Geen producten in de winkelwagen.
Weet je nog, de tijd dat je je collega’s tegen het lijf liep op de gang van het kantoor en elkaar sprak over je weekendplannen of een groot project waar je aan werkte? Tijdens die toevallige ontmoetingen werden er heel wat ideeën uitgewisseld, ook al waren we ons er niet altijd bewust van. Misschien ben je je pas gaan realiseren hoeveel die gesprekken er toe deden, toen je plots vanuit huis moest gaan werken.
Sociaal kapitaal
Deze informele interacties zijn de sleutel tot wat we kennen als sociaal kapitaal: voordelen die mensen opdoen door wie ze kennen. Zo vertrouw je bijvoorbeeld op je sociale kapitaal als je een doodlopende weg bent in geslagen. Het popt ook op wanneer je bijvoorbeeld expertise nodig hebt en je meteen denkt aan iemand die je maar één keer hebt ontmoet, die toen in staat bleek de juiste kennis te bieden.
De reden dat je je tot iemand anders kunt wenden en extra hulp kunt vragen (of bieden), is dat je een basis van vertrouwdheid en welwillendheid hebt opgebouwd door die toevallige ontmoetingen en ongeplande interacties tijdens je werkdagen op kantoor.
Sociaal kapitaal is van cruciaal belang voor een bloeiende werkplek, zowel voor werknemers als voor organisaties. Het draagt bij aan kennisdeling, stimuleert nieuwe ideeën en hoe we denken. Het draagt ook nog eens bij aan een lager ziekteverzuim, een lager verloop en betere organisatieprestaties.
Minder verbonden
De verschuiving naar werken op afstand heeft de aard van sociaal kapitaal in organisaties veranderd. En dat is niet per se een goede verandering. We vergaderen dan wel meer dan ooit met elkaar, maar werknemers voelen zich minder verbonden en meer geïsoleerd, blijkt uit nieuw onderzoek van Microsoft.
Microsoft heeft meer dan 50 onderzoeken uitgevoerd om te begrijpen hoe de aard van het werk zelf is veranderd sinds begin 2020. De jaarlijkse Work Trend Index van Microsoft maakt deel uit van dit initiatief en bevat een analyse van miljarden productiviteitssignalen – denk aan e-mails, vergaderingen, chats en posts – in het gebruikersbestand van Microsoft en LinkedIn. Er hoort ook een enquête bij onder meer dan 30.000 mensen in 31 landen.
De impact van een jaar thuis werken
Een van de grootste en meest zorgwekkende veranderingen in deze onderzoeken is de grote impact die een jaar fulltime werken op afstand heeft op organisatorische connecties. Op de fundamentele basis van sociaal kapitaal dus. Mensen melden consequent dat ze zich niet verbonden voelen. Bij een analyse van miljarden geanonimiseerde Outlook-e-mails en Microsoft Teams-vergaderingen is er één duidelijke trend die met kop en schouders boven de andere uitsteekt: de verschuiving naar werken op afstand heeft ervoor gezorgd dat de netwerken van mensen krimpen.
Hoewel interacties met hechte netwerken nog steeds frequent zijn, beginnen zelfs deze hechte af te nemen
Aan het begin van de pandemie namen de interacties binnen nabije netwerken nog toe, terwijl interacties met verre netwerken afnamen. Gedurende de lockdowns concentreerden werknemers zich op het verbinden met mensen waar ze toch al regelmatig contact mee hadden. Daardoor kregen zwakkere relaties geen of minder aandacht.
Simpel gezegd, bedrijven raakten meer in silo’s dan voor de pandemie. Binnen hechte netwerken zijn nog steeds frequente interacties, maar zelfs die beginnen af te nemen.
Belang sterke relaties op de werkplek
Sterke relaties op de werkplek zijn om allerlei redenen van belang. Uit het onderzoek blijkt dat sterke netwerken op de werkplek twee dingen beïnvloeden die cruciaal zijn voor het bedrijfsresultaat: productiviteit en innovatie.
Mensen die zeiden dat ze zich productiever voelden gaven aan ze sterkere relaties op het werk hadden. Ze voelen zich op een doorsnee werkdag opgenomen in de organisatie. Degenen die zeiden dat hun interacties met collega’s dit jaar zijn afgenomen, zullen minder snel gedijen bij zaken die tot innovatie leiden, zoals strategisch denken, samenwerken of brainstormen met anderen. Ze dragen dus minder nieuwe ideeën aan.
