Het persoonlijk mobiliteitsbudget bestaat in vele vormen en dat is tegelijk de kern van het succes van deze manier van reiskostenvergoeding. Want hoewel slechts 2 procent van de bedrijven momenteel met zo’n budget werkt, blijkt uit diverse onderzoeken dat je hiermee 5 tot 10 procent op de mobiliteitskosten kunt besparen.
Wij hoeven jou niet voor te rekenen dat dit een hele hap uit het jaarbudget is. Maar waar begin je? En hoe zorg je dat werknemers ook blij zijn met hun mobiliteitsbudget en de keuzevrijheid die daarbij gepaard gaat zo optimaal mogelijk benutten?
Doelstelling
De mobiliteitsbudgetten vervangen de huidige reiskostenvergoeding of auto van de zaak. Die kosten verschillen natuurlijk. Een geleasete VW Golf kost het bedrijf bijvoorbeeld rond de 9.000 euro, terwijl een Altijd Vrij NS-abonnement jaarlijks nog geen 4.000 euro kost. Daarom is het belangrijk in kaart te brengen hoe groot een budget per persoon of functie moet zijn.
Allereerst moet je dus het reisgedrag van al jouw mensen in kaart brengen. Dat kan door een eenvoudige vergelijking van woon- en werkplekken, maar dat geeft wel erg summiere informatie. Beter is een interne enquête te (laten) houden, zodat ook gegevens over klantbezoek, werklocaties, thuiswerken en het huidige vervoersmiddel op tafel komen.
Het voordeel van dit laatste is dat je bijvoorbeeld een CO2-doelstelling aan de veranderingen kunt hangen. Iets als: ‘We gaan jaarlijks onze CO2-uitstoot met 8 procent verlagen en daar kunnen jullie aan meedoen door vaker de trein te pakken.’
Bedenk het maar
Een mobiliteitsbudget kent vele invullingen. Het kan een kaal geldbedrag zijn, een gedeelde of kleinere leaseauto in combinatie met een dalurenkaart of een fiets via de Werkkostenregeling (WKR). Het kan een private leaseauto zijn in combinatie met een elektrische scooter of Segway. Bedenk het maar!
Maar bedenk dan ook dat elke variant gevolgen heeft voor bijvoorbeeld de vaste reiskostenvergoeding, bijtelling van een leaseauto of het privé-inkomen van de medewerkers. Ze mogen het resterende bedrag van het budget in hun zak steken, maar moeten dit wel bij het belastbaar inkomen tellen. Dit kan fiscale gevolgen hebben voor hun belastingtarieven en/of toeslagen voor huur of bijvoorbeeld kinderopvang. Maak je medewerkers hierop attent.
Een variant op het persoonlijk budget, en erg in opkomst, zijn mobiliteitspassen zoals de NS-Business Card. Die geven de houder vrijwel onbeperkte toegang tot het openbaar vervoer, deelauto, huurfiets, parkeren en ga maar door. Zo’n pas wordt door het bedrijf ingekocht.
Maatschappelijke kosten
Naast de interne rust biedt een mobiliteitsbudget de werkgever ook de kans hoger te scoren op het vlak van werknemerstevredenheid. Een niet onbelangrijk gegeven nu arbeid weer schaarser wordt. Zowel het mobiliteitsbudget als de – kaart biedt medewerkers namelijk meer keuzevrijheid en daarmee gemak. Staat er veel file, dan pakt de frequente autorijder toch een keer de trein. Terwijl de treinforens voor zijn onbereikbare afspraak makkelijker een deelauto bestelt.
Stimuleer die keuzevrijheid ook, zeker als je een CO2-doelstelling aan de invoering van het persoonlijke mobiliteitsbudget hebt gekoppeld. Een goede manier om medewerkers bewust te laten nadenken over de invulling van hun budget is door niet alleen te wijzen op de reistijd, maar ook op de maatschappelijke footprint.
KPMG heeft bijvoorbeeld voor het traject Driebergen en Amsterdam Zuid de keuze tussen de verschillende vervoersmiddelen inzichtelijk gemaakt door niet alleen de costs of ownership, maar ook de milieukosten, gezondheid en veiligheid mee te berekenen. De maatschappelijke footprint, zeg maar. Dan blijkt dat een woon-werkreis met de auto een maatschappelijk prijskaartje van 15 euro heeft ten opzichte van 0,25 euro voor dezelfde persoon in de trein. Een goede manier om bewustwording te creëren.
Maatwerk
Een mobiliteitsbudget optimaal laten werken is kortom maatwerk. Er is niet één goede oplossing, omdat de behoeftes van je medewerkers verschillen. Start met onderzoeken wat zij nodig hebben én bedenk hoe je medewerkers positief motiveert iedere dag opnieuw een bewuste keuze in de manier van reizen te maken. Bepaal op basis daarvan hoe je de persoonlijke mobiliteitsbudgetten samenstelt.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Zakelijk Reizen’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door NS.
Lees ook:
- Ken je deze 5 opmerkelijke feiten rond bedrijfsmobiliteit al?
- Drukke baan en toch fit blijven? Zo doe je dat
- Zo optimaliseer je de reistijd van je medewerkers
