Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Zes tips om tijd terug te winnen voor jezelf en je werk

Heb jij elke dag opnieuw het gevoel dat je tijd tekortkomt? Met deze zes wetenschappelijk onderbouwde tips kan je tijd terugwinnen, professioneel én privé.

Tijd terugwinnen voor jezelf
Getty Images
Je leest nu: Zes tips om tijd terug te winnen voor jezelf en je werk

Je bent niet alleen, tachtig procent van de werkende volwassenen heeft elke dag het gevoel dat er tijd tekort is. En dat heeft een negatieve impact op je geluksgevoel. Zelfs meer impact dan werkloos zijn, begint Ashley Whillans, haar presentatie op de Deense Presidents Summit.

Whillans is hoogleraar aan Harvard Business School en auteur van het boek ‘Time Smart‘. Ze focust in haar onderzoek op de link tussen tijd, geluk en geld. De voordelen van remote werken tijdens de pandemie, minder pendelen, flexibeler werken en minder reizen, hebben een omgekeerd effect gehad op onze tijdsbesteding.

We hebben 250 procent meer vergaderingen dan voor de pandemie

Het werk is hierdoor juist toegenomen, met 48,5 minuten per dag, zo blijkt uit data van Microsoft. ‘Dat is vergelijkbaar met de tijd die mensen vroeger nodig hadden om te pendelen. Nu we in hybride modellen werken, is dit zo gebleven. Sommige data suggereren zelfs dat we 250 procent meer vergaderingen hebben dan voor de pandemie.’

De extra meetings gebeuren nu voornamelijk buiten de gewone kantooruren, geeft ze aan. ‘De nieuwe vergaderpiek is tussen 19 en 22 uur ‘s avonds, en dat is echt voor het eerst.’ Hoog tijd dat we weer wat tijd voor onszelf terugwinnen, maar hoe?

Psychologische valkuilen die tijd kosten

De eerste stap is begrijpen in welke psychologische valkuilen we trappen. Whillans vertelt een ‘vrij gênant verhaal’ over zichzelf om uit te leggen wat ze daarmee bedoelt. Ze kreeg een jaar geleden de eerste echo van haar eerste kind. Terwijl de echo werd gemaakt, kreeg ze een berichtje op haar mobieltje.

‘Ik pak mijn telefoon en zie dat het een klant is. Ik check mijn e-mail en geef de klant meteen antwoord. En dit op zo’n belangrijk moment in mijn leven. Waar was ik mee bezig?’ Dit is een voorbeeld van het ‘mere urgency effect’: dringende zaken eerst.

‘We zijn geneigd om dringende taken eerst af te werken, zelfs als het belangrijk werk of belangrijke persoonlijke momenten verstoort. Maar dringende zaken zijn vaak geen belangrijke zaken, dus we moeten daarvoor oppassen.’

Lees ook: Hoe leiders onbewust de tijd van hun medewerkers verspillen

Nog zo’n psychologische bias: we waarderen tijd niet genoeg. ‘We zijn dol op meetbare gegevens, werkuren, productiviteit, statistieken, omdat we die kunnen vastleggen. Vijftig euro, is vijftig euro, vandaag en morgen. Maar tijd is vluchtig. We denken altijd dat we morgen meer tijd hebben dan vandaag.’

ashley whillans time smart
Ashley Whillans is hoogleraar aan Harvard Business School en auteur van het boek ‘Time Smart’

We focussen niet genoeg op hoe we tijd verstandig besteden en hoe we tijd kunnen besparen, zegt Whillans. ‘Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde consument 3 tot 5 uur onderzoek doet voor een aankoop van minder dan 100 euro. We moeten daar meer op gaan letten. Waarom focussen we zoveel op kleine besparingen in geld en zo weinig op de tijd die we daaraan besteden?’

Drukdrukdruk als status

Ze wijst ook op de koppeling tussen tijd en status. ‘Algemeen denken we dat mensen die het altijd druk hebben een hogere status hebben in de maatschappij. Het resultaat daarvan is dat we altijd maar vergaderingen toevoegen in onze agenda’s en eigenlijk andere mensen onze tijd laten invullen.’

Je telefoon aanlaten breekt je vrije tijd op in kleine, hinderlijke momentjes

Onze afkeer van nietsdoen, is ook een belangrijke psychologische valkuil. ‘Een van mijn collega’s heeft een experiment gedaan met studenten. Ze moesten eerst hun smartphone inleveren. Vervolgens mochten ze kiezen: alleen in een kamer verblijven, of zichzelf lichte elektrische schokken geven.

De meerderheid wilde niet alleen zijn met hun gedachten, en gaf zichzelf liever elektrische schokken. Ook heel wat werkenden mensen, zelfs drukke ouders, laten een dag vrij of zelfs hun vakanties schieten omdat ze niet weten wat ze anders moeten doen dan werken. Triest, maar waar.’

