Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

MT/Sprout Academy

Jan van Setten #2: Te veel kantoorregels? ‘Ont-regel de tent’

Heerst er een doorgeschoten regelzucht op kantoor en is er daardoor geen vrijheid en ondernemerschap meer? Jan van Setten geeft...

author Redactie Beste Business Events

clock 0,5 min

Iedereen heeft weleens een conflict op de werkvloer. En in de perfecte wereld zou je het ook oplossen. Je zegt eindelijk eens tegen die collega dat je er genoeg van hebt dat hij je tijdens vergaderingen onderbreekt. Je zou hem zeggen dat zijn gedrag je stoort en op die manier een einde maken aan de frustratie en woede die al maanden opgekropt is. Pushy en agressief Maar het kan lastig zijn om er iets van te zeggen, vooral als je niet van jezelf een erg assertief persoon bent, weinig zelfvertrouwen hebt of uit een cultuur komt waarin het niet gebruikelijk is om voor jezelf op te komen. Je loopt het risico om jezelf pushy en agressief te voelen, vooral als je verlegen bent of conflictvermijdend bent. Het kan ook raar aanvoelen om ineens dingen openlijk te doen, vooral als je gewend bent om je frustraties op te kroppen of indirect te uiten. Maar ook voor de onassertieven onder ons is hoop. Andy Molinsky, hoogleraar gedragsverandering in organisaties aan de Brandeis International Business School zet in de Harvard Business Review zijn assertiviteitsformule uiteen die bestaat uit de volgende drie stappen: Begin met een korte, simpele en objectieve vaststelling van het gedrag van de ander dat jij graag anders zou zien. Bijvoorbeeld: ‘Als je me tijdens een vergadering in de reden valt’ of ‘Als je in je eentje de eer opstrijkt voor het werk dat we samen hebben gedaan’’. Het doel hiervan is om de aandacht van de ander te krijgen. De mededeling moet kort, to the point en feitelijk zijn, zodat ze je horen, maar het niet meteen oneens zijn met je en afhaken. Beschrijf het negatieve effect dat dit gedrag op jou heeft. Leg uit waarom het gedrag van de ander een probleem oplevert. Bijvoorbeeld, als het eerste deel van de formule is: ‘Als je me continue in de reden valt tijdens vergaderingen’, kan je toevoegen: ‘krijg ik geen kans om mijn mening te geven’. Of als je de collega wilt aanspreken op het eer krijgen voor werk dat jullie samen hebben gedaan kun je zeggen: ‘Dan krijg ik niet de kans om mijn rol en bijdrage te laten zien’. Doel is om een oorzaak-gevolg logica te laten zien, door een objectief feit te koppelen aan de impact die dat gedrag heeft op jou. Eindig met je gevoelens. Hier wil je laten zien hoe hun vervelende gedrag niet alleen effect heeft op jouw prestaties, maar dat je het ook vervelend vind. Bijvoorbeeld door te zeggen dat je je ondergewaardeeld voelt of aan de kant geschoven. De andere persoon zal wellicht verrast zijn, en zich misschien ook ongemakkelijk voelen als hij dit hoort, maar het is moeilijk om iemands gevoelens te ontkennen. Door dit element toe te voegen, maak je je boodschap een stuk krachtiger. Je uiteindelijke boodschap zou dan als volgt kunnen zijn: ‘Als je me tijdens vergaderingen de hele tijd onderbreekt, krijg ik geen kans om mijn mening te geven en daardoor voel ik me niet gewaardeerd als lid van het team.’ Oefenen Een goed in elkaar zittende boodschap kan meteen effectief zijn, als je het ook nog eens goed kan uitspreken. Maar je vooral in het begin is het handig om van tevoren te oefenen. Vooral als je een negatieve reactie verwacht van de persoon in kwestie. Om daarop voorbereid te zijn is het goed om veel bewijs te verzamelen om het eerste deel van je boodschap te ondersteunen. Doel is om te zorgen dat je uitspraak over het gedrag van de ander niet te weerleggen is. Wat ook kan helpen is om een patroon aan te tonen. Dit kan je doen door een dagboek bij te houden met gevallen waarin de ander het gedrag vertoonde waar jij je aan ergerde. Gebruik dit niet als een genoegdoening om de ander op zijn of haar slechte gedrag te wijzen, maar alleen ter ondersteuning van je argument. Disclaimer Een kleine disclaimer, deze formule geeft helaas geen garantie dat je collega zijn gedrag ook daadwerkelijk verandert, of dat het je geen ruzie oplevert. Het is meer een manier voor mensen, die anders niets gezegd zouden hebben en zich op zouden blijven vreten, om zich helpen te uiten. En dat kan al een hele overwinning op zich zijn.

