Zo geef je assertiever feedback op de ander

Voor ongeveer een kwart van de professionals zit assertief handelen niet in, laten we zeggen, het basispakket aan sociale vaardigheden. Iets verdedigen wat je zelf belangrijk vindt, kan leiden tot een meningsverschil of een conflict en dat gaan velen liever uit de weg. Het probleem met die strategie, zo stelt Veenhuysen, is dat je je eigen belangen en kwaliteiten laat ondersneeuwen door die van anderen. Assertief handelen kan die disbalans verhelpen.

Assertief zijn, dus op het juiste moment je mond opendoen en je grenzen aangeven, hoeft bovendien niet uit te lopen op een conflict, stelt Veenhuysen. “Waar het om draait, is dat je feedback op de ander er goed uitkomt en dat je de ander met respect behandelt.”

Je klapt snel dicht

De vraag is: hoe? Een collega die je telkens onderbreekt, kun je natuurlijk direct zeggen dat je dit erg vervelend vindt, maar doe het maar eens. Voor extraverten zal het misschien niet zo moeilijk zijn, maar velen van ons zijn staan niet direct klaar met een lik-op-stukantwoord en klappen dicht.

Ze zijn op cruciale momenten niet in staat om voor zichzelf op te komen en missen soms wat zelfvertrouwen. Als zij hun moed bij elkaar schrapen en zich toch assertief opstellen, kan dit weleens wat geforceerd overkomen. “Soms kan dit zelfs wat agressief overkomen en dat is natuurlijk niet wat je wil bereiken. Je wilt de werkrelatie verbeteren en niet een conflict starten.”

Veenhuysen omschrijft deze significante groep op de werkvloer als de ‘sub-assertieven’. Tegen het subject van ergernis klappen ze al snel dicht. Wat hij vaak ziet, is dat deze sub-assertieven hun klachten op een indirecte wijze uiten. In plaats van de persoon in kwestie van feedback te voorzien, bespreken ze het met derden. Bijvoorbeeld met een aardige collega of met familie thuis.

Niets doen is geen optie

Deze noodgedwongen strategieën lossen het onderliggende probleem echter niet op, namelijk: de ergernis aan de handelingen van een collega. Door niets te doen of de lieve vrede te bewaren, los je de initiële frustraties dus allerminst op. Of, zoals jaren ’80-zanger Morrissey het ooit treffend zong: “Shyness is nice, and shyness can stop you from doing all the things in life you’d like to“.

De kunst ligt hem er voor sub-assertieven dan ook in de verlegenheid om te zetten in gerichte assertieve acties. Oftewel: op het juiste moment van jezelf laten horen. Veenhuysen legt sub-assertieven daarom in drie stappen uit hoe zij assertiever hun eigen grenzen kunnen aangeven.

1. Start met een korte objectieve uitspraak

Om de aandacht van de ander te trekken, is het aan te raden om met een korte assertieve uitspraak te beginnen, stelt Veenhuysen. Vertel hierin wat je graag zou willen zien dat de ander aan zijn of haar gedrag verandert.

Voorbeelden:

• Als je me onderbreekt tijdens de vergadering (…)
• Als jij alle eer voor het werk naar je toetrekt wat we samen hebben gedaan (…)

Dit zijn korte uitspraken die direct de kern raken en – belangrijk – feitelijk moeten worden gebracht. “Zo voorkom je conflictsituaties”, legt Veenhuysen uit. “Op deze manier trek je snel de aandacht van andere personen. Omdat je het over jezelf hebt, voorkom je defensief gedrag van de tegenpartij. Bovendien geef je de ander geen mogelijkheden om het met je oneens te zijn, aangezien het over jou gaat.”

2. Leg het negatieve effect uit

Je bent er dan nog niet, waarschuwt Veenhuysen. “De persoon op wie je feedback geeft, moet natuurlijk weten waarom diens gedrag een negatief effect heeft op jou. Geef je deze uitleg niet, dan ontbreekt het hem of haar aan een reden om het handelen aan te passen.”

Vul je opmerkingen dus op een dergelijke wijze aan:

• ‘Als je me onderbreekt tijdens de vergadering, krijg ik geen kans om te vertellen wat mijn mening is.’
• ‘Als jij alle eer voor het werk naar je toetrekt wat we samen hebben gedaan, kan ik niet duidelijk maken wat mijn bijdrage is geweest.’

Het heeft allemaal te maken met het verduidelijken van de oorzaak en het gevolg van het gedrag van de ander, stelt Veenhuysen. Op deze manier verbind je volgens de coach iets objectiefs aan de impact die dit heeft op jou.

3. Sluit af met gevoel

Was het tot dusver belangrijk objectief te blijven en vooral niet te vervallen in emotionaliteit, bij stap 3 is het juist van belang om een element van gevoel aan je argumentatie toe te voegen. Veenhuysen: “Nu kun je aangeven dat je geraakt bent door de impact van het handelen van de ander. Stel dat je jezelf ‘ondergewaardeerd’ of ‘weggezet’ voelt, dan kun je dat nu zeggen.”

Bijvoorbeeld:

• ‘Als je me continu onderbreekt, krijg ik geen kans om mijn ideeën naar voren te brengen. Ik voel me daardoor ondergewaardeerd.’

De reden dat je je verder objectieve verhaal met een emotioneel tintje moet afsluiten, is volgens Veenhuysen dat het voor andere moeilijk is om iemands gevoel in twijfel te trekken. Een puur objectieve bewering kun je nog weerleggen met argumenten, twijfelen aan het gevoel van de ander is als vechten tegen de bierkaai. Het is zelfs erg bot en dat is in jouw voordeel. Het maakt jouw communiceren immers veel krachtiger.

Makkelijk is het allemaal niet, assertief handelen als je eigenlijk niet assertief bent. “Oefen je boodschap dan ook gerust thuis, als je er zeker van wilt zijn dat je goed mogelijk voorbereid bent. Verder is timing alles. Zorg ervoor dat je je boodschap op het juiste moment geeft.”

Ook al geef je je feedback op bovenstaande wijze, de kans blijft natuurlijk altijd aanwezig dat het subject negatief op je feedback zal reageren. “De beste manier om hiermee om te gaan, is door kalm en vol zelfvertrouwen te reageren. Blijft je gesprekspartner tegensputteren, geef dan bijvoorbeeld weer wat het patroon is dat je ziet in het gedrag van de ander.

Geef voorbeelden van wanneer het vervelende gedrag van de ander eerder is voorgekomen. Hierdoor wordt je boodschap krachtiger, en kan de ander het dus minder gemakkelijk weerspreken.”