Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Plan elke dag een e-mailvrije periode in

Continu je mail checken? Stop er maar mee. E-mailvrije periodes maken ons productiever, stelt Erik de Muinck Keizer.

De pijn die e-mail heet werd onlangs prachtig blootgelegd door mijn collega Jeremiah Dillon, Head of Product Marketing bij Google Apps for Work, die onderstaande mail deelde met zijn team. Zo goed zelfs, dat het verhaal werd gedeeld via verschillende blogs en andere Google-collega’s er zelfs een video van maakten (zie hieronder).

Sluit e-mail af

De kern van het verhaal is duidelijk: als we echt productief willen zijn, dan moeten we af en toe e-mail even volledig afsluiten. Dat staat haaks op de notie dat e-mail ooit bedoeld was om effectiever met elkaar te communiceren; blijkbaar leidt het juist meer af dan dat het ons efficiënter maakt. Hoe dat komt? E-mail is slachtoffer geworden van zijn eigen succes. We gebruiken onze inbox voor zaken waarvoor mail eigenlijk nooit bedoeld was.

Fouten bij groepsmail

In een groepsmail worden onderlinge taken gedeeld, voortgang gemonitord, statusupdates gevraagd; allemaal dingen die je veel beter kunt doen met een projectmanagement-app als Slack of Wunderlist.
Misschien wel de meest wijdverspreide manier van e-mailmisbruik; collega A stelt een offerte, plan of rapportage op, mailt dit naar X andere collega’s, die allemaal onafhankelijk van elkaar nieuwe versies terugmailen naar de hele groep. En dat terwijl het al jaren heel eenvoudig is om in de browser real-time samen te werken aan hetzelfde document.

Interne social media

Collega A stuurt een mailtje rond aan alle medewerkers dat er een mooi contract is binnengehaald, vervolgens feliciteert collega B iedereen met een reply all, dus kan collega C niet achterblijven, etc. Voor dit soort conversaties zijn interne social media uitgevonden: in plaats van reply all kun je een comment plaatsen en wordt alles netjes weergegeven in een thread.

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

E-mailvrije periode

Honderden blogs zijn er al geschreven over hoe je beter met e-mail om kunt gaan. Maar ik houd het bij de tip van Jeremiah Dillon: plan af en toe bewust een e-mailvrije periode in om efficiënt met je tijd om te gaan en een berg werk te verzetten.

Auteur is Erik de Muinck Keizer, Country Manager Benelux bij Google. De Muinck Keizer studeerde internationale betrekkingen en volkenrecht aan de Universiteit van Amsterdam.

Meer Erik de Muinck Keizer?