Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Samenwerken in documenten en bestanden kunnen delen past goed in de agile scrum manier van werken, stelt Bert Hendriks. Hij is Chief Customer Officer en Partner bij Decos, een organisatie die onder meer documentmanagement software maakt. ‘Het is handig om de gedachten van verschillende personen over een onderwerp bij elkaar te brengen. Daarvoor is het nodig om input van meerdere mensen op te nemen in een document.’ Deze manier van werken stelt het team centraal, in plaats van het individu. Het grote voordeel van het delen van bestanden is dat het team verder kan werken aan de gestelde doelen als er een teamlid ziek wordt of op vakantie gaat. ‘De continuïteit en creativiteit verbetert enorm.’ Volledig digitaal Bij Decos bijvoorbeeld wordt door meerdere mensen gelijktijdig aan tenders gewerkt. Grote documenten waar veel verschillende input voor nodig is. Een ander moment waar meerdere mensen tegelijk in een document samenwerken is tijdens vergaderingen bij het bedrijf. ‘Wij zijn een volledig papierloos bedrijf, dus alle informatie voor een vergadering wordt digitaal bij elkaar gebracht. Iedereen kan van tevoren input of notities aan de vergadering hangen.’ Bovendien kan er tijdens de vergadering zelf gelijktijdig input worden gegeven op de notulen. Daarvoor gebruikt het bedrijf zijn eigen tool GetMinute. ‘Op het moment dat ik in die notulen aan het typen ben, is dat stuk tekst geblokkeerd. Pas als ik dat vrijgeef, kan een collega aan dat stuk toevoegen.’ Technisch onmogelijk Er zijn nog meer tools die het bedrijf gebruikt, bijvoorbeeld Join (eveneens een eigen product, dat digitaal samenwerken mogelijk maakt). Waar in de notulentool de tekst daadwerkelijk geblokkeerd wordt op het moment van bewerken, is dat bij veel andere samenwerkingstools niet het geval. Veel mensen herkennen het moment waarop je iets wilt toevoegen in een document terwijl daar op dat moment een collega in aan het werk is. Een waarschuwing van de tool volgt dan. Het document moet eerst worden vrijgegeven voordat een ander zijn wijzigingen kan opslaan. ‘Het is vaak technisch wel mogelijk om in dezelfde tekst te werken maar onmogelijk om tegelijkertijd aan bijvoorbeeld hetzelfde woord te sleutelen’, stelt Hendriks. ‘En dat is ook niet wenselijk. In die gevallen geldt veelal dat wie de tekst het eerst opende, voorrang heeft met zijn wijzigingen.’ Leermomenten De bredere input die samenwerken aan documenten met zich meebrengt zorgt voor een snellere leercyclus. ‘Doordat verschillende mensen input leveren, leert iedereen daar weer van. Vroeger was een persoon een tender of plan aan het schrijven, maar nu komen alle nieuwe dingen er tegelijk in. Ieder specialisme levert input en als er een nieuwe medewerker is, zie je gelijk zijn visie. Dat betekent dat je als organisatie veel sneller leert en flexibeler wordt.’ Goede afspraken Hendriks heeft nog wel een aantal tips voor het gelijktijdig samenwerken aan documenten. Zo adviseert hij goede afspraken te maken voor het in- en uitchecken van documenten om ze te kunnen bewerken. ‘Als ik een document uitcheck, kan alleen ik er wijzigingen in aanbrengen. Als ik het vervolgens weer incheck op de server, kunnen collega’s er weer mee verder.’ Voor co-creatie is het raadzaam om een verdeling te maken wie welke onderdelen (van bijvoorbeeld een tender) oppakt. Bij veel tools is het zichtbaar welke collega er op dat moment in het document werkt, zoals bij Dropbox en Google Docs. Tot slot vindt Hendriks het sterk om als team de revisie van belangrijke documenten gezamenlijk te doen. ‘Mensen sputteren dan vaak tegen dat het zoveel tijd kost, maar het levert zoveel op, want je hebt iedereen bij elkaar. Dat hoeft niet fysiek, dat kan ook virtueel. Maar door als team documenten door te nemen blijf je leren en bereik je transparantie. Een voorwaarde om goed digitaal samen te werken.’

