Wekelijks zijn we meerdere uren kwijt met het checken en beantwoorden van onze mail. Hoe dat efficiënter kan, lees je hier.
E-mail neemt in de regel meer tijd in beslag dan je lief is. Forbes-redacteur Kathryn Dill loopt chronologisch door een email heen en presenteert een aantal tips om mailen makkelijk, snel en effectief te maken. Het belangrijkste is om te zorgen dat je mail niet te lang wordt. Wees kort en bondig, dat kan je lezer waarderen.
Onderwerpregel: wees concreet
Zorg dat je onderwerpregel niet over the top is en dat het meteen duidelijk is waar je mail over gaat. Let op: sommige mailprogramma's zetten meerdere keren re. en fwd. achter een mail als die wordt doorgestuurd of beanwoord.
Aanhef: zet de toon
Wees je bewust over de aanhef. Je aanhef zet de toon voor je mail, dus bedenk dat als je je ontvanger formeel begroet, de rest van de mail ook zo gelezen wordt. Daarbij begroet je een klant of nieuwe relatie natuurlijk anders dan je collega drie etages hoger.
Opbouw: kom meteen ter zake
De meeste professionals ontvangen bergen mail per dag en hebben weinig tijd. Als je iets voor elkaar wilt krijgen, kom dan zo snel mogelijk ter zake en laat in de eerste regel blijken wat je wilt; is het een oproep, een vraag of een voorstel? Zo maakt je het voor de ontvanger makkelijker om meteen te reageren.
Tip: maak van beknoptheid je beste vriend. Als de ontvanger eerst door een lange lap tekst moet spitten, kan het zijn dat hij belangrijke informatie misloopt.
Inhoud: hoe kom je over?
Dit is een belangrijk onderdeel van het communiceren via e-mail. Want hoe vaak gaat de nuance niet verloren of wordt iets compleet uit z'n verband gerukt? De gouden regel lijkt dan ook: een formulering waarvan je niet wilt dat die hardop op tv wordt voorgelezen, kun je beter niet in je mail zetten.
Probeer ook in te schatten hoe je mail opgevat kan worden door de ontvanger. Soms is het beter om kritiek vis-a-vis te bespreken in plaats van per mail, omdat daar geen nonverbale communicatie bij komt kijken. Kritiek leveren per mail is om die reden altijd tricky. Wees altijd constructief.
Tijdstip: stuur zakelijke mail tijdens kantooruren
Bewaar niet-dringende, werkgerelateerde mail voor kantooruren. 's Avonds en 's nachts ontvangt degene die je wilt bereiken waarschijnlijk allerlei nieuwsbrieven en andere informatie. Als je mail daar tussen belandt, loop je het risico dat hij ondersneeuwt.
Tot slot:
- Spel- en schrijffouten zijn dodelijk. Zet altijd een spellingschecker aan en kijk goed uit voor autocorrectie – zonder dat je het doorhebt kan je mailprogramma ineens je zinnen helemaal omgooien.
- Probeer je handtekening onder de mail zo 'schoon' mogelijk te houden, mits daar geen bedrijfspolicy voor is. Geen logo's en afbeeldingen; die komen er bij verschillende mailprogramma's heel anders uit te zien.
Op de website van Forbes wordt bovenstaand nog eens kort opgesomd ineen video. Kijk die hier terug.
Lees ook:
-
Een foutief gestuurde mail terughalen: deze startup zegt dat het kan
-
'E-mailen is geen effectieve vorm van samenwerking'
- De vergeten kracht van e-mail
