Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Management & Leiderschap

3 workshops waarmee je een ijzersterke organisatie opbouwt

In het grote aanbod van trainingen en workshops kun je eenvoudig verdwalen. Daarom hebben we het gemakkelijk gemaakt en 3...

author Redactie MT/SPROUT Academy

clock 1,5 min

Bart Flos, project, projectmanagement, leiderschap, het perfecte project, klagen, anti-klagen

MT/Sprout Academy

Dit zijn de drie ingrediënten van een geslaagd project

Wat maakt het verschil tussen een perfect en een pruts project? Drie essentiële menselijke eigenschappen, zegt trainer Bart Flos.

author Redactie Beste Business Events

clock 1 min

‘En dat is best wel raar’, zegt Bart Flos auteur, klaagcoach en veranderspecialist, ‘want er zijn talloze boeken geschreven over de verschillende projectmanagementmethodes. En volgens die boeken werken al die methodes perfect. Ze beschrijven zelfs precies wat je moet doen wanneer het misloopt. Op papier weten we dus exact hoe het moet, maar in realiteit lukt het ons steeds maar niet. Dat noem ik de Kennisparadox.’ ‘De mens is the mother of all fuck-ups’ ‘Projecten mislukken zo vaak, omdat het de mens is die faalt’, weet Flos. ‘De mens is the mother of all fuck-ups. Als je zeker wilt zijn dat je project mislukt, zet er dan vooral meer mensen op. Uit mijn onderzoek en ervaring blijkt dat met iedere mens meer in een samenwerkingsverband het aantal problemen niet lineair maar exponentieel toeneemt.’ Mensen hebben volgens Bart bovendien een heel subjectieve en beperkte visie op hun falen: te weinig geld, te weinig personeel, te snel begonnen, afgeweken van de projectscope, te weinig sturing van de stuurgroep… enzovoort. Het zijn er honderden. ‘Dat zijn echter geen oorzaken, zo blijkt, maar symptomen van een veel groter probleem’, weet Bart, die vijf generieke oorzaken ziet die aan de basis van falende projecten staan: we beginnen dolenthousiast maar halsoverkop aan een project; als we eenmaal begonnen zijn, durven we niet meer te stoppen; we pakken de problemen niet bij de wortel aan; we gedragen ons niet als ondernemers; we delen onze successen maar vooral ons falen niet. ‘Die oorzaken hebben niets met de gebruikte methode of technieken te maken, maar alles met de aard van de mens’, aldus Bart. De primaire branddriehoek Bart Flos ziet een ‘primaire branddriehoek’ met mens, methode en machine op de hoekpunten. Alle drie zijn noodzakelijk aanwezig om een samenwerkingsverband draaiende te houden. De mens en zijn pc, smartphone en tablet uiteraard, maar ook het proces, de procedures en protocollen zijn essentieel. ‘Soms vergen de bekende methodes veel voorbereidend werk, maar dat is nou eenmaal onontbeerlijk. Als een project toch nog fout loopt, krijgt vaak de methode of de machine de schuld, terwijl het toch echt aan de mens ligt.’ ‘Vanaf de eerste dag kun je al zien dat een project de mist zal ingaan, omdat je dan al de seriële processen van de volledige projectplanning kunt checken’, beweert Bart. Belangrijke vragen die je bij de start moet stellen aan elke betrokkene zijn bv. Is de scope van het project voor iedereen duidelijk? Is het duidelijk wat we wel maar vooral niet gaan doen? Zijn de taken, bevoegdheden en de back-ups van de betrokkenen duidelijk? Is het budget goed omlijnd? Zijn de verantwoordelijkheden van de stuurgroep duidelijk? Is er een projecthandboek? Al die vragen zijn overbekend bij iedereen die wel eens met projecten te maken heeft maar we durven ze zelden te stellen. ‘In mijn ervaring als project-, change- en crisismanager merkte ik dat er direct vanaf het begin al niet wordt stilgestaan bij die vragen want we hebben het drukdrukdruk en we moeten snel beginnen want er zijn deadlines te halen en we moeten nog telefoneren en we hebben nog tijd zat… enz.’ Hoe maak je van een prutsproject een perfect project? Als je bovenstaande vragen durft te stellen bij het begin van een project en dapper genoeg bent om ook echte consequenties aan de antwoorden te verbinden, kan je een goede start maken. Verder zijn volgens Bart drie menselijke eigenschappen essentieel voor een succesvol project: Leiderschap. Zelden komen de juiste mensen op de juiste plek terecht. ‘Te vaak krijgen bijvoorbeeld juniors te zware projecten toegewezen. Je moet echter een natuurlijke leider op een project durven te zetten. Iemand naar wie men luistert, die mensen motiveert, maar ook tegen iedereen STOP durft te roepen wanneer het fout gaat.’ Volwassenheid. ‘Prince 2 heeft maturity level 5, terwijl het heel vaak gebruikt wordt in organisaties met maturity level 1 of 2. Dat verschil is veel te groot. Uit onderzoek blijkt dat organisaties met een maturity level van 3 of hoger meer geslaagde projecten opleveren en dat ook nog eens met minder mensen doen, omdat ze ruim geld besteden aan het juiste leiderschap en omdat ze gemakkelijker projecten durven te stoppen.’ Weerbaarheid. ‘Steek je vinger op wanneer het fout loopt!’, adviseert Bart. Dat doen mensen volgens hem veel te weinig uit angst dat ze het probleem zelf gaan moeten oplossen, wanneer ze het melden. Of omdat ze vrezen voor hun positie. ‘Ik adviseer dan de S.T.O.P.-methode te gebruiken: Stop, ga Terug, begin Opnieuw, Perfectioneer je project!.’ De schade is namelijk velen malen groter als je maar aan blijft modderen. Er is geen pilletje! Natuurlijk is dat makkelijker gezegd dan gedaan. ‘Ik zeg aan het begin van mijn trainingen vaak dat er geen pilletje bestaat om je projecten te doen slagen, je moet zelf aan de juiste knoppen gaan draaien’, aldus Bart. ‘Met 80 procent van de soft skills die men op trainingen aanleert, wordt in de praktijk niets gedaan, ondanks het enthousiasme tijdens de opleiding. Het moeilijkste dat er is, bij iedere verandering, is het doorbreken van onze gewoontes. Daarom blijft twee derde van alle projecten, groot en klein, overal en altijd, hardnekkig mislukken. De dag na de opleiding gaan ze weer druk zijn met mailen, vergaderen, telefoneren… terwijl ze beter eerst even tijd nemen om na te denken over wat ze deze keer anders gaan doen.’ Bart Flos is auteur van Het perfecte project – De mens als sleutel tot succes. Wat is het prutsgehalte van jouw project? Doe de test op www.hetperfecteproject.nl!

Management & Leiderschap

Zo verander je prutsprojecten in geslaagde projecten

Tweederde van alle projecten mislukt, groot en klein, altijd en overal. Dat heeft vooral te maken met de aard van...

author Bjorn Cocquyt

clock 4 min