Management & Leiderschap

Zo ben je assertief zonder agressief te zijn

In het kader van de lieve vrede verbijten we ons vaak als ons onrecht aan wordt gedaan. Dat is nu...

author Laura Walburg

clock 3 min

Afval scheiden, hernieuwbare energie gebruiken en producten hergebruiken. Medewerkers willen het wel, maar zien de mogelijkheden op kantoor niet. Thuis is duurzaamheid veel belangrijker en zijn mensen daarin ook actiever, zo blijkt uit het onderzoek. Werkgevers kunnen in de ogen van hun werknemers veel meer doen om het kantoor ook een milieuvriendelijke plek te maken. Top-5 Uit de resultaten van het onderzoek werd een top-5 samengesteld van de belangrijkste factoren voor duurzaamheid. Werknemers vinden afval scheiden op kantoor erg belangrijk (77%), waarvan 65 procent aangeeft dit ook graag te willen doen als de mogelijkheid er was. De top-5 wordt verder ingevuld met: energie besparen, medewerkers duurzaam inzetten, milieuvriendelijke producten gebruiken en producten ook hergebruiken. 42 procent van de medewerkers zou nog wegwerpbekers gebruiken op kantoor, die niet gescheiden weggegooid kunnen worden. Richtlijnen Ook het printergebruik is een doorn in het oog van velen. 40 procent geeft aan zelf spaarzaam om te gaan met printjes maken, maar bijna evenveel mensen geven aan dat hun collega’s dit niet doen. Tegelijkertijd hebben werknemers zelf genoeg ideeën om hun werkplek duurzamer in te richten en zouden daarmee aan de slag willen. Ze geven aan dat richtlijnen opstellen voor een duurzamer kantoor een oplossing is, 24 procent van de ondervraagden heeft niet het gevoel dat die er zijn. Jan Piet van Dijk, operations director bij Manuten: ‘Als de werkgever afvalscheiding beter faciliteert, zal de werknemer er vanzelf gebruik van gaan maken. Thuis is afvalscheiding al de gewoonste zaak van de wereld, dat kan het op het werk ook worden.’ Onderzoek In totaal werden ruim 800 Nederlandse medewerkers ondervraagd voor het onderzoek. De helft van de ondervraagden werkt voor een bedrijf met 200 medewerkers of meer, 75 procent werkt vast op kantoor.

Management & Leiderschap

Werknemer vraagt om duurzamer kantoor

Veel werknemers zijn op de werkvloer minder bezig met duurzaamheid dan thuis. En dat is vooral omdat de gelegenheid er...

