Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Waarom efficiëntie niet altijd efficiënt is

In samenwerking met TIAS - In ons streven naar efficiëntie vergeten we vaak de bijeffecten. Wat op het eerste gezicht efficiënt lijkt, is dat in de praktijk vaak namelijk niet, constateert Marc Vermeulen van TIAS School for Business and Society. ‘Even relaxen is niet altijd verloren tijd.’

efficiënt ontnormaliseren onthaasten Getty
Je leest nu: Waarom efficiëntie niet altijd efficiënt is

Begin 19de eeuw waren honderden arbeiders aan het werk bij het Brabantse dorpje Lith. Hun doel was de Maas te ‘normaliseren’: de stroming van de rivier mocht niet langer meanderen, maar moest zoveel mogelijk rechtdoor gaan, zo was de destijds heersende gedachte. En dus werden bochten afgesneden, kwam er een stuw, moesten heggen uit het zomerbed verdwijnen en legden kribben de breedte van het rivierbed vast. Ingenieur Lely – inderdaad, ‘de zoon van’ – hield scherp toezicht op de uitvoering.

Het idee van de ‘normalisatie’ van destijds was om overstromingen tegen te gaan. De vrachtschepen in die tijd werden groter en kregen meer diepgang. Ook telde het gebied meer inwoners en was er dus meer ruimte nodig voor bewoning.

De A2 stroomde onder

Ironisch genoeg leidde de noeste arbeid van toen later niet tot mínder overstromingen, maar bleek het in 1995 juist een belangrijke oorzaak van zo’n overstroming te zijn. Reden: de korter geworden rivier kon het sneller stromende water niet aan. Vanwege springtij in Zeeland kon de aanbod van het water op dat moment niet allemaal verwerkt worden. En dus stroomde de A2 bij ’s-Hertogenbosch onder.

Het is dit incident dat er de oorzaak van is geweest dat de Nederlandse overheid nu zo’n 8 miljard euro per jaar besteedt om rivieren te ‘ontnormaliseren’. Opnieuw verschijnen er bochten in rivieren. Daarnaast mogen uiterwaarden minder bebouwd worden, komen boerderijen op terpen en zijn er opvangbekkens ingericht.

Nieuwe kwetsbaarheden

Trek je deze metafoor breder, en betrek je hem op het publieke domein, dan kun je zeggen dat we jarenlang van chaos naar standaard, efficiëntie en rechtlijnigheid zijn gegaan, maar dat we een periode later erachter komen dat daar fouten in zitten.

Een ander voorbeeld is de laatste financiële crisis. De reden waarom die zo snel om zich heen kon grijpen is omdat de informatiesystemen tegenwoordig zo snel en efficiënt zijn. Bij de financiële crisis in 1929 ging dat allemaal nog een stuk trager. Een mogelijke oplossing is om de computersystemen te compartimenteren. Zet hier en daar muren eromheen, zodat bijvoorbeeld een virus of een financiële crisis niet gelijk een tsunami is die het hele stelsel beschadigt.

Kort gezegd: optimalisatie en normalisatie kunnen op korte termijn veel winst opleveren, maar leiden ook dikwijls tot nieuwe kwetsbaarheden. En dan moeten we toch weer allerlei wachtruimtes, firewalls en deuren inrichten om grote afbreukrisico’s op systeemniveau te voorkomen.

Voorraad is vervelend

Veel bedrijven zijn momenteel in hoge mate geoptimaliseerd. Kijk bijvoorbeeld naar de logistiek. Daar worden voorraad en wachttijden al lange tijd als vervelend ervaren. Een grote voorraad is immers een berg ‘dood’ geld. En wachttijden, daar houdt ook niemand van.

Om die reden is bijvoorbeeld Ikea overgestapt op zogeheten just in time logistics. Het Zweedse meubelbedrijf houdt momenteel een kleine voorraad aan en kan die snel uitleveren. Maar een nadeel kent dit systeem ook: als Ikea geraakt wordt door een computervirus, zijn de schappen in een paar uur leeg.

Wachttijden (en zitzakken) hebben nut

Ook in de arbeidssociologie gaat het vaak over wachttijden. Iedereen moet zo optimaal en efficiënt mogelijk bezig zijn. Maar wat zijn de gevolgen daarvan? Bijvoorbeeld dat de werkdruk het ziekteverzuim omhoog jaagt. Daarnaast: als er in een verregaand geoptimaliseerd proces iets fout gaat, zijn vaak alle buffers eruit. Dan kun je dus nergens meer op terugvallen.

Maar naast het gebrek aan buffers, en de ‘perverse effecten’ is er ook nog een derde verschijnsel, dat misschien nog wel opvallender is. En dat is dat wachttijden toch hun nut blijken te hebben. Het zijn namelijk momenten dat mensen even met elkaar praten. Wachttijden eruit halen betekent dan ook dat je op die manier een heel kennisdelingsmechanisme de nek omdraait.

Het is precies daarom dat bedrijven als Google weer zitzakken en tafeltennistafels neerzetten. Dat doen ze vanuit de gedachte dat als de medewerkers even relaxen dat geen verloren tijd is.

Kortom: we moeten op een geplande manier ‘ontnormaliseren’. En ja, daar zit iets paradoxaals in. We moeten bewust erop aansturen dat we minder willen sturen. Je zou ook kunnen zeggen: doe optimaal normaal, dan doe je al gek genoeg.

Over de auteur
Prof. dr. Marc Vermeulen (1958) is academic director van de leergang Strategy, Innovation and Governance voor topbestuurders in het publieke domein. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor enkele programma’s voor onderwijsmanagers.