Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Google onderzocht twee jaar lang hoe teams het best op afstand kunnen werken

Medewerkers op afstand laten werken biedt veel voordelen, maar evengoed grote uitdagingen. Twee jaar lang dook Google’s eigen People Innovation Lab in het onderwerp. Meer dan vijfduizend werknemers werden bestudeerd op het gebied van welzijn, prestatie en verbondenheid.

samenwerken Alejandro Escamilla via Unsplash
Je leest nu: Google onderzocht twee jaar lang hoe teams het best op afstand kunnen werken

Het is niet gek dat werken op afstand ook veel weerstand oproept bij veel bedrijven. Van haperende techniek en het lastig opbouwen van onderlinge relaties tussen collega’s tot het moeten overbruggen van tijdzones. Google kan het weten: de techgigant heeft bijna 100 duizend medewerkers verspreid over 150 steden in meer dan 50 landen.

De welkome uitkomst van het onderzoek: wordt werken op afstand goed aangepakt, dan leidt dat tot geen enkel verschil in effectiviteit of prestatie van zowel individuen als teams. ‘Googlers die het grootste deel van hun dag werken met collega’s in hetzelfde kantoor doorbrengen leveren even goed werk af als mensen die zich op totaal verschillende plekken op de wereld bevinden,’ aldus Veronica Gilrane. Zij is manager van het People Innovation Lab van Google.

‘Handig maar ook uitdagend’

Tegelijkertijd erkent ze dat mensen die veelal werken op afstand aangeven dat het soms behoorlijk wat energie kan kosten om rekening te houden met de omstandigheden. Bijvoorbeeld het inplannen van samenwerkingen op een moment van de dag waarop dit voor iedereen uitkomt, afhankelijk waar zij of hij zich bevindt op de planeet. Toch is het de moeite waard om hier als bedrijf moeite in te steken, is ze van mening. Werken op afstand sluit niet alleen perfect aan bij de wens van, vooral ook veelbelovende jonge, medewerkers voor meer flexibiliteit. Het zorgt er ook voor dat je als organisatie verder kunt kijken dan de lokale arbeidsmarkt.

Traditionele managementprincipes zijn nog steeds van toepassing, de grap is om ze zo te gebruiken dat ze aansluiten op de virtuele werkplek. Op basis van het twee jaar durende onderzoek beveelt Google de volgende drie belangrijke leerpunten aan:

Leer je mensen kennen

Het is ook logisch: als je elkaar nauwelijks in het echt ziet, wordt communicatie al snel heel functioneel. Een luchtig gesprek bij de koffieautomaat zit er niet in. Ruim daarom tijd in om ook met elkaar te praten over zaken buiten het werk om. Zorg bijvoorbeeld dat er vóór een online meeting ruimte is voor een ongedwongen persoonlijk gesprek, zoals praten over wat iedereen in het weekend heeft gedaan.

Een ander onderdeel hiervan is dat je zorgt dat je te weten komt wat de voorkeuren zijn van medewerkers. Wie weet spreken ze liever niet ’s ochtends vroeg af omdat ze dan gaan sporten, of misschien juist wel omdat zo de rest van hun dagplanning voor hen flexibel is? Hiermee rekening houden draagt bij aan een grotere verbondenheid en betere onderlinge verstandhouding. Maar, als je het niet vraagt kom je het ook niet te weten.

Stel heldere grenzen

‘Een bepaalde gang van zaken zorgt voor duidelijke verwachtingen binnen je team, zowel op het gebied van samenwerking als de uitkomst daarvan,’ schrijven de onderzoekers. ‘Maar al te vaak gebeurt de overdracht daarvan in de vorm van een aanname in plaats van dat het expliciet wordt duidelijk gemaakt. Daardoor kan onduidelijk ontstaan.’

In plaats van de bedoeling aan het toeval over te laten, is het dus belangrijk om duidelijke richtlijnen te communiceren:

  • Communicatie (bijv. het beantwoorden van e-mails en andere berichten buiten werktijd, de gewenste responstijd, het contact met elkaar hebben binnen verschillende tijdzones)
  • Meetings (wanneer teamleden wel of niet aan vergaderingen of andere calls moeten deelnemen, als deze eventueel buiten hun reguliere of gewenste werktijden vallen)
  • Persoonlijke schema’s (afspraken over vrije tijd en bezigheden die gepland zijn en vaststaan, en over vakanties en losse vrije tijd en de termijn waarop dat doorgegeven moet worden)

Creëer een onderlinge band

Vertrouwen opbouwen tussen mensen die elkaar zelden of nooit in het echt zien kost moeite. Investeer daarom extra moeite in onderling contact op persoonlijk niveau, adviseren de onderzoekers van Google. Stuur eens een berichtje om te vragen hoe dat ene concert was waarvan iemand had verteld dat-ie ernaartoe zou gaan.

Of plan bewust een een-op-een meeting in om op een meer natuurlijke wijze op die manier met elkaar te kunnen praten. Dat betekent ook dat je beter leert hoe het écht met iemand gaat, en er misschien extra ondersteuning of andere maatregelen nodig zijn.

Wat je ook doet, besluiten de onderzoekers, onderschat nooit je rol als manager of teamleider. ‘Leidinggevenden die hier moeite en tijd in stopten en zelf ook het goede voorbeeld gaven, hadden verreweg de meeste impact. De meest efficiënte weg om iets gedaan te krijgen is namelijk niet altijd de beste weg, benadrukken ze. Pas als je echt de tijd neemt en de middelen investeert die nodig zijn, zullen de mensen die op afstand werken presteren als nooit tevoren.