author Romy Donk

clock 1 min

De cubicle is een icoon uit de jaren zeventig en tachtig. Je ziet hem vaak voorbijkomen in films uit, of over de jaren zeventig en tachtig. Een zaal vol kleine bureautjes met systeemwandjes. Een bijenkorf voor bureaucraten waarbij elke werkbij over zijn eigen celletje beschikt. Het is een symbool geworden van het ouderwetse muffe kantoor en dus ook van het pre-digitale tijdperk. Een plek waar anonieme loonslaven de hele dag eentonig werk verrichten. De Bijenkorf is niet agile genoeg voor de flexibele bedrijven van vandaag waar teams van professionals in wisselende samenstelling de godganse dag bijeenkomen. Nee, tegenwoordig werken we liever met flexplekken. En als je een keertje in alle rust wil werken, dan zijn (te weinig) stilteplekken. We zijn kantoornomaden geworden. Cubicle als territorium Ik ben echter stikjaloers op mensen – die je nog steeds voornamelijk in Amerika vindt – die mogen werken in zo’n fantastische cubicle. Het lijkt mij namelijk heerlijk. Ten eerste heb je een eigen plek, een territorium met je eigen zooi, je eigen spullen. Dat scheelt ook nog een slepen. Maar veel belangrijker is de fysieke afscheiding zelf. Collega’s lopen niet zomaar het territorium van een ander in. Laat in de middag wordt een schending van het territorium gemakkelijker getolereerd dan in de ochtend. Dat voelen mensen instinctief wel aan. Maar in de kantoortuin waartoe de meesten van ons zijn veroordeeld, inclusief ondergetekende is er geen enkele reden om je collega niet uit zijn concentratie te laten. Bij de eerste de beste ingeving waarvoor we ene collega nodig hebben, snellen we naar zijn bureau en halen hem uit zijn concentratie. Want wat jij aan het doen bent, is altijd belangrijker dan waar hij mee bezig is. Ik geeft toe, ik doe het zelf ook. Fysieke barrières zijn harder nodig dan ooit Het gevolg is dat mijn dag en die van mijn collega’s uiteenvalt in hele kleine korte stukjes, waardoor we heel erg inefficiënt gaan werken. Dat heb ik niet verzonnen, daar is heel veel onderzoek naar gedaan. Kantoortuinen en mutlitasken zijn een ramp voor ons brein. Zeker in een tijd waarin de manieren om collega’s uit hun concentratie te halen onbeperkt zijn dankzij de smartphone, zijn fysieke barrières harder nodig dan ooit. De koptelefoon die ik sinds kort gebruik, werkt weliswaar tegen omgevingsgeluid, maar weerhoudt mensen er niet van om achter je te gaan staan als ze je nodig hebben. Ik wil een eigen territorium. Het hoeft niet eens een eigen kamer te zijn, met een cubicle ben  ik al tevreden. 

Columnisten & Experts

Weg met de kantoortuin, lang leve de cubicle

De cubicle, het bureautje omgeven met drie systeemwandjes, heeft een imagoprobleem. Ten onrechte, vindt MT hoofdredacteur Thijs Peters. Een pleidooi...

author Thijs Peters

clock 2 min

ORTEC buitenlandse vestiging openen

Management & Leiderschap

Een buitenlandse vestiging openen? Zo doet ORTEC het

Heb je een buitenlandse vestiging echt nodig om toegang tot de markt te krijgen? En maak je dan gebruik van...

author John van Schagen

clock 3,5 min

Multitasking

MT/Sprout Academy

Kantoortuinen, multitasken en smartphones: een ramp voor ons brein

Altijd online en verbonden zijn: het houdt ons denkend brein in de houdgreep. ‘We laten ons waardeloos verleiden om te...

