bespreken.

Lees ook: Vijf manieren om gemotiveerd te blijven volgens de wetenschap

#5 Vergaderingen niet voorbereiden

Een goede vergadering start al eerder, namelijk met de voorbereiding. Hou voor je meeting een overkoepelend doel voor ogen: is dat een beslissing nemen, brainstormen, mensen op één lijn te krijgen of iets anders?

Rogelberg raadt voorzitters aan om een agenda op te stellen zonder algemene onderwerpen, maar met vragen die beantwoord moeten worden. Zet niet: targets project x. Denk eerder aan: Wat zijn onze resultaten voor project x?

Nodig alleen teamleden uit die een echte rol hebben in het bereiken van het doel van de vergadering. Maak duidelijk of en welke voorbereiding je van ze verwacht. En doe dit niet op de avond voor de vergadering zelf.

Vergaderen is voor sommige collega’s een mogelijkheid om te netwerken

Dit alles voorkomt dat je tijdens de meeting botst op collega’s die denken dat het niet nodig is om zich voor te bereiden. Ze vinden zichzelf zo belangrijk dat hun aanwezigheid alleen al genoeg zou moeten zijn. Alleen draagt dat niet bij aan een efficiënte meeting.

Ook zijn er collega’s die denken dat de uitnodiging voor een vergadering betekent dat ze deskundig en dus relevant zijn. En dat geeft ze ook beslissingsbevoegdheid in alle gespreksonderwerpen. Dat is meestal niet het geval, maar daarmee gaat wel kostbare tijd verloren.

Deelnemen aan een vergadering zien sommige collega’s ook als een mogelijkheid om te netwerken. Ze komen ze namelijk in contact met mensen die ze niet zo vaak zien. Daardoor focussen ze zich minder op het eigenlijk doel van de vergadering en vertragen ze de boel.

Nog een gevalletje van gebrek aan focus: multitasken. Mails checken, appjes beantwoorden, TikTok bekijken… Zorg dat je vooraf afspraken maakt over het gebruik van digitale toestellen tijdens meetings.

Lees ook: Vier stoorzenders die je focus verpesten