Geen producten in de winkelwagen.
Een ruime meerderheid van de Nederlandse managers signaleert een ‘e-mailcultuur’ in de eigen organisatie. Toch zijn ze zelf zo vervlochten met het fenomeen, dat ze het nauwelijks een dag kunnen stellen zonder even ‘de inbox te checken’. Dat blijkt uit het MT-panelonderzoek.
Meg Whitman, de baas van Ebay, zei ooit in het blad Businessweek dat ze tussen de 100 en 500 e-mails per dag leest. Het merendeel, vertelde ze erbij, is niet afkomstig uit de eigen organisatie of zakelijke partners, maar van klanten en bezoekers van de veilingsite. “Mijn e-mailadres, [email protected], is bekend bij de community,” meldde ze vol trots, een uitspraak die haar ongetwijfeld op n-g meer berichten kwam te staan.
Het geval Whitman is niet de norm. In de praktijk ontvangen managers zeker als ze hoog in de boom zitten toch vooral e-mails van personen die ze kennen. Dat kunnen er op een dag natuurlijk ook een hele hoop zijn, maar honderden e-mails? We legden ons vaste lezerspanel een aantal vragen voor om te inventariseren hoe zij het fenomeen e-mail beleven. Dat deden we natuurlijk per e-mail, dus wat het aantal ontvangen berichten betreft stond de teller al op één. Maar, zo blijkt, met die oeverloze berichtenstroom valt het reuze mee. Ruim 65 procent van de managers ontvangt 20 tot 50 mailtjes per dag, nog eens 12 procent krijgt er 10 tot 20. Een minderheid van 18 procent treft dagelijks 50 tot 100 berichten in zijn inbox en maar 4 procent komt in de buurt van Whitman met ‘meer dan 100’.
Nutteloze info
Gevraagd naar de tijd die het kost om deze berichtenstroom te verwerken, antwoordt de grootste groep (34 procent) dat dit een half uur tot een uur per dag kost. Bij elkaar opgeteld zijn de meeste ondervraagden (54 procent) er minder dan een uur aan kwijt. Valt toch alleszins mee, hoewel toch nog 12 procent twee uur of meer bezig is met het lezen van e-mails.
Het effectief beteugelen van tientallen mailtjes is natuurlijk een kwestie van goed ‘afval scheiden’. Je scant een bericht vliegensvlug op relevantie en beslist meteen of deze bewaard, beantwoord of weggegooid moet worden. Dat leer je op een willekeurige cursus timemanagement en kennelijk gaat het MT-lezerspanel op deze wijze te werk. Zo weet 35 procent dat minder dan 10 procent van de binnengekomen berichten valt in de categorie ‘niet relevant voor het werk’. Nog eens 25 procent verbindt deze klassering aan 10 tot 20 procent van de e-mails en 17 procent houdt het op 20 tot 30 procent. Al met al schat 76 procent van de ondervraagde managers het percentage niet relevante mailtjes op 30 procent of minder. Uitgesplitst naar leeftijd (jonger of ouder dan 40) blijken significant meer oudere managers e-mails in te delen in de categorie ‘niet relevant’, dan jongeren: 4 procent van de ouderen ervaart 75 procent van de mails (of meer) als niet relevant, bij jongeren is dat minder dan 1 procent.
E-mailcultuur
Opvallend genoeg wordt een groot deel van die niet-relevante mailtjes wél geopend. Ruim 72 procent gooit er per dag minder dan tien ongelezen weg, nog eens 15 procent maximaal twintig. Respondenten van 40 jaar of ouder doen dat vaker (37 procent ‘regelmatig’ of ‘altijd’) dan jongeren (25 respectievelijk 2 procent). Deze vraag bood ruimte voor een open antwoord. Cc-mailtjes blijken ideale kandidaten voor de elektronische prullenbak, net als nieuwsbrieven en ‘nutteloze info van collega’s of klanten,’ zoals één respondent het zo mooi verwoordt.
Het cc’en is een fenomeen waar we op doorvroegen. We legden het panel de vraag voor ‘Ergert u zich eraan dat u als cc’er wordt betrokken bij e-mailverkeer tussen anderen?’ Ja, zegt 27 procent volmondig, nog eens 31 procent ‘enigszins’ en slechts een minderheid van 42 procent heeft er geen enkel probleem mee.
Naast het cc’en bestaat er nog zoiets als het bcc’en, waarbij u een e-mail ontvangt zonder dat de andere ontvanger(s) daarvan op de hoogte zijn. Reuze handig om ongemerkt een dossiertje op te bouwen of politieke spelletjes uit te vechten. Het komt vaker voor dan we denken: 33 procent van de ondervraagden speelt het bbc-spel ‘soms’, nog eens 3 procent ‘regelmatig’. Jongeren neigen er opvallend meer naar dan ouderen.
Je houdt het bijna niet meer voor mogelijk, maar er zijn nog (top)managers die geen computer hebben en nooit e-mailen. Ze zijn een uitstervend ras. ‘Is er in uw organisatie sprake van een
e-mailcultuur?’, vroegen we aan het lezers-panel. Ruim 78 procent antwoordt bevestigend, waarvan 41 procent met ‘ja’ en 37 procent met ‘enigszins’. En in deze tijden van thuiswerken verspreidt de cultuur zich ook naar onze privélevens. Zo geeft 61 procent van de ondervraagden aan dat ze regelmatig of altijd thuis, na werktijd of op een vrije dag, zakelijke e-mails lezen. Slechts 11 procent doet dat nooit.
Ontmoediging
De vraag ‘Kunt u het een dag stellen zonder e-mail’ bevestigt het beeld van managers die veelvuldig in contact willen blijven met hun elektronische brievenbus. Het merendeel (51 procent) komt een werkdag niet door zonder het lezen van e-mailberichten, tegen 21 procent die dat wel kan. In het laatste geval is het percentage ouderen groter dan jongeren (24 respectievelijk 15 procent).
Wat te doen? We legden het panel een aantal opties voor om de hoeveelheid e-mails terug te dringen. Het meest populair is het beperken van het lezen van e-mails tot twee vaste momenten van de dag, ’s avonds en ’s ochtends (28 procent). Op de derde plaats staat het introduceren van intern ontmoedigingsbeleid om collega’s te dwingen vaker op iemand af te stappen dan uit gemakzucht een mailtje te sturen (12 procent). Nu denkt u vast: wat staat er op de tweede plaats? Dat is een mix van één en drie. Een vijfde van de respondenten heeft geen behoefte aan dit soort maatregelen. Zij onderschrijven de uitspraak ‘Je moet e-mail niet beperken, het is van levensbelang’.