author Lotte Elbrink

clock 3,5 min

Een nieuwe collega start vandaag en jij bent degene die hem zijn plek mag wijzen. Hij krijgt een bureau, een stoel en een eigen computer. ‘Neem die stoel maar mee. Dat is niets voor mij, zitten’, zegt de nieuwe collega. Sta je wel even met je mond vol tanden. Het is een beetje een absurd voorbeeld, maar is het precies hoe wij vaak omgaan met software. Een manager deelt mee dat we voortaan met die applicatie gaan werken. Hij is dolenthousiast over alle mogelijkheden die de app biedt. Succes ermee allemaal. Je googelt vervolgens een gebruiksaanwijzing of een tutorial op Youtube en gaat er met gezonde tegenzin mee aan de slag. Twee weken later roep je in een meeting: “sorry, maar dit werkt niet voor mij.’’ Nieuwe wereld Wat hier misgaat is dat we soms vergeten dat een nieuwe applicatie meer is dan een stuk gereedschap. Het is net als het kantoor zelf een omgeving die we moeten leren gebruiken, waar we onderling regels moeten formuleren over hoe we het gaan gebruiken. Daarin verschilt deze online wereld niet van de fysieke. Alleen hier moeten we die regels nog vaststellen. En dat moet elke opnieuw zodra er een nieuwe app of platform in gebruik moeten worden genomen: of het nu e-mail, Slack of Dropbox is. Iedereen moet leren: zo doen we dat hier. Die regels komen soms ook wel, maar meestal als iedereen te laat is. En dat is op zich niet gek stelt Reshan Richards, docent aan Columbia University en auteur van het boek Blending Leadership: Six Simple Beliefs for Leading Online and Off. In de fysieke wereld weten we vaak precies we moeten handelen. Jouw nieuwe collega weet gewoon dat hij die stoel nodig heeft en hoe hij hem moet gebruiken. Ook zijn de regels duidelijk. Kom je op een conferentie een zaaltje binnen met twee stoelen op het podium, dan gaan bezoekers daar niet zitten want ze weten dat dat niet de bedoeling is. Binnen applicaties kennen we de gebruiken nog niet. Als we daar iets meer aandacht aan even dan scheelt dat een hoop ellende en een hoop geld. Het is van zes de punten die Richard in zijn boek onder de aandacht brengt. Hoewel Richards boek vooral geschreven is om 'leiders’ in het onderwijs te helpen om te gaan met verschillende niveaus van digitale geletterdheid, is zijn boek net zo goed van toepassing op bedrijven. Stephen J. Valentine en Dr. Reshan Richards, Blending Leadership: Six Simple Beliefs for Leading Online and Off,

Management & Leiderschap

Waarom medewerkers in nieuwe software verdwalen

De implementatie van nieuwe software stuit vaak op grote weerstand bij medewerkers. Dat is niet omdat ze digibeet zijn, maar...

author Thijs Peters

clock 1,5 min

Ik wil mobiel werken

Productiviteit verhogen? Ontdek de invloed van je kantoor (inclusief tips)

Wil je de productiviteit verhogen van je team en het ziekteverzuim verlagen? Kijk dan eerst eens kritisch naar het design...

author Mariska Habets

clock 0 min

kantoorinterieur Uber San Fransisco

Work & Life

Maakt een mooi kantoorinterieur je werknemers echt productiever?

Doet een mooi kantoorinterieur ons goed? Ja, zo blijkt uit diverse onderzoeken. Liefst met kunst aan de muur, groen om...

