Waar moet u op letten als u een aantrekkelijke cloudapplicatie wil gebruiken? 11 tips om te checken of een applicatie deugt.
Het aanbod van zakelijke cloudsoftware groeit nog dagelijks. Helaas zijn er geen grote, onafhankelijke webshops of vergelijkingssites die dit enorme aanbod bundelen. Het wachten is op de Bol.coms en Amazon.coms voor zakelijke cloudsoftware. Tot die tijd moet u zelf op pad om iets goeds te vinden. Aan de hand van de onderstaande 11 vragen ontdekt u of de zakelijke applicatie die u op het oog heeft, daadwerkelijk geschikt is.
1. Is het wel echte cloudsoftware?
De cloud is in de mode en aanbieders proberen hun producten daarom onder deze nieuwe noemer te scharen. Maar het is niet alles cloud wat er blinkt. Echte cloudsoftware herken je aan het feit dat er maar één centrale versie van de software is en niet voor iedere klant een eigen versie. Deze software draait in een datacenter. Als er een upgrade komt, geldt deze voor alle afnemers. De vakterm daarvoor is multitenancy. Check dus of er van multitenancy sprake is.
2. Staan de servers in de EU of elders in de wereld?
Let goed op of de cloudserver binnen Europa staan. Is dat niet het geval, dan moet u extra oppassen met privacygevoelige gegevens en met vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
3. Heeft de aanbieder een goed toegankelijke demo-omgeving op zijn website?
Cloudoplossingen lenen zich er bij uitstek voor direct online getoond te worden. Richt u daarom vooral op die aanbieders die rechtstreeks kunnen laten zien wat ze in huis hebben.
4. Beschikt het product over goede import- en exportmogelijkheden voor uw data?
WAAR VIND JE APPS?
Mobiele stores
Je hebt de App Stores van Apple iPhone en iPad, Google (Android), Nokia, Windows Phone en BlackBerry, maar dat zijn geen onafhankelijke kanalen. Ze worden door één leverancier en door één type mobiel device gedomineerd. Ze zijn bovendien niet bedoeld voor online bedrijfssoftware, die (ook) op desktops en laptops moet draaien, maar uitsluitend voor mobiele apps.
Merkgebonden
Salesforce.com heeft zijn eigen AppExchange en er zijn meer merkgebonden App Stores, zoals van Apple, Google en SAP voor mobiele cloudtoepassingen en algemene cloudoplossingen. Het loont de moeite eens rond te neuzen in zulke merkgebonden shops.
Onafhankelijke portals
Goede onafhankelijke portalwebsites om uw zoektocht naar cloudsoftware mee te starten zijn getapp.com en cloudtools.nl.
Als u in een demo-omgeving rondneust, test deze functie dan als eerste. Alles wat u in deze omgeving brengt, moet u er ook weer uit kunnen halen. In de vorm van een csv-file (komma gescheiden), in Excel-formaat, in xml-formaat of in nog andere gangbare formaten die u kunt gebruiken om de gegevens te importeren in andere applicaties.
5. Is volstrekt en absoluut zeker dat u – en u alleen – eigenaar bent van de online data?
Niets zo vervelend als blijkt dat de data die u in de cloud opslaat, ook door leverancier gebruikt mag worden. Pluis daarom de leveringsvoorwaarden goed na om te zien of u daadwerkelijk de eigenaar bent van de online data.
6. Sluit het product goed aan bij de rest van uw automatisering?
Of het product goed aansluit bij de rest van uw automatisering is lastig te beantwoorden. Het kan immers zo zijn dat de rest van uw automatisering verouderd is, dan sluit een geavanceerd cloudproduct daar waarschijnlijk niet goed op aan. Daarom is het goed eerst een stap terug te zetten. Ga eens na wat in uw onderneming de echt kritische applicaties zijn. Meestal zijn dat er maar een paar. Het is aan te raden om – voordat u die aanvult met online toepassingen – eens rustig over de toekomst van die kernapplicaties zelf na te denken. Misschien kunt u deze op termijn ook wel in een cloudvorm afnemen en dan is de integratie met aanvullende cloudapplicaties een stuk makkelijker of misschien niet eens meer nodig.
Uitgangspunt moet zijn dat uw applicaties – online dan wel offline – webservices moeten kunnen ondersteunen, dat wil zeggen allerlei transacties via het internet moeten kunnen uitvoeren, en wel zonder dat daar dure maatwerkkoppelingen voor nodig zijn.
7. Geeft de aanbieder harde garanties aangaande de continuïteit (uptime) van zijn dienst?
Harde garanties zijn garanties die kunnen worden getoetst. Als in de Service Level Agreement (SLA) staat dat er een uptime is van minimaal 99,8 procent dan is dat prachtig, maar de vraag is wel wie dit meet en welke onafhankelijke instelling deze metingen controleert. Nog beter is het als de aanbieder zich verplicht een boete te betalen als het afgesproken service-level niet wordt gehaald.
8. Geeft de aanbieder harde garanties ten aanzien van de beveiliging van het dataverkeer?
Niet alleen wilt u – zoals bij vraag 5 – voorkomen dat uw leverancier aan de haal gaat met uw gegevens. Ook kwaadwillenden moeten niet aan uw data kunnen komen. Een goede beveiliging is daarom onontbeerlijk. Vraag vooral wie de controles van de beveiliging uitvoert, hoe vaak dat gebeurt en of u de rapportages mag inzien. Vraag ook of u schadeloos gesteld wordt in geval er onverhoopt toch iets mis zou gaan met de beveiliging. Heeft de aanbieder daar standaard procedures voor?
9. Hoe zit het met de service en ondersteuning van de applicatie?
Een goede service en ondersteuning is belangrijk voor een zakelijke applicatie. U wilt immers niet een week met de handen in het haar zitten, omdat u niet verder kunt. In het meest ideale geval is er een Nederlandse onafhankelijke dienstverlener beschikbaar, die voldoende kennis heeft van het product / de dienst en die u kan ondersteunen bij het gebruik. Probeer ook eens uit of de aanbieder goed telefonisch bereikbaar is voor ondersteuning en advies. Daarnaast scheelt het een stuk als er een goede Nederlandse taalversie van de applicatie beschikbaar is. Of op zijn minst Nederlandstalige helpteksten.
10. Is de kostenstructuur voldoende transparant?
De meeste online software wordt op abonnementsbasis aangeboden, dat wil zeggen voor een vast bedrag per gebruiker per maand. Vraag toch altijd voor de zekerheid even of die prijs all-in is. Zijn er echt geen bijkomende kosten, zoals opstartkosten, hostingkosten of aansluitingskosten?
11. Hoe vinden uw werknemers de software?
Als u verschillende aanbieders aan de hand van de bovenstaande vragen heeft vergeleken, springen er vast een of twee uit. Dan bent u er nog niet, want het meest essentieel is uiteindelijk of uw medewerkers lekker kunnen werken met deze software. Laat ze er daarom eens grondig aan snuffelen. Wat deze laatste toetst doorstaat, is de moeite meer dan waard.
