Wat een ‘klantsafari’ Atradius heeft opgeleverd

Sinds kort kunnen klanten van Atradius gebruikmaken van Atrium: een online platform waar ze met één druk op de knop hun polissen kunnen beheren en kredietlimieten kunnen aanvragen. Ook intermediairs doen hun voordeel met het nieuwe portaal: via Atrium kunnen zij claim- en kredietaanvragen sneller en efficiënter afronden.

De wens voor een nieuw geïntegreerd klantportaal (dat beschikbaar is in meer dan 45 landen) kwam in eerste instantie voort uit het woud aan legacy-applicaties en -systemen binnen Atradius, blikt Programma manager Paul Goossens terug. Maar ook vanuit de business bestond een behoefte aan vernieuwing, vult Product manager André van der Putten aan. ‘Vanuit ons klantenbestand klonk steeds vaker de roep om meer transparantie en efficiency bij het internationaal zakendoen. Ook in dat opzicht groeide de behoefte aan een nieuw, klantvriendelijk portaal.’

Klantsafari

Om een nieuw systeem optimaal te laten aansluiten op de wensen van klanten, ging Atradius op ‘klantsafari’, schetst Van der Putten. ‘Bij de ontwikkeling van het nieuwe portaal hebben we zoveel mogelijk klanten en intermediairs actief opgezocht, in zoveel mogelijk landen waar we actief zijn: via klantpanels, videoconferencing en daadwerkelijke bezoeken. Hoe opereren klanten ‘in het wild’? Hoe is de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer? Vanuit een customer-centric-benadering wilden we komen tot een helder beeld van hoe klanten werken in de 21^eeeuw.’ Het consulteren van klanten en stakeholders zorgde voor een breed draagvlak. Goossens: ‘Klanten hadden weliswaar geen beslissende stem in het proces, maar ze kregen zo wel het gevoel deel uit te maken van een bredere ontwikkeling. Die klantgerichte benadering werkte in dit geval perfect.’

Archeologisch onderzoek

Uit de vele gesprekken kwam vooral de behoefte aan een geïntegreerd, realtime systeem naar voren, schetst Van der Putten. ‘Klanten wilden kredietverzekeringen beter kunnen integreren in hun bedrijfsvoering, tegen lagere kosten en met een kleinere administratieve workload.’ In technische zin een behoorlijke uitdaging, vertelt Goossens. ‘Van meet af aan hebben we daarom onze ontwikkelpartners bij de klantgesprekken betrokken, zodat we zo snel mogelijk zicht zouden hebben op de technische haalbaarheid.’

Tijdens de ontwikkelfase kozen Atradius en zijn ontwikkelpartners voor een combinatie vanagile development en een meer traditionele, ‘rechttoe rechtaan’ watervalmethode, schetst Goossens. ‘Het nieuwe portaal mocht geen invloed hebben op de interne datasystemen die het portaal voeden. Die eis vanuit onze board noopte ons ertoe om sterk waterfallte werken; we wisten niet altijd precies hoe bestaande datasystemen in elkaar staken, simpelweg omdat documentatie ontbrak en de verantwoordelijke mensen onze organisatie inmiddels hadden verlaten. We moesten op archeologisch onderzoek uit in onze interne systemen.’

Gezond spanningsveld

Interne discussies waren er volop, blikt Van der Putten terug. ‘Bij een ontwikkeling als deze is er altijd een conflict tussen de behoefte van de klant en de snelheid waarmee de interne organisatie dingen kan aanpassen.’ De ontwikkeling van een nieuw klantportaal vraagt niet alleen om een technische omslag, maar ook om een cultuuromslag, vult Goossens aan. ‘Je merkte dat intern langzaam het besef indaalde dat het helpt om jezelf kwetsbaar op te stellen. Klanten en stakeholders reageerden ook heel positief op ons verzoek om mee te denken. Ik schat dat een goede communicatie met klanten en goed stakeholdermanagement minstens 50 procent van je succes bepaalt.’

Minimale impact

Als onderliggend fundament voor het nieuwe klantportaal koos Atradius voor het cloudplatform Oracle Fusion Middleware. ‘We wilden pertinent geen open source-oplossing’, schetst Goossens. ‘Dat werd toch te veel als een risico gezien, juist omdat het te veel vrijheden met zich mee zou brengen. Liever kozen we voor een stabiel platform. Ook is het een prettig idee dat we de komende jaren verzekerd zijn van de support van een sterke technische partij.’

De eerste versie van Atrium draait sinds vorig jaar, maar om de impact van de migratie minimaal te houden draaien het nieuwe en het oude systeem tot eind 2018 naast elkaar. Een extra uitdaging, erkent Van der Putten. ‘Toch hebben we bewust gekozen voor deze aanpak, om te voorkomen dat klanten te maken krijgen met een geforceerde overstap en hinderlijke onderbrekingen van hun processen.’

Innovatie

Ondertussen staan de ontwikkelingen niet stil. Van der Putten: ‘We voegen momenteel de laatste extra functionaliteiten toe. Daarnaast onderzoeken we hoe we nieuwe technologieën als artificial intelligence en robotics kunnen inzetten om Atrium naar een nog hoger plan te tillen en ons serviceniveau verder op te hogen. Ook daarbij maken we uiteraard weer graag gebruik van de input van onze klanten.’