#1 Wacht niet te lang…
Op kantoor klinkt al langer gemor over het gedrag en de inzet van één van de collega’s. Die geluiden heb je opgevangen bij de koffieautomaat. Hoog tijd daarom om de verbanddoos op tafel te zetten. Voorkom dat een kleine, op het eerste oog onschuldige schaafplek gaat etteren en zich ontwikkelt als open wond. Mede hiervoor hebben ze je destijds aangesteld als manager. Slecht functionerende medewerkers zullen in verreweg de meeste gevallen niet uit zichzelf beter werk gaan leveren. Is het je duidelijk dat er slecht nieuws moet worden gebracht? Je kunt het gesprek dan maar beter zo snel mogelijk inplannen.
#2 …maar bereid je wel goed voor
Een goede voorbereiding… je kent de riedel verder wel. Toch kunnen we niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is dat je je van tevoren in de situatie, de medewerker zelf en de boodschap verdiept. Met wie ga je het gesprek voeren? Zijn er bijvoorbeeld omstandigheden in de privésituatie die zijn of haar slechte functioneren kunnen verklaren? Aan de hand daarvan kun je ook alvast de mogelijke reacties in kaart brengen en daar een passend antwoord op bedenken.
Grofweg kunnen we stellen dat je gesprek drie doelen heeft. Allereerst is daar de boodschap zelf, in de tweede plaats het opvangen van de emoties en als derde de acceptatie van het nieuws. Er is je immers alles aan gelegen dat de medewerker met je boodschap aan de slag gaat. Vat deze daarom eens samen in één enkele zin en voeg daar twee, maximaal drie argumenten aan toe. Houd deze informatie vast als leidraad tijdens het gesprek.
#3 Neem de tijd…
Actie = reactie. Wanneer je kritiek geeft, dan zal de ander onherroepelijk ook zijn zegje willen doen. Logisch. Geef de medewerker in kwestie daarom even de tijd om op je boodschap te reageren. Raffel het gesprek niet af bij de koffieautomaat, maar kies een afgesloten ruimte zodat andere collega’s niet woord voor woord kunnen volgen wat er binnen wordt gezegd. Schakel de telefoon door en zet je mobiel op stil. Deze kwestie verdient je volledige aandacht. Plan het gesprek bij voorkeur in de namiddag. Dan kan de medewerker daarna meteen naar huis, het gesprek op zich laten inwerken en zich de volgende dag weer met frisse moed op kantoor melden.
#4 …maar wees wel duidelijk
Was het al zaak om het gesprek niet eeuwig uit te stellen, wacht ook niet te lang met de boodschap zelf. Een verkoopgesprek begint dan misschien met koetjes en kalfjes, in dit geval kom je snel ter zake. Draai er niet omheen door eerst uitvoerig het weer te bespreken en daarna nog even naar de schoolprestaties van de kinderen te informeren. Wees duidelijk, leg je boodschap op tafel en vertel wat de argumenten zijn. Begin overigens nooit met de vraag: ‘Waarom denk je zelf dat je hier zit?’. Dat leidt in de praktijk zelden tot het antwoord dat je wenst te horen.
#5 Bied ruimte voor emoties…
Kritiek ontvangen gaat niet zelden zonder emoties. Woede, ongeloof, ontkenning, verdriet; de meer ervaren manager heeft het allemaal al eens op zijn bordje gekregen. De ene medewerker zal veel heftiger reageren op de boodschap dan een ander. Neem die emoties in ieder geval serieus en geef de ander even de tijd om wat stoom af te blazen. Voorkom discussies. In deze fase van het gesprek gaat het om een luisterend oor, af en toe een vraag stellen en proberen het relaas van de ander samen te vatten.
#6 …maar blijf wel de baas
Onthoud wel, jij bent de manager! Uiteraard heb je begrip voor de situatie waarin de medewerker zich bevindt. Toch dient hij in het belang van het bedrijf zijn gedrag of inzet te veranderen. Dat is en blijft de insteek. Wordt het eerste, begrijpelijke briesje van emotie een storm van ongenoegen richting uw eigen persoon, dan is het van belang om in te grijpen. Blijf zakelijk. Voorkom in zo’n situatie dat emoties een persoonlijke tint krijgen en richt je kritiek op het functioneren en niet op de mens.
#7 Bespreek de oplossing…
Je boodschap is helder. Je hebt uitgelegd waarom. En er is voldoende tijd geweest om hierop te reageren. Hoog tijd om het vervolgtraject door te nemen. Welke oplossing heb je bedacht? Wat verwacht je van de medewerker? Dit biedt je tevens de kans om het gesprek met een positieve inslag te eindigen. Wees hierin niet te uitgebreid, maar beperk je tot een aantal simpele en helder geformuleerde verbeterpunten. Vraag of deze duidelijk zijn en maak direct een vervolgafspraak om de voortgang te bespreken.
#8 …en vergeet de interne communicatie niet
Nu het gesprek met de persoon om wie het gaat is afgerond, dien je jezelf de vraag te stellen in welke mate andere collega’s over het gesprek geïnformeerd moeten worden. Dat is lang niet altijd nodig, maar kan in sommige gevallen wel wat onrust op de werkvloer wegnemen.
Dit artikel is een herplaatsing van het artikel dat eerder bij MT verscheen.
