Het klagen en zuchten over eindeloze zoomsessies en andere videovergaderingen is na een jaar thuiswerken niet van de lucht. Toch zijn we met z’n allen, zo blijkt uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en het CBS, niet echt méér gaan vergaderen. Zeker, we deden het anders, want vaker digitaal. Maar het aantal vergaderingen bleek in het laatste kwartaal van 2020 maar een fractie hoger te liggen als het jaar daarvoor.
Klinkt geruststellend, maar dat is het niet. Werkende Nederlanders vergaderden begin jaren negentig al pakweg tien procent van hun tijd, bleek uit onderzoek van ‘vergaderdokter’ Wilbert van Vree. Dat kwam toen neer op een kleine vier uur per week. Vermoedelijk ligt het cijfer intussen hoger. Elektronicaconcern Sharp kwam twee jaar geleden na een groot onderzoek op bijna 30 uur vergaderen voor de doorsnee-werknemer per maand. Omgerekend praat je dan over bijna acht uur per week.
‘Mensen die al gewend waren om af en toe thuis te werken, zijn dat door corona vaker gaan doen. Vooral bij deze groep is het vergaderen gedigitaliseerd’, zegt Tanja Traag van het CBS. ‘Dat de cijfers overall nog meevallen, komt doordat lang niet iedereen vanuit huis kon gaan werken.’ Maar bij wie dat wèl kon is het Zoomen en Teamsen niet van de lucht. Vooral veel leidinggevenden zitten van ‘s ochtends vroeg tot diep in de avond achter hun scherm geplakt.
Telefoontje als smeerolie
Los van alle videobelsessies wordt er ook veel getelefoneerd en geappt. Negentig procent van alle thuiswerkers gaf in de enquête van TNO en het CBS aan regelmatig telefonisch of digitaal contact te hebben met collega’s of anderen. Een-op-eentjes zijn dus populair. Ze zijn de smeerolie van een bedrijf nu zoveel mensen thuis werken. Samen wandelen is, hoewel daar veel over wordt geschreven, in de praktijk nog niet echt ‘hot’: ruim 70 procent van de ondervraagden zei nooit of hooguit één keer per dag een collega of klant tegen te komen.
Tweederde van de vergaderingen is zonde van de tijd
Nederlanders zijn vergadertijgers, misschien is dat met onze poldercultuur ook wel verklaarbaar. Cijfers over andere landen laten zien dat daar een stuk minder wordt overlegd. Doodle, de Amerikaanse aanbieder van de bekende online agenda, kwam na een onderzoek onder 6500 werknemers in Duitsland, Groot-Brittannië en de VS uit op een gemiddelde vergaderduur van drie uur per week. Behoorlijk minder dan hier dus. Toch is ook daar het geklaag niet van de lucht. Ondervraagden noemden tweederde van de vergaderingen in het Doodle-onderzoek ronduit ‘zonde van de tijd’.
Digitaal duurt korter
Ook in Nederland wordt vaak gemopperd over eindeloze praatsessies die nergens toe leiden. De term overleg-obesitas werd ervoor bedacht. Waarschijnlijk is het dankzij de digitalisering iets verbeterd. Een (gratis) zoomcall duurt immers hooguit drie kwartier. Bij Microsofts Teams en Google Meet kunnen vergaderingen langer duren, maar na een uur is de concentratie bij de meeste deelnemers ver te zoeken. De eerste studies wijzen erop dat de gemiddelde vergadering daardoor nu twintig procent korter duurt dan voorheen.
Dat betekent niet dat de gemiddelde werkdag nu ook is ingekort. Het Amerikaanse National Bureau of Economic Research (NBER) deed onderzoek in zestien grote metropool-regio’s in Europa, Noord-Amerika en in het Midden-Oosten. Mensen bleken er sinds de corona-uitbraak 48,5 minuten per dag langer aan het werk te zijn. Dat komt neer op een toename van acht procent. Volgens het NBER nam ook het aantal vergaderingen – anders dan in Nederland – toe. Het aantal meetings waar een werknemer bij moest aanschuiven steeg in de onderzochte regio’s met dertien procent. Ook het aantal e-mails is nog nooit zo hoog geweest.
Stiekem multitasken
We overleggen dus ànders, maar niet minder. Over het nut van al die verplichte bijeenkomsten wordt verschillend gedacht. Managers vinden ze nodig, om de boel bij elkaar te houden en misschien ook uit vrees de controle te verliezen. Thuiswerkers klagen dat al dat vergaderen ook uren voorbereiding kost. Bovendien vinden ze het kijken naar al die vierkantjes op een scherm al snel saai. Bijna een kwart van de ondervraagden in een Amerikaans onderzoek gaf aan stiekem minstens drie of meer mailtjes te sturen tijdens een vergadering die een half uur duurde.
Het hoort erbij om over vergaderingen te klagen
In een andere Amerikaanse studie lag het percentage multitaskers nog veel hoger. Driekwart van de aanwezigen zette de microfoon tijdens een vergadering op mute en deed tussendoor iets anders. Ze aten hun lunch, checkten persoonlijke mailtjes of deden spelletjes op hun telefoon. De meesten gaven openlijk toe een hekel aan vergaderen te hebben. Wanneer ze onder vier ogen werden ondervraagd bleken hun opvattingen over de kwaliteit van de bijeenkomsten aanzienlijk positiever. ‘Blijkbaar hoort het erbij om over vergaderingen te klagen’, zeggen de onderzoekers daarover.
Zinvol vergaderen
Iedereen is het erover eens dat videovergaderingen zullen blijven. Ook als de coronapandemie straks achter ons ligt. We gaan de digitale bijeenkomsten zodra dat weer mag waarschijnlijk afwisselen met brainstormsessies op kantoor en persoonlijke gesprekjes in de koffiecorner. Hoog tijd om de overlegcultuur vóór die tijd eens kritisch tegen het licht te houden, zegt marketing-goeroe en ondernemer John White in het Amerikaanse zakenblad Inc.com. Het tijdschrift becijferde dat vergaderingen die niet effectief zijn het Amerikaanse bedrijfsleven maar liefst 283 miljard dollar per jaar kosten. Actuele cijfers over de kosten van de Nederlandse vergaderwoede zijn er niet. Misschien moeten het ook maar niet willen weten.
- Vergader niet te lang
- Bekijk geregeld of het aantal vergaderingen omlaag kan
- Zorg voor een duidelijke agenda
- Laat als leidinggevende vooral anderen aan het woord
- Zorg dat deelnemers elkaar niet gaan herhalen
- Bekijk of de voorbereidingstijd wel opweegt tegen wat de vergadering oplevert
- Begin een vergadering eens met muziek, nodig een gast uit of doe iets geks tussendoor
