Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Lang leve de creativiteit

De fysieke ideeënbus, zoals die jarenlang bij bedrijven aan de muur hing, is niet meer van deze tijd. Maar hoe komt u er dan achter wat er allemaal borrelt in de hoofden van uw medewerkers? MT geeft een voorzet met vijf ideeënbussen nieuwe stijl.

 

Peter Sorber (38),  directeur new business development TNT Post

Topprestatie van de maand

"Begin dit jaar tijd heb ik, op aangeven van een van mijn medewerkers, op onze afdeling de ‘Topprestatie van de maand' ingevoerd. Het is eigenlijk een doorvertaling van de Gouden Kassa, een prijs die voornamelijk gericht was op financiële prestaties of ideeën. Die award had ik ingesteld, omdat het in een groot bedrijf als het onze soms lijkt of kosten niet belangrijk zijn. Of beter: niet verantwoord hoeven te worden. Terwijl het juist belangrijk is om te begrijpen hoe je een idee laat renderen. Toen iedereen daarvan doordrongen was, kwam spontaan dit nieuwe initiatief. Het leuke is dat een topprestatie door iedereen kan worden geleverd. Het kan echt van alles zijn: van een extreem moeilijk project tot een goed einde brengen tot je op een bepaalde manier nuttig maken voor de afdeling. Het gaat erom dat we successen leren delen en dat iedereen wordt gestimuleerd om tot nieuwe, verfrissende ideeën te komen. Bij de Gouden Kassa was dat niet het geval, daar waren medewerkers zonder financiële output uitgesloten van competitie. Deze prijs versterkt dus veel meer het teamgevoel, ook omdat je moet lobbyen bij je collega's om genomineerd te worden. Uit alle nominaties bepaal ik uiteindelijke de winnaar. Of dat scheve gezichten geeft? Nee, het is geen strijd op leven en dood. Het levert vooral veel enthousiasme op, mensen vinden het echt leuk om elkaar op deze manier uit te dagen. De winnaar maak ik overigens bekend tijdens de algemene, maandelijkse bijeenkomst, waar ik ook refereer aan de andere nominaties. Op die manier spreek ik vanuit het managementteam onze waardering uit naar alle deelnemers. De winnaar krijgt als extra beloning een topdiner voor twee"

Peter Sorber, TNT Post: 'Je moet lobbyen bij collega's om genomineerd te worden'

Thomas Joosten (38), algemeen directeur M4N

Gele-briefjes-sessies

"Bij onze werknemers zweven talloze ideeën rond. De kunst is niet alleen om die eruit te krijgen, maar ook om erachter te komen welke ideeën nu echt belangrijk zijn. Het probleem is alleen dat de schoorsteen ook moet roken. Er is dus eigenlijk geen tijd om ideeën uit te werken. Om ervoor te zorgen dat niet alles ondersneeuwt door de dagelijkse gang van zaken, houden wij één keer per jaar een gele-briefjes-sessie. Daar hangen we van tevoren wel een duidelijk omschreven doel aan, bijvoorbeeld het planningsproces voor het komend jaar. Zodat iedereen precies weet wat we gaan doen. Aan het begin van zo'n sessie laat ik iedereen twintig minuten allerlei ideeën opschrijven op post-its. Zonder enige beperking. Het leuke hiervan is dat er ook hele basale ideeën of behoeftes komen bovendrijven, zoals de aanschaf van een espressoapparaat. Vervolgens laat ik iedereen aan het woord om tekst en uitleg te geven, waarbij ik de stillere personen eerst aan de beurt laat komen. Het is altijd verbazend om te zien hoe veel goede ideeën zij hebben, die anders niet naar boven komen. Alle briefjes worden op een bord geplakt, waarna we kijken naar importantie en verbanden gaan leggen tussen ideeën. Dat gaat meestal gepaard met stevige, constructieve discussies. Zodoende ontstaan er verschillende projecten, waarvan ik de medewerkers tijdens de sessie gelijk eigenaar maak. Dat werkt het beste, heb ik gemerkt. Iedereen is dan bereid om zo'n project ook écht tot een goed einde te brengen. Als ik de plannen eerst uitwerk en vervolgens pas toewijs, is de betrokkenheid beduidend minder. Zo'n jaarlijkse sessie is natuurlijk niet voldoende om de continue stroom aan ideeën het hoofd te bieden. Daarom willen we met name onze parttime medewerkers, die er vaak nog een eigen bedrijfje naast hebben, gaan faciliteren om hun ideeën bij ons op kantoor verder uit te werken. Om vervolgens, zoals we eerder al hebben gedaan, te participeren in eventuele spin-offs."