Bijdrage

Bestanden delen: zo werk je tegelijk in hetzelfde document

Co-creatie ofwel samen creëren brengt de creativiteit en kennis van verschillende mensen bij elkaar en vormt een belangrijk onderdeel van...

author Kim Loohuis

clock 2,5 min

De belangrijkste uitdaging voor bedrijven om de berg aan files te beklimmen blijft het terugvinden van die gegevens. 2,5 triljoen bytes wordt er per dag aan informatie geproduceerd. Dat is data van 530.000.000 miljoen liedjes, 150.00.000 iPhones, 5 miljoen laptops en 90 jaren aan HD video, zo becijferde data-analytics spin-off Level van de Northeastern University. Die stapel aan bytes groeit, en steeds sneller. Het overgrote deel van de digitale gegevens – ongeveer 90 procent – is de afgelopen twee jaar gefabriceerd, aldus IT-multinational IBM. Het resultaat, zegt analistenbureau IDC, is dat we in 2020 al meer dan 44 biljoen gigabytes aan data hebben. Het merendeel daarvan wordt nu nog in de westerse landen gegenereerd. Dat zal in 2020 veranderen, als de landen in ontwikkeling de grootste producenten worden van digitale data. En ook het Internet-of-Things draagt bij aan de groei van de hoeveelheid digitale gegevens; data van embedded systemen zal groeien van 2 procent in 2013 naar 10 procent in 2020. Geen papierloos kantoor Maar organisaties hebben niet alleen met digitale data te maken. Hoewel het Amerikaanse BusinessWeek in 1975 nog het papierloze kantoor voorspelde, werkte 34 jaar later, in 2009, nog geen vijfde van de bedrijven papierloos, aldus onderzoek van AIIM. En nog steeds is papier populair. Uit de Papierloos Werken Monitor van 2015 blijkt dat Nederlanders per dag nog gemiddeld 16,1 velletjes papier uit de printer laten rollen. Kenniswerkers zijn nu eenmaal dol op papier, blijkt uit onderzoeken. Meer dan de helft (56 procent) van de onderzochte organisaties geeft de voorkeur aan papieren contracten en bestel- en reserveringsformulieren. Veertig procent houdt behoefte aan getekende en beveiligd bewaarde papieren en waardedocumenten. Gevolg: bij digitaliseringsprojecten wordt niet over aantallen documenten gesproken, maar over de hoeveelheid kilometers. Toenmalig minister Ronald Plasterk van Binnenlandse Zaken schreef in 2009 aan de regering dat de schatting is dat de Rijksdienst 800 strekkende kilometer papieren en andersoortig archief heeft. De Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam inventariseerde aan het begin van een digitaliseringproject 8 kilometer papier. Iron Mountain, dat archieven van klanten beheert, berekende in 2015 dat het wereldwijd op ongeveer 1100 locaties 160.000 strekkende kilometer papier beheert - vier keer rond de evenaar in A4-tjes. Data zorgt voor uitdagingen Gelukkig, schrijft IDC, is een groot deel van de digitale data vergankelijk – denk aan onopgeslagen Netflixdata, Xbox One interacties of tijdelijke routing informatie tussen netwerken. ‘Dit is een goede ontwikkeling, want de beschikbare opslagcapaciteit (ook wel ongebruikte bytes genoemd) groeit minder hard dan het digitale universum. In 2013 was er slechts genoeg opslagcapaciteit voor 33 procent van het digitale universum. In 2020, kan er nog maar 15 procent worden opgeslagen’, aldus de onderzoekers. Het opslaan van al die data is een van de grotere zorgen van organisaties; 88% van de IT-managers ondervindt problemen om de groei van en vraag naar dataopslag bij te blijven. 84% vindt dat de kosten voor dataopslag uit de hand loopt, blijkt uit onderzoek van IT-leverancier Freeform Dynamics. Vindbaarheid: bestanden delen De vindbaarheid is een ander punt dat zorgen baart. Een groot deel van de IT-managers (82 procent) in middelgrote organisaties denkt dat besluitvorming wordt bemoeilijkt door gebrekkige beschikbaarheid en inconsistentie van gegevens. Classificatie van de documenten kan die vindbaarheid vergroten, evenals het beter deelbaar maken van bestanden door collaboratie tools zoals bijvoorbeeld Dropbox. Bedrijven zijn hiermee bezig en zo worden ook de mogelijkheden voor analyses vergroot. In 2013 was 22 procent van de digitale informatie klaar voor analyse, de verwachting is dat dit in 2020 35 procent zal zijn. Door digitalisering van papier is er misschien wel meer mogelijk met data – betere vindbaarheid of analyses – maar tegen de verwachting in lost dit het probleem van de groei van papier niet op. Directeur Jeroen Strik van Iron Mountain: ‘Daarnaast zien we dat ook als organisaties digitaal gaan werken die papieren wereld blijft bestaan, omdat het vaak te kostbaar is om de geschiedenis van een klant – bijvoorbeeld bij een ziekenhuis – in te scannen. Voor de kosten van het digitaliseren kun je het namelijk vaak goedkoper 30 tot 35 jaar fysiek opslaan.’

Bijdrage

Gegevens terugvinden in de databerg: hoe deel je bestanden?

De hoeveelheid data groeit exponentieel. En door de digitalisering van papier lijkt daar nog geen einde aan te komen. Hoe...

author Kim Loohuis

clock 2,5 min