Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Controleren

Berthold Gunster, baas, controle, controleren,

MT/Sprout Academy

Zo ga je om met een controlerende baas

Stel, de baas is een enorme controlfreak. Hoe ga je daar dan mee om? ‘Door je leidinggevende een stap voor...

author Redactie Beste Business Events

clock 0,5 min

We krijgen vandaag een ISO-controle op de zaak. Een garantie voor klanten dat wij werken volgens een vast kwaliteitssysteem. In de kantine is onze interieurverzorgster bezig de voorbereidingen te treffen om de inspecteur straks in te pakken met een grote pan erwtensoep en oer-Hollandse kroketten. We gaan in ieder geval proberen om de inspecteur op een onschuldige manier in een goede bui te krijgen. Misschien controleert hij wel iets milder vandaag. Vorig jaar was hij in een slecht humeur en maakte hij er een heel probleem van dat op een standaardformulier de bladzijdenummering bovenaan stond in plaats van onderaan. Hij kon echt niet lachen om mijn ietwat bijdehante opmerking om gewoon het blad om te draaien. Maar, dit was niet volgens ons 'ISO-handboek'. Ondertussen heeft de inspecteur mijn collega gesproken en roept triomfantelijk uit: ‘Jullie kijken er vast al de hele week naar uit om straks met mij een keuringsronde door de fabriek te lopen. Ik ga mijn werkschoenen even aandoen en dan kom ik eraan.’ Mijn collega lacht zuur terug. Zou de inspecteur een vermoeden hebben door deze cynische opmerking te plaatsen? Zou hij weten dat we hem wel kunnen schieten vandaag en absoluut geen zin hebben in de controle? Net als een belastingcontroleur en de arbeidsinspectie, die weten toch ook donders goed dat niemand hun graag ziet komen op een bedrijf. Dit is niet persoonlijk bedoeld, maar zo’n controle is gewoon oersaai werk. Al snel verschijnt de controleur terug op kantoor: ‘Ik heb mijn muts maar opgezet. Het is zo koud vandaag. Ik dacht er eerst aan om mijn Jagermeister-muts op te zetten, die is warmer. Dat komt misschien een beetje raar over’, grapt hij. Even later zien we twee mutsjes rondlopen over ons terrein: mijn collega met zijn grote zwarte muts op zijn hoofd en de ISO-inspecteur met een oranje hoofddeksel met oortjes. Terwijl ik uit het raam sta te kijken, ben ik heel blij dat ik vandaag de rondleiding niet hoef te doen. Al die irritante vragen beantwoorden: ''Hoe verwerken jullie de laatste aanpassingen in de fabriek op de constructietekeningen? Zijn jullie klanten echt zo tevreden als dat jullie zeggen? Hoe waarborg je de kwaliteit van uitbesteed werk?'' Het zijn allemaal punten die voor ons vanzelfsprekend zijn, maar nu allemaal op papier moeten staan. Er gaat komend jaar nog meer administratieve rompslomp bij komen. We moeten overschakelen naar een nieuwe ISO-norm, waarbij we een uitgebreide SWOT-analyse moeten maken met SMART-doelstellingen en de risico’s van al onze stakeholders in kaart moeten brengen. We gaan ons in ieder geval niet vervelen. Alleen deze keer opletten dat ik de nummering onderaan de pagina zet in plaats van bovenaan. Het is maar dat de procedure juist gevolgd wordt, toch? Na een uur komen de twee mutsjes het kantoor weer binnen. ‘Zo, wat een mooie ontwikkelingen allemaal. Uw collega heeft jullie nieuwe project helemaal uit de doeken gedaan. Heel indrukwekkend. Alleen kan ik nu onderzoek en ontwikkeling niet meer uitsluiten in de controle. Hier gaat u volgend jaar ook op gecontroleerd worden bij de audit. Volgens uw collega geen probleem, want jullie werken toch al helemaal volgens de ISO-norm.’ O, nee. Nu kan ik voor onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten ook procedures en interne audits gaan opstellen. Ik heb nu al een heel boekwerk verzamelt met documentjes en checklists van interne audits en andere ISO-voorschriften. Mijn collega is iets te enthousiast geweest vandaag met de rondleiding door ook onze nieuwe producten te laten zien. Ik begrijp dat hij hier trots op is, maar ik heb jarenlang moeite gedaan dit onderdeel uit ons verrekt dikke ISO-handboek te houden. Nu heb ik volgend jaar nog meer administratieve rompslomp. ‘O, ja Kristel. Nog een kleine opmerking. Op de klantenevaluatie staat het verkeerde jaartal onderop de pagina. Gewoon even opletten voor volgend jaar. Dit keer zie ik het door de vingers. En trouwens, heerlijke erwtensoep. Kun je mij het recept hiervan nog even doormailen?’ We zullen maar niet prijsgeven dat het soep uit blik is nu de audit uiteindelijk goed is verlopen.

