Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

E-mail

herfst wandelen

Work & Life

Kun je het niet laten in het weekend te werken? Dit bedrijf gooit daarom op vrijdagavond de mail op slot

Ja, het weekend gaat over uitrusten en opladen. Maar sommige zaken lopen gewoon door. Bovendien, als je ondertussen een beetje...

author Hedwig Wiebes

clock 1 min

e-mail mailmanager MT

Management & Leiderschap

Bob wil van mail-manager weer peoplemanager worden

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Bob doet zijn best. Hij probeert te stoppen met mailen en weer peoplemanager...

author Hans Verstraaten

clock 3 min

We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe funest dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg. Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor Luc Chalmet, die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur. Houd je inbox rommelvrij ‘We laten te veel rommel toe. Toch bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Chalmet. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’ Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen en je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven. 'Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn’ Sluit Outlook af Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Chalmet. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af. Maak een goede mappenstructuur: drastic E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC. DELETED: al je verwijderde e-mails. READ: mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails. ARCHIEF: behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden in je archief kan je meerdere tags geven aan elke e-mail. SENT: verzonden e-mails. TASKS: e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten. INBOX: daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn. CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt. De vier D’s voor je inbox ‘Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box.' De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s: Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt. Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen. Delegate: geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging. Delay: plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt. ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn’ Het recht om niet bereikbaar te zijn ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu rustig aan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Chalmet. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. ‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed.' Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken. Asynchrone, zakelijke communicatie E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’ ‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’ Voorzie opleiding Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’ ‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’ Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.

Management & Leiderschap

Bob de manager over ontslag per e-mail

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Vandaag ontdekt hij hoe vaak we eigenlijk mailen in...

author Hans Verstraaten

clock 3 min

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. In deze aflevering leert Bob dat ontslag per email binnenkort heel normaal is.

Management & Leiderschap

Bob hecht veel waarde aan persoonlijke communicatie

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. In deze aflevering leert Bob dat ontslag per email...

author Hans Verstraaten

clock 3 min

We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe funest dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg. Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor Luc Chalmet, die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur. Houd je inbox rommelvrij ‘We laten te veel rommel toe. Toch bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Chalmet. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’ Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen en je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven. 'Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn’ Sluit Outlook af Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Chalmet. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af. Maak een goede mappenstructuur: drastic E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC. DELETED: al je verwijderde e-mails. READ: mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails. ARCHIEF: behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden in je archief kan je meerdere tags geven aan elke e-mail. SENT: verzonden e-mails. TASKS: e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten. INBOX: daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn. CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt. De vier D’s voor je inbox ‘Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box.' De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s: Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt. Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen. Delegate: geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging. Delay: plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt. ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn’ Het recht om niet bereikbaar te zijn ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu rustig aan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Chalmet. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. ‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed.' Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken. Asynchrone, zakelijke communicatie E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’ ‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’ Voorzie opleiding Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’ ‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’ Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.

Management & Leiderschap

Zo word je weer de baas over je inbox

Mailtje hier en een mailtje daar. Altijd en overal beschikbaar. Zo kun je dus nooit ongestoord langere tijd werken aan...

author Bjorn Cocquyt

clock 4 min

Ha die Bob, Hé, wat hoor ik nou in de spreekwoordelijke wandelgangen? Je naam wordt genoemd om onze divisie in Italië te gaan leiden. Poeh! Nou, je bent er echt aan toe, Bob, aan zo’n nieuw avontuur, want waar je nu zit, daar zit je al een eeuwigheid, toch? Milano, here I come! Teun van der Meyden Deputy Controller Goedemorgen Teun, Joh, ik weet nog van niks! Maar je hebt wel een beetje gelijk, ja: ik zit hier al veel te lang en ben echt toe aan iets anders. En dan komt er zo’n buitenlands avontuur op me af... wow, Teun, ik moet dit wel even op me in laten werken. Ik ga eerst eens uitzoeken wat die Italiaanse divisie zoal doet (en wat de huizenprijzen in Milano doen!). Bob Bob, Wat hoor ik nou van Teun? Proficiat jongen! Dit is een geweldige kans na al die vele, vele, vele jaren almaar op dezelfde post. Erg verdiend! Ik ben daar pas nog geweest, in Milaan. Zeg, zal ik je een lijstje geven van mijn favoriete restaurants? Mijn grote favoriet is de trattoria L’altro Luca & Andrea, waar je bijvoorbeeld tagliatelle met courgette en pancetta kunt eten, delizioso! De beste koffie schenken ze in Caffè Mercanti in Via dei Mercanti, maar sowieso kun je in Milaan echt geen slechte koffie krijgen. Het is wat mij betreft de koffiehoofdstad van de wereld. En je weet het hè: nooit maar dan ook nooit gaan zitten in zo’n Italiaanse koffietent. Staand je espressootje drinken is een heilige traditie daar. Wanneer vertrek je? En er komt toch wel een groots afscheidsfeest? Mag ook wel na al die vele, vele, vele jaren achter hetzelfde bureau. Peter Hofman Vice President Digital Marketing PS: Ben jij eigenlijk voor Inter of voor AC? Goedemorgen Bob, Hoorde net van Peter Hofman het grote nieuws. Complimenti! Wat een verrassing! Ik dacht eerlijk gezegd dat je de rest van je leven op je huidige post zou moeten doorbrengen, ja, zo af en toe had ik toch flink medelijden met je. Zit je al op Italiaanse les bij de nonnetjes te Vught? Zeg, ze zijn nogal druk en extravert hè, die Italianen, dus dat zal voor jou wel even wennen zijn, en autorijden, manmanman, echt níemand houdt zich aan de regels. Heb je trouwens al een Fiatje Cinquecento aangeschaft? Hahaha! Nou, in elk geval veel succes jongen! Robert Raaijmakers Director of Sales Hoi Bob, Allereerst: gefeliciteerd! Je was er natuurlijk ook wel echt aan toe na al die vele, vele, vele jaren bij die divisie. En het is misschien wat vroeg, maar ik wil wel even kwijt dat ik toch het een en ander van je heb opgestoken. Bijvoorbeeld hoe je moeilijke besluiten eindeloos voor je uit kunt schuiven. Daar profiteer ik nog bijna dagelijks van. Het ga je goed, Bob, arrivederci! Anneke de Bie Chief HRM Bob, Sorry, best stom van me: het blijkt om een andere Bob te gaan, die trouwens, begrijp ik nu pas, geen Bob heet, maar Gianluca. Ach joh, Bob, wat maakt het ook uit, dat hele Milaan is zó overrated. Teun van der Meyden Deputy Controller

