Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Zo vier je een e-mailvrije vakantie (6 tips)

Kun jij tijdens je vakantie zonder zakelijke e-mail? In de praktijk blijken veel mensen dit een lastige opgave te vinden. Zes tips om op een verantwoorde manier los te komen van je werk.

In de wet is bepaald dat de werkgever de vakantieperiode dient vast te stellen overeenkomstig de wensen van de werknemer. De werknemer bepaalt dus; de werkgever kan de werknemer dus niet verplichten vakantiedagen op te nemen, ook niet bij einde van het dienstverband. Zijn er nog vakantiedagen over, dan dient de werkgever deze uit te betalen. Dit geldt ook indien de werknemer wordt vrijgesteld van werkzaamheden. Deze afspraak gaat niet ten koste van het saldo vakantiedagen, zo blijkt uit een uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam. Wil je toch van de vakantiedagen af zijn, neem dan expliciet op dat de werknemer zijn resterende vakantiedagen opneemt en dat deze niet meer worden uitbetaald. Dit is een gebruikelijk punt tijdens de onderhandelingen. Wettelijke vervaltermijn De opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Voor bovenwettelijke vakantiedagen (de vakantiedagen die de werknemer krijgt boven het wettelijk minimum van 20 dagen) is deze termijn vijf jaar. Na deze termijn is opnemen of uitbetalen dus niet meer aan de orde. De vakantiedagen vervallen echter niet indien de werknemer ‘redelijkerwijs niet in staat is geweest de vakantiedagen op te nemen’. In een recente uitspraak van de Kantonrechter Amsterdam ging het om twee werknemers die vakantiedagen uit 2013 en 2014 vorderden. Zij stelden dat deze niet waren vervallen omdat zij nooit in staat waren geweest vakantiedagen op te nemen. Onjuist, oordeelde de rechtbank. Het opnemen van vakantiedagen is de verantwoordelijkheid van de werknemers. Aangezien de werknemers hun werkgever nooit hadden verzocht om vakantiedagen te mogen opnemen, konden zij nu niet hun werkgever verwijten dat zij niet in de gelegenheid zijn gesteld om vakantie op te nemen. De vakantiedagen waren vervallen. Bijzondere omstandigheden Alleen onder bijzondere omstandigheden wordt aangenomen dat de werknemer redelijkerwijs niet in staat is vakantiedagen op te nemen. Dit is, zoals hierboven blijkt, indien de werkgever het de werknemer onmogelijk heeft gemaakt om vakantiedagen op te nemen. Ook bij ziekte is de wettelijke vervaltermijn gewoon van toepassing. Dit is alleen anders als de werknemer volledig is vrijgesteld van re-integratieverplichtingen. In dat geval is de wettelijke vervaltermijn niet van toepassing, zo blijkt uit een uitspraak van de Kantonrechter Utrecht. De werknemer is dan niet in staat vakantiedagen op te nemen wegens ziekte. Conclusie Een werknemer kan niet verplicht worden de openstaande vakantiedagen bij einde van het dienstverband op te nemen. Neem expliciet op dat vakantiedagen geacht worden te zijn opgenomen en niet worden uitbetaald zodat voorkomen wordt dat toch uitbetaling moet plaatsvinden. Vakantiedagen vervallen, tenzij de werkgever het de werknemer onmogelijk heeft gemaakt vakantiedagen op te nemen of een zieke werknemer niet kan re-integreren. Getty
Je leest nu: Zo vier je een e-mailvrije vakantie (6 tips)

Stiekem weten we het allemaal. Als je écht wilt bijtanken tijdens je vakantie, dan kun je het beste helemaal offline gaan. Dus de werktelefoon laten voor wat hij is, behalve bij echte noodgevallen. Plus geen werkgerelateerde social media bijhouden, en zeker geen e-mail lezen.

Maar voor veel mensen wacht bij terugkomst een enorme berg mail. Die werken ze het liefst tijdens hun vakantie zo veel mogelijk weg. Met het gevolg dat ze waarschijnlijk meer met hun werk bezig zijn dan goed voor ze is. Hieronder lees je zes tips om dat nu juist te voorkomen.

Hoe vier je een e-mailvrije vakantie?