Thomas Joosten, M4N: 'Zoeken naar verbanden tussen ideeën'

Vincie van Gils (40), onderzoeker/communicatiespecialist Rabobank Nederland

Moderatiemethode

"Ik zit al vijftien jaar in het communicatievak. En al die tijd heb ik mijzelf en leidinggevenden horen praten over interactie met werknemers, participatie op de werkvloer, draagvlak creëren en de dialoog aangaan. Maar pas nu lijkt er op dat gebied écht iets te gebeuren. Er is een arsenaal aan middelen op komst om de enorme potentie aan kennis die bij de werknemers zit, los te krijgen. Een methode die hiervoor bij uitstek geschikt is, is de moderatiemethode. Bij de Rabobank maken we hier regelmatig gebruik van. De moderatiemethode is een dynamische sessie, waarbij de deelnemers geen moment het gevoel hebben dat ze aan het werk zijn. De sessies worden nu nog door mij of een van mijn collega's begeleid, maar op termijn zullen ze door de managers zelf worden gefacilieerd. De moderatiemethode werkt zeer effectief; problemen waar afdelingen bijvoorbeeld al jaren mee worstelden, worden in drie uur opgelost. Hoe werkt het? Alle deelnemers schrijven hun ideeën over een bepaald onderwerp of vraagstelling op. Op hun aanwijzing prik ik die op een positie op het bord. Op die manier worden de ideeën geclusterd, waarna de deelnemers ze gaan prioriteren met behulp van stickers. Zo wordt in nauwelijks vijf minuten duidelijk wat de hoofdonderwerpen zijn. Vervolgens laat ik ze in subgroepen oplossingen bedenken. Hieruit volgt uiteindelijk een actielijst uit, inclusief deadlines, die de deelnemers ook zelf bepalen. En soms plan ik ook nog een terugkommiddag in. De moderatiemethode geeft mensen echt het gevoel dat het hun ideeën en hun oplossingen zijn."

Dat is het belangrijkste verschil met bijvoorbeeld een heidesessie, waarvan de uitkomsten door de manager worden uitgewerkt of een brainstormvergadering, waarvan de notulen vaak gekleurd zijn. Bij deze methode is over de uitkomst geen discussie mogelijk. Vanzelfsprekend is de moderatiemethode niet zaligmakend, het is belangrijk om verschillende methodes naast elkaar te gebuiken."

Vincie van Gils, Rabobank: 'Moderatiemethode is een dynamische sessie.'

Frank Martel (49),  algemeen directeur VX Company

SPIKE-sessies

"De Spike-sessies zijn bij ons al ruim vijftien jaar een begrip. Het idee is afkomstig van een medewerker en bedacht tijdens een informeel etentje. Het praat nu eenmaal makkelijker. Spike is feitelijk een acroniem voor onze strategie; het staat voor specialisatie, participatie, innovatie, kwaliteit en exclusiviteit. Maar belangrijker is dat wij de betrokkenheid van onze werknemers altijd belangrijk hebben gevonden, onze mensen moeten zich geen nummers voelen. Het basisidee van de sessies is dan ook direct contact creëren met iedereen die bij ons werkt, ongeacht functie of afdeling. Elke werknemer wordt drie keer per jaar ingedeeld en in principe vindt elke week een sessie plaats met acht tot twaalf deelnemers, telkens voorgezeten door een van de vier directieleden. We beginnen altijd om zes uur met een hapje eten en een voorstelrondje, om de drempels weg te nemen. Daarna volgt een inventarisatie van onderwerpen die de deelnemers graag besproken zien. Geen onderwerp is taboe, behalve persoonlijke zaken. Dus geen discussie over salaris, wel over ons salarisbeleid. Voor ons als directieleden is het vooral belangrijk om in de rol van tafelvoorzitter iedereen aan het woord te laten komen. Maar het gebeurt ook dat we mensen ter plekke coachen. Een Spike-sessie duurt meestal tot een uur of tien, dan zijn de belangrijkste knelpunten wel besproken. Aan ons vervolgens de taak om de besproken zaken op te pakken en zo nodig een vervolg te geven. Om iedereen op de hoogte te houden, publiceren we iedere week in onze nieuwsbrief een actielijst. We vragen onze mensen ook altijd om terugkoppeling. Daardoor weet ik dat de Spike-sessies het meest gewaardeerde communicatieplatform binnen ons bedrijf vormen. En dat heeft alles te maken met het feit dat wij als directie volledig open kaart spelen. Dat moet ook wel, want door schijn-openheid prikken mensen zo heen." 