Columnisten & Experts

Bob droomt heel even van het expatbestaan

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. In aflevering 230 mag Bob even dromen over een...

author Hans Verstraaten

clock 2 min

overvolle inbox, minimalistisch emailbeleid, minimalistisch werken

MT/Sprout Academy

Zo werk je productiever met een minimalistisch e-mailbeleid

Onopgeloste taken en keuzes zijn funest voor het werkgeluk. Wil je aan het einde van een werkdag niet uitgeput thuiskomen,...

author Redactie Beste Business Events

clock 1,5 min

De gemiddelde werknemer besteedt een volle dag in de week aan dingen die niets met werk te maken hebben. Een survey van OfficeTeam, onderdeel van Robert Half onder 600 Amerikaanse werknemers vond dat de gemiddelde kantoorwerker elke dag 56 minuten met zijn mobieltje bezig is, dat is 43% meer dan de 39 minuten die managers verwachtten. Persoonlijke mail Bij elkaar opgeteld zit je dan bijna op vijf uur per werkweek. Het overgrote merendeel van de tijd besteden mensen aan het afhandelen van hun persoonlijke mail, gevolgd door social media. Sportwebsites, spelletjes en webshopping nemen de derde, vierde en vijfde plaats in. De reden dat mensen hun mobiele telefoon gebruikten, was omdat ze op deze manier sites konden bereiken die door de werkgever geblokkeerd zijn. De telefoon is niet de enige manier waarop personeel de baas tijd gebruikt. De gemiddelde werknemer besteedt 42 minuten per dag, wat neerkomt op 3,5 uur per week, aan persoonlijke zaken zoals boodschappen. Millennials Bij elkaar opgeteld is dit bijna acht uur per week aan verloren productiviteit. En als het kantoor veel jonge werknemers heeft, is dit nog veel meer. Werknemers tussen de 18 en 34 besteden gemiddeld 70 minuten per dag aan hun mobieltjes en 48 minuten aan persoonlijke zaken.

Management & Leiderschap

Medewerker is dag per week kwijt aan privézaken

Persoonlijke mail en social media zijn de grootste tijdslurpers. Maar ook sportsites, online shopping en spelletjes zijn grote afleiders

author Laura Walburg

clock 1 min

beeldscherm, digitale teksten, productiviteit, UseClark

Management & Leiderschap

Tony Crabbe #7: waarom je juist wél emotionele e-mails moet sturen

Boze e-mails sturen na een akkefietje met een collega levert over het algemeen weinig anders op dan ruzie. Toch kan...

author Loeka Oostra

clock 1 min

Leiderschap, high performance, succes

Management & Leiderschap

9 Tips om meer werk te verzetten in minder tijd

Wie zijn taken goed ordent en zich niet laat afleiden, werkt sneller én heeft meer tijd over voor andere dingen...

author Romy Donk

clock 6,5 min

Management & Leiderschap

Deze grammaticale fouten frustreren je collega’s het meest

Is het 'gebeurt' of 'gebeurd'? En 'ervan uitgaan' of 'er vanuitgaan'? Bijna iedereen moet er even over nadenken. Maar als...

author Redactie MT

clock 0 min