1. Manage de verwachtingen van collega’s

Maak duidelijk tot wanneer je beschikbaar bent in de laatste dagen voor je vakantie. Je zult namelijk zien dat je net voor het begin van je vakantie bedolven wordt door verzoeken van collega’s die zelf ook op vakantie gaan. Zet daarom in je handtekening in Outlook dat je mails tot drie dagen voor je vakantie nog wel beantwoordt, maar daarna niet meer. Vermeld ook vanaf wanneer je weer kunt reageren op je mail. Je kunt je handtekening bijvoorbeeld aanpassen vanaf een week voordat je zelf op vakantie gaat. Op die manier manage je de verwachtingen van je collega’s en kun je de laatste twee dagen gebruiken om alle losse eindjes weg te werken.

2. Lees niet alle mail uit je vakantieperiode

Geef aan dat je niet alle mail uit je vakantieperiode leest. Zet daarvoor in Outlook in je automatische antwoord dat je bij terugkomst van vakantie alleen de mail leest die niet ouder is dan drie werkdagen. En dat je dus niet de mail leest die voor een bepaalde datum aan je verstuurd is. Dat klinkt misschien een beetje onaardig, maar 80 procent van de vragen in deze mails is al opgelost op het moment dat je de mail leest. Dan besteed je dus tijd en energie aan iets wat niet meer relevant is. Je kunt de afzender eventueel ook nog verzoeken om de mail opnieuw te versturen nadat je terug bent van vakantie. De kans is dan vrij groot dat hij op een andere manier al een antwoord op zijn vraag heeft gekregen.

3. Laat je mail diagonaal scannen door een collega

Vraag een vervanger om af en toe je mail in de gaten te houden. Hij zou de berichten in je inbox diagonaal kunnen scannen. De vervanger beantwoordt dan alleen mails die urgent zijn en archiveert de rest in de map ‘Nog af te handelen’. Als duidelijk is dat een mail zijn urgentie heeft verloren als je terug bent van vakantie, dan kan hij die direct weggooien. Daardoor weet je na terugkomst in een oogopslag waar je nog wel wat mee moet en is alvast een eerste sortering gemaakt.

4. Breng bij terugkomst alles weer op orde

Plan de eerste twee werkdagen na terugkomst tijd in om alle werkstromen weer op orde te brengen, inclusief je e-mail. Daarvoor zou je 60 procent van de tijd kunnen reserveren. De overige 40 procent kun je dan vullen met overleggen en ad hoc-zaken die ook om aandacht vragen. Als dat niet lukt, probeer dan in ieder geval in de eerste week meer tijd te reserveren om alles op orde te brengen. Vergeet daarbij niet gebruik te maken van je agenda in Outlook. Die heeft een heleboel handige toepassingen waardoor timemanagement een fluitje van een cent wordt.

5. Sluit je inbox af tijdens je vakantie

Bekijk of de ICT-afdeling tijdens je vakantie je inbox kan afsluiten. In sommige bedrijven is dat al de gewoonste zaak van de wereld. Tegelijk vermeld je in het automatische antwoord in Outlook een e-mailadres en een telefoonnummer waar mensen wel terechtkunnen. Dit is ook mogelijk met regels in Outlook. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat alle binnenkomende mail wordt verwijderd, met de mededeling dat je geen mail leest die tijdens je vakantie binnenkomt. Vraag daarbij vriendelijk om de mail opnieuw te sturen als de afzender vindt dat het absoluut noodzakelijk is dat jij ernaar kijkt. De kans is groot dat je alsnog een beperkt aantal mailtjes krijgt.

6. Maak in Outlook vaker gebruik van regels

Wil je Outlook voor jou het sorteerwerk laten doen? Door het instellen van regels kun je mail van bepaalde afzenders direct naar een bepaalde map laten verplaatsen of zelfs weggooien. Dankzij de regels archiveert Outlook meteen een heleboel mail in een map die jij kiest. Als je dan terugkomt van vakantie, hoef je een stuk minder sorteerwerk te doen. Vergeet niet: het instellen van regels is een van de meest efficiënte toepassingen van Outlook.

Fijne vakantie!

Dit artikel verscheen eerder op Hetbeterewerken.nl