Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Hoe bouw je een goed personeelsdossier?

Met een goed opgebouwd personeelsdossier toon je het disfunctioneren van je werknemer aan. Jurist civiel recht Annelieke Fenstra van Legalmatters maakte een checklist.

In de praktijk blijkt dat sinds de invoering van het nieuwe ontslagrecht op 1 juli 2015 (Wet werk en zekerheid) de rechter nóg kritischer naar het personeelsdossier kijkt dan voorheen. De rechter kan onder het huidige recht alleen kiezen uit de volgende twee opties: #1 het disfunctioneren is voldoende aangetoond en de rechter ontbindt het dienstverband waarbij hij de transitievergoeding (een ontslagvergoeding) toekent, of #2 de rechter ontbindt het dienstverband niet omdat het disfunctioneren van de werknemer niet of onvoldoende is aangetoond. In de tweede situatie duurt het dienstverband dus voort. Onder het oude ontslagrecht kon de rechter ook dan het dienstverband ontbinden, maar dan had hij ook nog de mogelijkheid om daar een hogere vergoeding aan te verbinden. Kortom: het is nog belangrijker om het disfunctioneren van de werknemer te bewijzen anders kun je niet van hem of haar af. En dat is in veel situaties zeer onwenselijk. Zeker wanneer de verhoudingen tussen werkgever en werknemer al niet meer optimaal zijn. Checklist personeelsdossier Met een goed opgebouwd personeelsdossier toon je dus het disfunctioneren van je werknemer aan. Maar hoe ziet zo’n dossier eruit? Wat moet erin staan? En welke plichten rusten op jou als werkgever? Als je onderstaande checklist zorgvuldig afloopt, weet je zeker dat je goed beslagen ten ijs komt bij de rechter. #1 Start personeelsdossier Begin met de opbouw van een personeelsdossier bij aanvang van het dienstverband. #2 Arbeidsovereenkomst Zorg voor een getekende arbeidsovereenkomst in het dossier. #3 Duidelijke functieomschrijving Om discussie op een later moment te voorkomen is het van belang om een duidelijke functieomschrijving aan de werknemer te overhandigen en een getekende versie in het personeelsdossier te bewaren. #4 Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken Als werkgever moet je tijdens deze gesprekken duidelijk aangeven wat er niet goed gaat, onderbouw dit met concrete voorbeelden en verbeterpunten. Voeg de getekende verslagen vervolgens toe aan het dossier. #5 Werknemer tijdig in kennis stellen De werknemer moet tijdig in kennis worden gesteld dat hij niet naar wens functioneert. Leg dit ook schriftelijk vast! #6 Correspondentie Bewaar alle relevante correspondentie met de werknemer in het personeelsdossier. Denk hierbij aan waarschuwingen en bijvoorbeeld afspraken over een opleiding. #7 Verbetertraject en verslagen hiervan De werknemer moet in voldoende mate in de gelegenheid zijn gesteld om zijn functioneren te verbeteren. Het is aan de werkgever om de werknemer hierin te begeleiden en hem hierin bijvoorbeeld scholing, begeleiding en coaching aan te bieden. Plan daarnaast regelmatig een gesprek met je werknemer waarin je de voortgang bespreekt. Zorg dat je in een dergelijk traject snel doorpakt en niet te veel tijd laat zitten tussen de verschillende acties. Maak van alle gesprekken verslagen die je door de werknemer laat ondertekenen en toevoegt aan het dossier. #8 Scholingsplicht Je moet gedurende het dienstverband voldoende zorg hebben besteed aan scholing. Het disfunctioneren mag geen gevolg zijn van een tekort aan scholing. De scholing die heeft plaatsgevonden moet dus altijd in het personeelsdossier worden opgenomen. #9 Arbeidsomstandigheden Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van slechte arbeidsomstandigheden. Een arbobeleid is daarom aan te raden. #10 Ziekte of gebrek Het disfunctioneren mag daarbij niet een gevolg zijn van een ziekte of lichamelijk of geestelijk gebrek van de werknemer. #11 Consistent en transparant Zorg dat er sprake is van een overzichtelijk dossier zonder zeer plotselinge veranderingen. Het is bijvoorbeeld niet aannemelijk dat een werknemer die altijd goed heeft gepresteerd ineens absoluut niet voldoet aan de verwachtingen. Het is daarbij van belang dat je alle gesprekken over het functioneren van de werknemer schriftelijk bevestigt aan de werknemer en dat je deze bevestiging door de werknemer laat tekenen. #12 Periode van opbouw Je moet er rekening mee te houden dat een dossier niet is opgebouwd in twee maanden. Denk eerder aan een periode van zes maanden tot een jaar. Begin dus tijdig met het in kennis stellen van de werknemer en het opstarten van het verbetertraject. #13 Goed werkgeverschap Blijf altijd de eisen die het goed werkgeverschap aan jou stelt in ogenschouw houden. Zorg ervoor dat het geen ‘pestdossier’ wordt. Laat in het dossier zien dat je hem een eerlijke kans hebt gegeven. Handel je toch in strijd met de redelijkheid en billijkheid? Dit kan ertoe leiden dat de rechter naast de transitievergoeding ook een billijke vergoeding aan de werknemer toekent. Je moet dan nog dieper in de buidel tasten. Dit artikel verscheen eerder bij Sprout.
Getty Images
Je leest nu: Hoe bouw je een goed personeelsdossier?