Frank Martel, VX Company: 'Geen onderwerp is taboe.'

Ruben Hassing (40), expertisemanager Caesar Groep

Innovatieplatform

"Er lopen hier veel hoogopgeleide mensen rond, die ongelooflijk veel denkkracht genereren. Het fenomeen ideeënbus kenden wij wel, maar de ervaring leerde ons dat mensen daar niet op wachten. Dus we zagen zo nu en dan individuele initiatieven ontstaan, die strandden wegens gebrek aan tijd, geld of expertise. Daarom hebben we eind 2006 het innovatieplatform bedacht. Onze algemeen directeur reageerde direct enthousiast en koppelde er een bedrag aan van 100.000 euro. Een lekkere worst, zeg maar. Het idee achter het platform was simpel: alles mocht. Binnen een maand ontvingen we 28 uitgewerkte ideeën van evenzoveel werknemers. Die groep hebben we bij elkaar gezet in een zaaltje om alle ideeën gezamenlijk te bespreken. Als bestuur hebben wij ons er bewust niet mee bemoeid, omdat dan alle creativiteit verloren zou gaan. Ik ben er wel bij gaan zitten en zag een proces op gang komen waarbij ideeën werden geclusterd en criteria werden opgesteld die in lijn lagen met onze organisatiedoelen. De clusters kregen twee weken de tijd om het idee verder uit te werken en tijdens een tweede bijeenkomst heeft de groep een top-3 samengesteld. Die mensen hebben een maand mogen werken aan een gestructureerd plan van aanpak, alvorens hun idee te presenteren aan het bestuur. De keus is uiteindelijk gevallen op het informatieportal SPoT; Single Point of Truth. Het idee hierachter is dat wij binnen ons bedrijf veel informatie hebben opgeslagen op veel verschillende plaatsen. Dankzij Spot moet die informatie via één centrale portal toegankelijk worden. En niet alleen voor intern gebruik, maar bijvoorbeeld ook voor onze klanten. Een ware innovatie dus, die er het platform zeer waarschijnlijk niet was gekomen. Maar buiten dit resultaat heeft het platform nog veel meer opgeleverd. Ongekende energie en teamgeest waar we nog een tijdje op voort kunnen bouwen. Bovendien hebben alle deelnemers er veel geleerd."

Ruben Hassing, Ceasar Groep: 'Een worst van 100.000 euro.'

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Ideeënbus offline

De ideeënbus heeft, hoe kan het ook anders, zijn plaats gevonden in de digitale wereld. Of moeten we zeggen had? Want de twee belangrijkste (volgens Google) initiatieven op internet zijn alweer uit de lucht. De makers van www.denationaleideenbus.nl, een site die was bedoeld 'om heel Nederland te mobiliseren om met vernieuwende ideeën het bedrijfsleven te helpen met de ontwikkeling van innovatieve producten en diensten', zijn gestopt met hun activiteiten. Naar eigen zeggen met pijn in het hart. Want de schuld ligt, volgens een kort afscheidsbericht op de site, niet aan de initiatiefnemers zelf. Nee. "De BV Nederland heeft het totaal laten afweten en het concept niet opgepakt als een bron van innovatie." Er wordt nog wel met een aantal bedrijven gesproken over een voorzichtige doorstart.

Het tweede initiatief, www.ideeenbus.nl, verdween nota bene tijdens de productie van dit artikel van het wereldwijde web. Terwijl de bezoeker kort daarvoor nog ronkend welkom werd geheten in de 21e eeuw. De eeuw van de digitale ideeënbus, "hét communicatiemiddel gericht op innovatie en efficiencyverbetering: simpel, snel en doeltreffend". Niet dus. Dan heeft die ouwe, trouwe ideeënbus het toch een stuk langer volgehouden…