Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Minder vergaderen en meer resultaat? Ga zakelijk tekenen

Een kwart van onze werktijd besteden we gemiddeld aan vergaderen, bleek een paar jaar geleden uit onderzoek. En dat terwijl bijna niemand het leuk of inspirerend vindt. Rachel Levi was er honderden uren per jaar aan kwijt, en wilde het anders. Deze week verscheen haar boek over zakelijk tekenen: ‘Tekenen tijdens de vergadering: DOEN!’

Rachel Levi
Je leest nu: Minder vergaderen en meer resultaat? Ga zakelijk tekenen

Waar kwam het idee voor je boek over zakelijk tekenen vandaan?

‘Ik heb jaren gewerkt in grote organisaties. Mijn laatste baan was bij de gemeente Den Haag. Wat ik in al die organisaties zag, was dat we met elkaar heel erg ineffectief gedrag vertonen, met vergaderingen als toppunt. We besteden er enorm veel tijd aan, ikzelf ook, terwijl niemand er echt veel energie van krijgt en het vaak inefficiënt is.

Een belangrijke valkuil tijdens vergaderingen is het gebruik van abstracte taal. Dat is een belemmering om tot actie te komen. Hebben we beeld bij wat transitie en aanjagen betekent? Ik denk het niet, en als je het niet ‘voor je ziet’, is er geen motivatie om in beweging te komen. Tekeningen zijn een instrument om te verduidelijken. Ons brein verwerkt beelden veel sneller dan tekst. Als je aansluit bij een natuurlijke behoefte wordt vergaderen leuker en beter, en je hoeft nadien geen ellenlange notulen te lezen, want beeld onthouden is veel makkelijker.’

Hoe werkt zakelijk tekenen?

‘Je wilt in een vergadering een doel bereiken, daarom staat het op de agenda. Maar kijk: we vormen ideeën met woorden, hebben veel woorden nodig om die gedachten uit te spreken en ook nog anderen te begrijpen, en zeker in vergaderingen gaan mensen elkaar herhalen omdat ze niet zeker weten dat de ander ze goed begrepen heeft, en zij hen. Met tekenen doorbreek je dat. Het beste werkt om met z’n allen rond een vel papier te zitten; je krijgt een collectief geheugen en het is veel actiever.

Werkt het altijd? Ik zou het niet bij ieder onderwerp adviseren. Zakelijk tekenen is vooral geschikt bij hoe-vragen; plannen uitwerken, ergens komen. Een reorganisatie daarentegen is bijvoorbeeld een formele, pijnlijke kwestie waarbij je met zakelijk tekenen het risico loopt dat je probeert dingen leuker te maken met tekeningen. Daar zou ik terughoudend in zijn.

En goed om te realiseren: de mensen die aanwezig waren kunnen het prima onthouden en navertellen van de tekening, maar als je het in de gang ophangt dan missen mensen de context.’

Voor wie is je boek bedoeld?

Rachel Levi zakelijk tekenen MT‘Het boek is ludiek geschreven – hoewel met wetenschappelijke onderbouwing – en er staan veel tekeningen in. Het is praktisch, laagdrempelig en bedoeld voor iedereen met een baan waarin veel vergaderd wordt. Beleids- en organisatieadviseurs bijvoorbeeld, projectmanagers, communicatieadviseurs – ook voor wie zegt dat hij niet kan tekenen.

Ik zie dat in dergelijke functies ook steeds meer tekeningen worden gebruikt. Ook bij evenementen wordt bijvoorbeeld vaker een visueel notulist ingezet, voor een beeldverslag. In steeds meer organisaties zie ik de leidinggevenden maar ook de medewerkers zelf zakelijk tekenen.

Natuurlijk zijn er ook kritische geluiden; het is een nieuwe manier van naar je werk kijken. Sommige mensen staan daarvoor open en anderen houden vergaderen liever bij het oude. Maar ik ben ervan overtuigd dat werken met een gezamenlijk beeld voor ogen voor iedereen werkt, ook voor vergadertijgers.’