In de praktijk blijkt dat sinds de invoering van het nieuwe ontslagrecht op 1 juli 2015 (Wet werk en zekerheid) de rechter nóg kritischer naar het personeelsdossier kijkt dan voorheen. De rechter kan onder het huidige recht alleen kiezen uit de volgende twee opties:

#1 het disfunctioneren is voldoende aangetoond en de rechter ontbindt het dienstverband waarbij hij de transitievergoeding (een ontslagvergoeding) toekent, of
#2 de rechter ontbindt het dienstverband niet omdat het disfunctioneren van de werknemer niet of onvoldoende is aangetoond.

In de tweede situatie duurt het dienstverband dus voort. Onder het oude ontslagrecht kon de rechter ook dan het dienstverband ontbinden, maar dan had hij ook nog de mogelijkheid om daar een hogere vergoeding aan te verbinden. Kortom: het is nog belangrijker om het disfunctioneren van de werknemer te bewijzen anders kun je niet van hem of haar af. En dat is in veel situaties zeer onwenselijk. Zeker wanneer de verhoudingen tussen werkgever en werknemer al niet meer optimaal zijn.

Checklist personeelsdossier

Met een goed opgebouwd personeelsdossier toon je dus het disfunctioneren van je werknemer aan. Maar hoe ziet zo’n dossier eruit? Wat moet erin staan? En welke plichten rusten op jou als werkgever? Als je onderstaande checklist zorgvuldig afloopt, weet je zeker dat je goed beslagen ten ijs komt bij de rechter.

#1 Start personeelsdossier

Begin met de opbouw van een personeelsdossier bij aanvang van het dienstverband.

#2 Arbeidsovereenkomst

Zorg voor een getekende arbeidsovereenkomst in het dossier.

#3 Duidelijke functieomschrijving

Om discussie op een later moment te voorkomen is het van belang om een duidelijke functieomschrijving aan de werknemer te overhandigen en een getekende versie in het personeelsdossier te bewaren.

#4 Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken

Als werkgever moet je tijdens deze gesprekken duidelijk aangeven wat er niet goed gaat, onderbouw dit met concrete voorbeelden en verbeterpunten. Voeg de getekende verslagen vervolgens toe aan het dossier.

#5 Werknemer tijdig in kennis stellen

De werknemer moet tijdig in kennis worden gesteld dat hij niet naar wens functioneert. Leg dit ook schriftelijk vast!

#6 Correspondentie

Bewaar alle relevante correspondentie met de werknemer in het personeelsdossier. Denk hierbij aan waarschuwingen en bijvoorbeeld afspraken over een opleiding.

#7 Verbetertraject en verslagen hiervan

De werknemer moet in voldoende mate in de gelegenheid zijn gesteld om zijn functioneren te verbeteren. Het is aan de werkgever om de werknemer hierin te begeleiden en hem hierin bijvoorbeeld scholing, begeleiding en coaching aan te bieden. Plan daarnaast regelmatig een gesprek met je werknemer waarin je de voortgang bespreekt. Zorg dat je in een dergelijk traject snel doorpakt en niet te veel tijd laat zitten tussen de verschillende acties. Maak van alle gesprekken verslagen die je door de werknemer laat ondertekenen en toevoegt aan het dossier.

#8 Scholingsplicht

Je moet gedurende het dienstverband voldoende zorg hebben besteed aan scholing. Het disfunctioneren mag geen gevolg zijn van een tekort aan scholing. De scholing die heeft plaatsgevonden moet dus altijd in het personeelsdossier worden opgenomen.

#9 Arbeidsomstandigheden

Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van slechte arbeidsomstandigheden. Een arbobeleid is daarom aan te raden.

#10 Ziekte of gebrek

Het disfunctioneren mag daarbij niet een gevolg zijn van een ziekte of lichamelijk of geestelijk gebrek van de werknemer.

#11 Consistent en transparant

Zorg dat er sprake is van een overzichtelijk dossier zonder zeer plotselinge veranderingen. Het is bijvoorbeeld niet aannemelijk dat een werknemer die altijd goed heeft gepresteerd ineens absoluut niet voldoet aan de verwachtingen. Het is daarbij van belang dat je alle gesprekken over het functioneren van de werknemer schriftelijk bevestigt aan de werknemer en dat je deze bevestiging door de werknemer laat tekenen.

#12 Periode van opbouw

Je moet er rekening mee te houden dat een dossier niet is opgebouwd in twee maanden. Denk eerder aan een periode van zes maanden tot een jaar. Begin dus tijdig met het in kennis stellen van de werknemer en het opstarten van het verbetertraject.

#13 Goed werkgeverschap

Blijf altijd de eisen die het goed werkgeverschap aan jou stelt in ogenschouw houden. Zorg ervoor dat het geen ‘pestdossier’ wordt. Laat in het dossier zien dat je hem een eerlijke kans hebt gegeven. Handel je toch in strijd met de redelijkheid en billijkheid? Dit kan ertoe leiden dat de rechter naast de transitievergoeding ook een billijke vergoeding aan de werknemer toekent. Je moet dan nog dieper in de buidel tasten.

Dit artikel verscheen eerder bij Sprout.