Jongere werknemers en nieuwkomers in een bedrijf ervaren een groter sociaal isolement
Uit het onderzoek blijkt ook dat jongere werknemers en nieuwkomers in een bedrijf mogelijk een groter sociaal isolement ervaren. Het afgelopen jaar heeft het voor nieuwe medewerkers moeilijker gemaakt om op de hoogte te blijven. Ze hebben niet de onboarding en training ervaren die ze in een normaal jaar misschien hadden gekregen. Deze werknemers geven bovendien aan dat hun relatie met hun directe team en hun toegang tot het management slechter is dan hun collega’s die al langer bij het bedrijf werken.
Werknemers van 18 tot 25 jaar vinden het moeilijker om zich betrokken of enthousiast te voelen over het werk. Ook maken ze minder makkelijk een praatje tijdens vergaderingen en brengen ze minder nieuwe ideeën op tafel te dan oudere generaties.
Hoe maak je de werkplek van morgen innovatief, creatief en inclusief?
In een nieuw normaal waarin veel bedrijven kiezen voor hybride werkvormen is het een uitdaging om de werkplek innovatief, creatief en inclusief te houden. Maar hoe doe je dat? Volgens de onderzoekers hangt alles af van het creëren van structuren en van beleid dat sociale contacten op het werk ondersteunt. De organisatie van de toekomst, de organisatie waar mensen graag voor willen werken, koestert de sociale banden tussen de mensen op kantoor én degenen die vanuit huis werken. De onderzoekers geven vier tips:
#1 Wees proactief. Met een dagelijkse mix van kantoor- en thuiswerkers kun je er niet van uitgaan dat er dezelfde banden ontstaan als bij die toevallige gesprekken in de gang. Moedig teams daarom aan op zoek te gaan naar verschillende perspectieven. Nodig bijvoorbeeld mensen uit andere teams of van buiten de organisatie uit om zich aan te sluiten bij vergaderingen. Zo kunnen ze lessen met elkaar uitwisselen.
Hybride en externe medewerkers doen het beter als managers de tijd nemen voor één-op-één gesprekken. Managers zouden meer de nadruk kunnen leggen op verbinding. Ze moeten mensen bij elkaar brengen, ook buiten de eigen teams.
#2 Maak tijd en ruimte voor sociaal kapitaal. De tijd die we wekelijks aan vergaderingen besteden is het afgelopen jaar meer dan verdubbeld. De wekelijkse gesprekken per persoon zijn met meer dan 40 procent gestegen, blijkt uit de Work Trend Index. Toch voelen medewerkers zich geïsoleerder.
Net als persoonlijke vriendschappen kost het opbouwen van sociaal kapitaal tijd en moeite. Als werknemers vastlopen in vergaderingen en zich overbelast en overwerkt voelen, zal het niet lukken om hen te vragen tijd te besteden aan het uitbreiden van hun netwerk en het delen van ideeën.
Leiders en managers zullen moeten zoeken naar balans. Ze moeten manieren vinden om de werkdruk te verminderen, zodat mensen tijd en energie hebben om werkrelaties tot een prioriteit te maken.
#3 Moedig en beloon sociale steun aan. Collega’s helpen met het opbouwen van hun netwerk, hen uitdagingen bieden en hun stress verlichten, wordt te vaak betiteld als niet-werkgerelateerd gebabbel en gebeurt vooral buiten de officiële vergadermomenten. Daardoor is het vaak onzichtbaar voor de organisatie en wordt het niet gezien als het essentiële werk dat het in werkelijkheid is.
Uit het Microsoftonderzoek blijkt dat mensen die aangeven dat het bedrijf hen aanmoedigt en beloont met bonussen en promoties voor het bieden van ondersteuning aan anderen, eerder tevreden zijn met hun baan. Ze rapporteren ook vaak sociale interacties van hogere kwaliteit. Die interacties zijn essentieel voor een goed functionerend team en bedrijf. Het beloningssysteem van een bedrijf kan bijvoorbeeld niet alleen gebaseerd zijn op individuele prestaties, maar ook op hoe werknemers het werk van anderen ondersteunen.
#4 Maak vergaderingen bewust, inclusief en sociaal. In de toekomst zullen vergaderingen waarschijnlijk bijgewoond worden door een mix van kantoor- en thuiswerkers. Goed geplande en gerichte vergaderingen zijn dan van belang.
Om ervoor te zorgen dat iedereen in de vergadering wordt betrokken, wordt de rol van moderators belangrijker. De moderator moet zich vooral bekommeren om degenen die niet fysiek aanwezig zijn. Hij of zij moet alle aanwezigen helpen hun mening te geven en ervoor zorgen dat iedereen bij een gesprek wordt betrokken.