Digitale afleiding

Een belangrijke sleutel voor ons tijdsgebrek is digitale afleiding. ‘Het feit dat we constant verbonden zijn met ons werk ondermijnt onze productiviteit. Je mobieltje voor je op je bureau laten liggen, geeft je cognitief hetzelfde effect als de nacht ervoor niet geslapen hebben.’

Je telefoon aanlaten met alle notificaties van dien, breekt je vrije tijd op in kleine, hinderlijke momentjes. ‘Dat zorgt ervoor dat je 18 procent minder van je vrije tijd geniet. Je voelt je niet alleen eenzamer, maar ook schuldig.

Een collega heeft onderzoek gedaan bij werkende ouders die met hun kinderen naar het museum gingen. Ze voelden zich slechte ouders, omdat ze in het museum constant hun smartphone aan het checken waren. Ze voelden zich ook slechte collega’s, omdat ze vonden dat ze eigenlijk moesten antwoorden op de mails van hun collega’s.’

Zes tips waarmee je tijd wint

Nu we weten in welke valkuilen we trappen, en dat zijn er meerdere per dag, is de vraag hoe we dan toch tijd kunnen winnen. Daar zijn wetenschappelijk onderbouwde strategieën voor, kondigt Whillans aan.

#1 Waar besteed je je tijd aan?

‘De eerste is: tijd vinden. Als we een seminar bijwonen over rijk worden, dan zouden we als eerste gaan zoeken naar waar we ons geld aan uitgeven. Datzelfde geldt voor tijd. Als we meer tijd willen hebben, dan moeten we gaan zoeken naar waar we tijd aan spenderen.

Daarbij moeten we ons ook de vraag stellen of die tijdsbesteding wel overeenkomt met hoe we willen leven. Hou een tijdsdagboek bij, waarin je voor elk dagdeel noteert waar je tijd aan besteedt. Vraag jezelf af hoe je je daarbij voelde: tevreden, gelukkig? Of was het stressvol en niet productief?

Meer geld levert vrouwelijke ondernemers geen extra winst op, maar meer tijd wel

Whillans verwijst vervolgens naar de (opruim)methode van Marie Kondo: maximaliseer de hoeveel tijd die je wil besteden aan positieve, leuke en zinvolle activiteiten en minimaliseer de tijd die je spendeert aan negatieve, stresserende en onproductieve activiteiten.

Hoe je dat doet? Door meer taken aan andere mensen te delegeren of uit te besteden. Uit onderzoek van Whillans blijkt dat mensen liever 40 euro uitgeven aan iets wat ze tijd oplevert, in plaats van 40 euro aan producten.

‘Als je die tijdsaudit doet, kijk dan ook welke van die negatieve of stresserende taken je kan delegeren of uitbesteden. Alleen al 40 euro besteden aan een schoonmaker of het laten bezorgen van je boodschappen, kan je stress verminderen en je gelukkiger doen voelen.’

En deze aanpak is niet alleen voor de ‘happy few’, benadrukt ze. ‘We doen nu onderzoek in Afrika en India bij werkende vrouwen die de eindjes aan elkaar moeten knopen. Ook hier blijken diensten die ze tijd besparen hetzelfde positieve effect op hun geluksgevoel te hebben als een onvoorwaardelijke cash flow. Bij vrouwelijke ondernemers die we bestudeerd hebben, zagen we dat geld ze niet meer winst opleverde, maar meer tijd wel.’

#2 Herformuleer wat je doet

Stel dat je geen taken of activiteiten uit wil besteden, dan is het belangrijk om ze te gaan ‘reframen’. ‘Omschrijf ze op een andere manier. Eén van mijn studenten heeft werknemers ondervraagd over hun minst leuke taken op het werk, zoals budgetteren, rapporteren, data zuiveren.’

Om het meeste uit onze weekends te halen, kunnen we ze hernoemen als een vakantie

Ze vroeg de helft van de deelnemers om dit te herformuleren: hoe ze met deze taken hun collega’s helpen om hun job gedaan te krijgen. Alleen al deze simpele tussenkomst liet een belangrijke vermindering van stress zien en meer motivatie. Werknemers hadden nu het gevoel dat ze zelfs met de meest saaie taken hun collega’s en hun organisatie hielpen om hun doelen en missie te bereiken.

‘We kunnen ook onze vrije tijd anders gaan formuleren, zegt Whillans. ‘Om het meeste uit onze weekends te halen, kunnen we ze hernoemen als een vakantie. Met deze mindset zijn we meer aanwezig in het moment zelf en worden we minder afgeleid door werk.’

