Na jarenlang twee accountantskantoren in de Randstad gerund te hebben, startte Pascale Petiet na een sabbatical opnieuw een accountantsbedrijf. Ditmaal van huis uit en met alles, van A tot Z online. “Er is geen fysiek kantoor.”
“Toen in 2005 ADSL begon door te breken dacht ik: 'Nou komen we in de buurt'. Want je hebt voldoende bandbreedte nodig om je bedrijf helemaal online te laten draaien. Het was de tijd dat internetboekhouden opkwam en ik begon me daar in te verdiepen, vooral in Twinfield en Reeleezee." Pascale Petiet runde vijftien jaar lang twee accountantskantoren in de Randstad. Met succes, maar ze wilde meer tijd hebben voor haar vier kinderen en verkocht de zaak. Na een sabbatical van een jaar verhuisde ze naar Heerlen en startte opnieuw. “Ik kende niemand in Heerlen, maar ik ben eind 2006 gewoon weer gestart. Ik deed alles online en dat baarde enig opzien, want ik was de eerste daar die alles digitaal deed. Mensen hadden er belangstelling voor en wilden weten hoe je zoiets opzet. Zo raakte ik vrij snel bekend en bouwde ik zonder veel moeite een nieuwe klantenkring op."
Bedrijf: Online Accountants MKB
Omvang: de oprichter en 25 franchisenemers
Start: november 2006
Bijzonderheden: er is geen kantoor
Uitdaging: doorgroeien tegen de stroom in
Portal als kantoor
Hoe werkt dat in de praktijk een online onderneming, zonder fysiek kantoor? Petiet: “Onze portal is ons kantoor. Als je inlogt vind je er alles wat je nodig hebt voor je financiële administratie: aangiften, rapporten, dossiers, nieuws en koppelingen met sociale netwerken. Wij werken zelf in deze omgeving en onze klanten ook, ieder met zijn eigen rechten. De portalsoftware hebben we gekocht bij PinkWeb en daar zijn vervolgens met maatwerk wat aanpassingen in aangebracht om onze workflow er goed in te krijgen. Via deze portal kunnen we ook onze andere cloudapplicaties benaderen, zoals ons CRM-systeem BaseNet.
“Met onze klanten werken we in principe met elk online pakket. We kijken daarbij wat het beste is vanuit de situatie van die klant. Het is belangrijk dat zo'n online applicatie wordt doorontwikkeld. Dat hij up-to-date blijft. Dat geldt naar ons idee in elk geval voor Reeleezee, Twinfield, Yuki, Exact Online, Fiscus.nl en Salarissen Online.
“Onderling communiceren we veel met Skype. Het is een stuk persoonlijker als je kunt videobellen. Maar uiteraard werken we ook met e-mail en gewoon met de telefoon. Er is alleen geen fysiek kantoor. We hebben een compleet online bestaan als onderneming.
Alles via internetbankieren
"Met nieuwe klanten bouwen we eerst een relatie op in twee of drie afspraken. Daarna spreken we elkaar in elk geval eens per kwartaal. Het hangt van de complexiteit van de onderwerpen af in welke vorm we dat doen. Bij ingewikkelde zaken zien we elkaar face to face. Als het wat minder ingewikkeld is, kiezen we voor Skype of de telefoon. En de eenvoudigste zaken gaan via de mail. De rest gaat vanzelf.
"Bij de intake zorgen we dat er een goede koppeling is tussen internetbankieren en de online boekhoudsoftware. Bij de meeste banken kan dat. Dat is de basis waardoor alles vastligt in het systeem: je facturen, je betalingen en je BTW. Kleine uitgaven moet je pinnen, zodat het automatisch op je bankafschriften verschijnt. De bonnetjes moet je wel bewaren, maar hoef je verder niks mee te doen. Op die manier kost het de ondernemer geen extra tijd en moeite. Onze klanten hebben ook helemaal niet het gevoel dat ze met boekhouden bezig zijn. Ze doen gewoon de dingen die ze toch altijd al deden en het systeem houdt dat op de achtergrond netjes voor ze bij.
Ondernemerschap behouden
Online boekhouden klinkt als een uitkomst voor de klant én de accountant. Maar waarom is nog niet iedereen overgestapt op de cloud? Petiet: “Het is beter als een accountant zelf ook ondernemer is. Dan kan hij zich goed inleven in de wereld van zijn klanten. Dat lukt alleen als je je zaak klein houdt. De prijs daarvoor is dat je de voordelen van een groot kantoor mist, waaronder innovatie en marketing. Ik wilde de voordelen van een groot kantoor, maar met behoud van het ondernemerschap. Zo kwam ik op de franchiseformule van Online Accountants MKB.
“In 2010 ben ik begonnen met het landelijk uitrollen van deze aanpak. Inmiddels zijn we een netwerk van 25 accountants verspreid over heel Nederland die alles online doen. Er zijn ook een paar kleine kantoren aangesloten die voor een deel nog traditioneel werken, maar daar hebben we mee afgesproken dat ze nieuwe klanten op de nieuwe manier gaan bedienen. Het is dan ook een kwestie van tijd voordat ook zij alles online zullen doen.
Lastig doorgroeien
"Ik merk inmiddels wel dat het lastig is om door te groeien. Dat komt omdat mensen de neiging hebben om lang vast te houden aan oude werkwijzen en manieren van denken. Ik moet steeds heel veel uitleggen, steeds de boodschap herhalen. Veel collega's zijn beducht dat ze zichzelf overbodig maken als er veel van de boekhouding wordt geautomatiseerd. ‘Hebben we wel een toekomst als we niet meer zoveel met de cijfertjes bezig zijn?’, vragen ze zich af. Daar stellen wij tegenover dat je in deze nieuwe situatie waarde moet bieden in de vorm van gemak en advies. Dat is nu je bestaansrecht.
"Sommige klanten zijn al een stuk verder dan veel collega's in de accountancy. Die collega's hebben dan bijvoorbeeld pas weer fors geïnvesteerd in een duur financieel pakket. Daar kun je dan wel een paar jaar mee vooruit, maar je kunt niet meer groeien. Wie nu nog werkt met software die je op een server moet installeren en met papieren dossiers houdt het waarschijnlijk geen vijf jaar meer vol. Die is al snel letterlijk uitgewerkt. Mijn advies aan zulke collega's is: ga zo snel je kunt online, eventueel stapje voor stapje, maar blijf niet zitten waar je zit.”