Columnisten & Experts

We kunnen de ISO-controleur wel weer schieten

We krijgen vandaag een ISO-controle op de zaak. Een garantie voor klanten dat wij werken volgens een vast kwaliteitssysteem. In...

author Kristel Groenenboom

clock 2,5 min

Frederick Taylor publiceerde in 1911 zijn bekendste boek: Principles of Scientific Management. Daarmee was hij één van de grondleggers van wat ik maar even het beheersdenken noem. Als je genoeg aandacht geeft aan het uitdenken van processen en protocollen, kun je alles standaardiseren, efficiënter maken en beheersen; zelfs de mens, zo is de gedachte. Want dat zijn toch domme, luie donders die niet meer doen dan strikt noodzakelijk is. Taylor was ervan overtuigd dat je hun gedrag tot in detail voor ze moest voorkauwen, volledig gericht op efficiëntie. Of de mensen destijds ook echt lui waren is onzeker. Maar ongeschoold waren de meesten wel, zo aan de wieg van de massaproductie. En zo ontstond hier een knip tussen denken en doen; enkele slimme koppen dachten het productieproces uit en de doeners hoefden alleen maar aan de net uitgevonden lopende band te staan en op het juiste moment de juiste schroef aan te draaien. Erfenis van de revolutie Ruim honderd jaar later is bijna alles anders in onze maatschappij. En op de werkvloer. Mensen zijn goed tot uitstekend opgeleid en worden opgevoed tot zelfdenkende individuen. Eenvoudige maakbedrijven zoals toen zijn er nauwelijks nog; onze economie draait vooral op specialistische kennis en dienstverlening. En toch blijft die knip tussen denken en doen bestaan. In talloze bedrijven en (overheids)organisaties zijn er mensen - hele afdelingen zelfs - die bepalen hoe anderen moeten werken. En die anderen hebben vaak een enorme afstand tot de dagelijkse praktijk. Een tijdje terug sprak ik op één avond een hbo-geschoolde accountant en een wo-geschoolde advocaat die door hun organisaties tot op de letter voorgeschreven kregen wat ze hoe moesten doen. De accountant bekende met schaamrood op zijn kaken dat hij zelfs voorgeschreven kreeg met welke pen hij welk formulier moest invullen. Dit is een extreem voorbeeld, maar deze bepaaldrang komt bijna overal in meer of minder mate voor. Het beheersdenken is in een eeuw gewoon geworden. De standaard zelfs. Een fata morgana Sterker nog, het idee van efficiëntie en beheersing van het managementdenken is verworden tot een heilig verklaard manifest. KPI’s, deadlines, protocollen, targets, gedetailleerde strategieën, software en API’s moeten de organisatie en haar leden beheersen en efficiënter maken. Een fata morgana is het, een waanbeeld. Je kunt mensen namelijk niet beheersen. Net zoals je dienstbaarheid en creativiteit niet kunt beheersen. En die zijn toch nodig voor het verlenen van die diensten en voor het bedenken van die vernieuwende producten en diensten. Het Monster van Management In een eerdere column heb ik al eens genoemd dat 68 procent van de Nederlanders een demotiverend werkklimaat ervaart op de werkvloer, vooral gecreëerd door het management. Meer dan twee derde is dus niet gemotiveerd. Andere onderzoeken tonen dat juist motivatie één van de grootste voorspellers is van succes. De oorzaak is voor een groot deel te vinden in al die regeltjes, protocollen en regelneven. In de praktijk werkt management dus vaak als een monster dat zonder scrupules alles opvreet wat op zijn weg komt. Want niet alleen motivatie wordt opgeslokt maar ook grootheden zoals doelen, visie, cultuur en leiderschap worden verzwolgen als je teveel werkt vanuit regels en cijfers. Met als gevolg dat mensen als zombies rondsjokken: doelloos, gedemotiveerd, geïrriteerd en half hersendood. En dat terwijl management in essentie ronduit onmisbaar is voor succes. Terug naar de essentie In de moderne context is de essentie van management om mensen te voorzien in de middelen die zij nodig hebben om te presteren; om hun doelen te halen. Je gaat niet hardlopen zonder de juiste schoenen en kleding; je gaat niet klussen zonder gereedschap. Dus gebruik meetinstrumenten om te zien in welke mate die doelen afgetikt worden. Gebruik deadlines en planningen voor wat extra efficiëntie. En gebruik procesbeschrijvingen als mensen daar een gevoel van houvast aan verlenen. Maar doe dat vanuit een hele andere basisgedachte: niet om te beheersen, maar om het gewenst resultaat te faciliteren. Tips Management is in de meeste organisaties het vertrekpunt terwijl het het sluitstuk zou moeten zijn. Gooi het roer eens om: Geef het bedrijf en je mensen richting. Inspireer hen met onder andere je visie en grote doelen. Bouw bewust aan een succescultuur, daarmee stuur je indirect het gedrag van je mensen. Bouw aan een werkgemeenschap. Gemeenschappen brengen motivatie, commitment, betrokkenheid en veel anders moois voort. Gemeenschappen produceren resultaat en succes. Ontwikkel het leiderschap van alle leidinggevenden. Om effectief te bouwen aan richting, cultuur en gemeenschapsgevoel maar ook omdat mensen zich ontwikkelen onder goed leiderschap. Met leiderschap creëer je overigens ook effectiviteit. Management gaat vooral over efficiëntie maar efficiëntie zonder effectiviteit is zinloos. Vorm het management naar de behoeften die dan nog bestaan. Vraag simpelweg aan je mensen wat zij nodig hebben om hun doelen te behalen, om te presteren. En voorzie in die middelen. Zo vormt management een essentieel onderdeel van het bedrijf. Zo zet je 'het monster' buiten de deur. Zo motiveer je ook die 68 procent van je medewerkers die nu als zombies rondstrompelen. Lees ook de vorige delen van deze serie: Stop met het verbeteren van je werknemers Wakker de motivatie aan van mopperkonten in je bedrijf Dit zijn de ingrediënten voor een gezonde bedrijfscultuur Stop met duwen en trekken, start met leiderschap Gebruik de juiste koers om je medewerkers aan te sturen De werkgemeenschap als prestatievergroter

Columnisten & Experts

Stop met controleren, dan vergroot je de efficiëntie

Leiderschapstrainer Mark Ernst bekommert zich over het welzijn van medewerkers, omdat managers vaak proberen hen 'beter te maken'. Dat kan...

author Mark Ernst

clock 3,5 min