#3 Bespreek het nut van vergaderingen

Welke strategieën kunnen we toepassen voor het werk? Je kan je team belonen met meer tijd. Dat is bewezen effectief, vermindert stress en verhoogt de retentie. Je kan ook nadenken op de manier waarop je werk inplant en hoe je tijd met elkaar doorbrengt.

Vergaderingen die worden gebruikt om commitment te krijgen, staan productiviteit in de weg

‘Veel managers gebruiken dagelijkse vergaderingen om de activiteiten van het team te coördineren en om er zeker van te zijn het werk gedaan wordt. Als die vergaderingen worden gebruikt om commitment te krijgen, dan staan ze de productiviteit in de weg.’

Als het werk gedaan wordt of gewoon goed loopt, dan moeten die vergaderingen geannuleerd worden. Je kan dit dan als een incentive voorstellen. Het is belangrijk om het nut van vergaderingen te bespreken, zegt Whillans.

‘Vaak hebben we dezelfde repetitieve vergaderingen. Iedereen heeft er een hekel aan, maar niemand durft er wat van te zeggen. Omdat niemand er wat van zegt, denken de anderen dat iemand er toch van overtuigd moet zijn dat zo’n meeting een goede tijdsbesteding is. Maar eigenlijk is iedereen er stiekem over eens dat het tijdsverspilling is.’

#4 Moedig vrije tijd nemen aan

Het scheiden van je werk en je privéleven is sinds de pandemie enorm moeilijk. Daarom moet je tijd op de eerste plaats zetten, voor jezelf en voor je teams. Vrije tijd moet meer gevierd worden, vindt Whillans.

Je moet je medewerkers aanmoedigen om pauzes te nemen tussen hun professionele en persoonlijke leven. ‘Mijn favoriete voorbeeld komt van een project dat we deden met Microsoft. We blokkeerden virtuele pendeltijd in de agenda.

Zo moedigden we medewerkers aan om te sporten of tijd door te brengen met het gezin in plaats van een meeting in te plannen. We hebben ook teams aangemoedigd om rituelen in hun agenda op te nemen voor het einde van de dag. Een happy hour of een afspraak met hun partner om echt los te koppelen.’

Lees ook: Waarom je hinderlijke onderbrekingen wel moet koesteren

Een ander experiment van Whillan bij een management consultingbedrijf is tijd inplannen voor persoonlijke doelen, zoals vier keer per week samen eten of elke dag bewegen. ‘Aan het eind van de week bespreken de consultants niet alleen de targets van het bedrijf, maar ook de vooruitgang in hun persoonlijke doelen. Het team probeert dan samen uit te zoeken hoe ze elkaar kunnen helpen met die persoonlijke doelen.’

#5 Plan focustijd in

Een hele simpele strategie om het vele vergaderen tegen te gaan, is het coördineren en inplannen van blokken tijd die aan het team worden toegewezen. Whillans noemt dit ‘pro-time’, dat zijn blokken waarin tijd wordt gereserveerd voor het afwerken van belangrijke taken.

‘We hebben dit experiment met drukke salesteams uitgevoerd. De managers zetten blokken met focustijd in hun agenda’s en communiceerden ook aan hun teams dat dit focustijd was. Na zes weken zagen we al een groot verschil: de productiviteit nam met 14 procent toe, het ziekteverlof daalde met 18 procent.’

De klanten bleken er bovendien geen problemen mee te hebben, dat mensen niet altijd beschikbaar waren en er niet direct op hun vragen werd gereageerd. ‘De tevredenheid van de klanten ging omhoog, omdat de kwaliteit van het werk omhoogging. Uiteindelijk is het de kwaliteit die belangrijk is, niet de reactiesnelheid.’

Om meer tijd te krijgen hoef je niet van baan te veranderen of te verhuizen

Tijd is een noodzakelijk basisproduct in onze maatschappij. Het is daarom belangrijk dat we doelgericht onze tijd indelen, dat we kleine stappen nemen om onze tijd beter te besteden, zodat we gelukkiger zijn en betere relaties krijgen.

#6 Begin eenvoudig: met tien minuten per dag

Whillans benadrukt dat kleine stappen al voldoende zijn. ‘We denken dat we om meer tijd te krijgen van baan moeten veranderen, of van partner, of iemand in huis moeten nemen om voor de kinderen te zorgen of verhuizen. Maar gewoon tien tot dertig minuten per dag vrije tijd nemen en die besteden aan relaties, sporten of je familie kan al een flinke impact hebben op je humeur.

De impact ervan kan soms groter zijn dan beslissen om van baan te veranderen of het nemen van zo’n andere grote beslissing in je leven, zegt ze.

‘Spreek met jezelf af, dat je elke dag één of twee keer probeert om minstens tien minuten van je tijd op een positieve manier te besteden. Als een vergadering wordt geannuleerd, kijk dan niet meteen in je inbox of je nog mails moet beantwoorden, maak eerst een korte wandeling.’