author Lilian Polderman

clock 3,5 min

Geachte Joline, Die twee laatste delen zijn er inderdaad even bij ingeschoten. Ik had ook niet gedacht dat het voorwerk zo veelomvattend zou zijn. Die vier delen hebben me een hele zondag gekost, vooral de John Edgar Williams’ Naked Puzzle. Gelukkig waren dat weekend de kinderen bij me, zodat die me daarbij konden helpen. Uit deel zes begrijp ik trouwens sommige opdrachten niet, wat kan liggen aan het feit dat jullie me per ongeluk de Franse versie hebben toegezonden. Mijn Frans is niet zo goed, maar begrijp ik dat me moet uitkleden en dan voor de spiegel moet gaan staan en na een half uur al mijn indrukken moet opschrijven? (in mijn versie is dat Volume Six Du Test, Chapitre 24: Le Manager Nu). Ik probeerde dat vanochtend op kantoor tussen de bedrijven door te doen, maar toen begon mijn secretaresse op de deur te kloppen en te vragen of er wat aan de hand was. Ik kleedde me weer snel aan en deed de deur open, maar ze keek me vreemd aan en denkt nu misschien wel allerlei rare dingen. Erg vervelend. Bob Geachte Bob, Wij raden cursisten altijd aan om het onderdeel The Naked Manager in alle rust thuis te doen. De bedoeling is namelijk dat op deze manier de manager wordt geconfronteerd met zijn Naakte Zelf en in die situatie een half uur lang gedachten ontwikkelt over zijn Lichaam. Het is tevens een probaat middel ter voorbereiding: het maakt het makkelijker voor managers om straks tijdens de workshop zich uit te kleden en voor de spiegel andermaal het Naakte Zelf te analyseren. Succes! Joline van der Zwam deputy general manager The Netherlands The Naked Leader Workshop ps: helaas zal je het op deze termijn even met de Franse versie moeten doen, daar alle Engelse pakketten momenteel in omloop zijn. Ja, zo’n stormloop hadden wij ook niet verwacht! Excuses! Geachte Joline, Mij was eerlijk gezegd niet bekend dat ik tijdens de workshop uit de kleren moet. Ik voel me daar niet zo prettig bij. Kijken alle medecursisten dan toe? Laat ik gewoon eerlijk zijn: ik heb lange tijd geleden al met mezelf afgesproken dat ik aan dat soort workshops niet meer meedoe. Ik dacht dat The Naked Leader er meer over ging dat je jezelf kwetsbaar durft op te stellen als manager richting medewerkers en hoe je aldus van je eigen zwaktes sterktes kunt maken. Maar misschien wordt ook dit misverstand weer veroorzaakt door mijn Franse versie. Hebben jullie niet een Duitse versie in huis? Bob Geachte Bob, Nee, Duitse versies hebben we niet; dat is nou net zowat het enige land in Europa waar John Edgar Williams nog niet de status van goeroe heeft bereikt. Logisch ook: het zal niet verbazen dat juist Duitse managers zich absoluut niet willen en kunnen blootgeven, dat dit daar zelfs nog een groot taboe is. Dat wordt eerdaags echt pionierswerk voor ons. En ter geruststelling: nee hoor, het is niet de bedoeling dat je naakt voor de spiegel staat omringd door medecursisten. Dit onderdeel vindt in de avonduren plaats, begeleid door onze medewerksters Jackie en Jill. Die zijn allebei gediplomeerd managementpsychologe en zeer ervaren. Ik noem maar wat: die kijken er echt niet van op als een manager tijdens dit proces een erectie krijgt, dat bekijken ze gewoon professioneel en nemen ze mee in hun rapportage. Joline van der Zwam deputy general manager The Netherlands The Naked Leader Workshop Geachte Joline, Dat stelt me wel een beetje gerust, nou snap ik ook waarom er in mijn versie ineens érection staat. Heb ik nog een vraagje, en dan komt het vandaag allemaal nog wel goed, hoewel ik het onprettig blijf vinden dat mijn secretaresse me uit de weg gaat: wat betekent (mijn versie Volume Six Du Test, Chapitre 25) ‘Vous êtes vous déjà imaginé certain collaborateurs, par exemple votre secrétaire, tout nus et qu’ elles furent vos pensées?’ Bob

Columnisten & Experts

Bob maakt kennis met De Naakte Waarheid

Bob is divisidirecteur bij een groot concern. bob doet zijn best. In deze aflevering leert Bob de naakte waarheid over...

author Hans Verstraaten

clock 3 min

Ik wil mobiel werken

Zo richt je je werkplek in huis het beste in

Steeds meer werknemers werken geregeld vanuit huis. Aan welke regels moet die werkplek in huis voldoen? Is de werkgever verantwoordelijk?...

author Mariska Habets

clock 0 min

Management & Leiderschap

Deze grammaticale fouten frustreren je collega’s het meest

Is het 'gebeurt' of 'gebeurd'? En 'ervan uitgaan' of 'er vanuitgaan'? Bijna iedereen moet er even over nadenken. Maar als...

author Redactie MT

clock 0 min